Об итогах работы ГУ ОГАЧО за 2014 год и задачах на 2015 год

И. И. Вишев, директор ГУ ОГАЧО, к. и. н.

Доклад на заседании коллегии

Государственного комитета по делам архивов Челябинской области

19 февраля 2015 г.

Как и многие предшествующие годы, год 2014-й для коллектива госархива в плане реализации поставленных задач и выполнения плановых показателей выдался не простым. Некоторым, наиболее актуальным из множества существующих в ГУ ОГАЧО проблем, а также событиям, носящим для нас буквально революционный, судьбоносный характер, и будет посвящено настоящее выступление.

Прежде всего, следует упомянуть о переходе ГУ ОГАЧО на «дорожную карту» (слайд №2). Хотя оказалось, как многие, видимо, себе представляли, что он не ознаменуется просто очередным повышением зарплаты, какие случались в предыдущие годы. Предполагаемое согласно «дорожной карте» повышение зарплаты в госархиве в 2015 году до отметки 21 101 рубль (по состоянию на 01.01.2015 составляла 12 730 рублей) и в последующие годы (слайд №3) сопряжено главным образом с оптимизацией расходов и повышением эффективности выполняемых сотрудниками ГУ ОГАЧО работ. В этой связи, в самом конце 2014 года все работники ГУ ОГАЧО были извещены о существенных изменениях с 1 марта 2015 года  условий оплаты труда, а именно об их переходе на эффективный контракт и введении новой системы оценки труда с помощью показателей эффективности. Следует отметить, что повышение зарплаты «грозит» только основному персоналу госархива и не распространяется на его руководство и технический персонал. Согласно условиям «дорожной карты» штатная численность госархива до 2018 года должна сократиться на 9 человек (слайд №4), что, учитывая нашу многолетнюю проблему дефицита кадров, представляется не простой задачей. В прошлом году наша штатная численность была сокращена на три единицы, в самое ближайшее время планируется сократить еще на две. И это не считая того, что в целях сокращения расходов средств от приносящей доход деятельности в 2014 году мы полностью ликвидировали существовавшее у нас долгие годы внебюджетное штатное расписание (численностью пять единиц), путем перевода сотрудников на освобождающиеся бюджетные вакансии. В результате этих действий штат госархива только за 2014-2015 годы сократится на 10 человек, а до 2018 года, с учетом сокращения внебюджетных ставок, – на 14. В связи с ожидаемым улучшением материального положения сотрудников госархива хочется выразить надежду на то, что это сможет существенно повлиять на сокращение текучести кадров, которая, например, в 2014 году составила 32 человека (слайд №5), а также начать постепенное омоложение коллектива, проведение которого при прежнем уровне зарплаты представлялось весьма сложной задачей.

Помимо этого, в связи с кризисной экономической ситуацией, плановое финансирование ГУ ОГАЧО на 2015-2017 годы было секвестировано на 5 300 000 рублей (от уровня финансирования 2014 года, составившего 33 341 000 рублей). Суммарная же потеря для нас за этот период составит более 10,5 млн. рублей (слайд №6).  На 2015 год бюджетная субсидия ГУ ОГАЧО на выполнение госзадания была сокращена на 1 771 770 рублей. В связи с этим было принято решение о переходе нашего учреждения от государственной охраны на частную, что повлекло за собой значительное сокращение бюджетных расходов и позволило даже за счет этого оборудовать охранной сигнализацией все здания госархива (в ближайшее время ею же планируется оборудовать и все архивохранилища, находящиеся в этих зданиях).

При таком положении вещей особую значимость и ценность приобретает решение руководства области о выделении ГУ ОГАЧО целевой бюджетной субсидии в размере 8 млн. рублей на монтаж системы вентиляции и кондиционирования воздуха в здании по Свердловскому пр., 30-а, что позволит решить одну из наших самых долгоиграющих проблем. Мы в полной мере осознаем, какая в связи с этим на госархив падает ответственность, и понимаем, что реализовать этот проект легко и просто, скорее всего, не получится. Причина этого опять же кроется в сложившейся экономической ситуации и росте цен на импортные комплектующие, а в нашей системе вентиляции согласно проекту они составляют около 70 %. Концентрации наших усилий и ответственности потребует также и проведение запланированной на апрель самой процедуры конкурса на этот вид работы в рамках 44-го ФЗ. Тем не менее, мы считаем, что справиться с поставленными задачами нам по силам и очень хочется надеяться, что через год я буду иметь возможность рассказать с этой высокой трибуны о качественном выполнении данных работ.

В 2015 году также будет продолжено целевое финансирование в размере 1 млн. рублей из областного бюджета и работ по сканированию архивных документов. Здесь необходимо в качестве положительного момента отметить принятое совместно с Госкомитетом решение отчитываться об объемах сканирования архивных документов не в фондах, а в делах и листах. Это позволит нам в текущем году сосредоточить свои усилия на переводе в электронный вид документов прежде всего досоветского периода как имеющих наибольшую историческую  ценность и востребованность. Всего  за 2008 – 2014 годы госархив перевел в электронный вид 214 архивных фондов (4,7 % от общего количества фондов), 14 456 дел (1 998 673 листов) и 402 312 заголовков дел (18 % от общего количества заголовков).

Здесь хочется выразить благодарность нашему Госкомитету и в первую очередь его председателю С.М. Иванову, благодаря личным усилиям которого стали возможны как переход ГУ ОГАЧО на «дорожную карту», которая подарила нам надежду на существенное повышение уровня оплаты труда сотрудников госархива, так и получение двух вышеупомянутых целевых субсидий.

Хочется выразить благодарность Госкомитету и за оказание консультационной помощи юридического характера в таком для нас новом и ответственном мероприятии как судебное разбирательство. Впервые, насколько мне известно, госархив подал иск в суд на стороннюю организацию (московскую корпорацию «Элар»), которая, по нашему мнению, недобросовестно исполнила свои обязательства по государственному контракту на работу по сканированию архивных документов в 2011 году. До последнего момента мы надеялись разрешить наши противоречия мирным путем, но все-таки были вынуждены направить иск в Арбитражный суд. Пока состоялось только одно предварительное заседание, на сегодняшний день (19 февраля) запланировано - второе.

В условиях сложной экономической ситуации госархив в еще большей степени оценил в прошедшем году значимость наших средств от приносящих доход деятельности. В 2014 году мы смогли заработать немногим менее 8 млн. рублей, что существенно превысило наш среднегодовой показатель, составляющий около 5 млн. рублей (слайд №7). Это стало возможным благодаря приему около 20 000 дел по личному составу от ликвидированного предприятия «Станкомаш», что принесло ГУ ОГАЧО 3,5 млн. рублей (слайд №8). Вместе с тем следует отметить, что в условиях кризиса финансовые средства стали экономить и другие организации. Именно по этой причине в 2014 году мы лишились наших многолетних партнеров в лице «Сбербанка» России, хранивших у нас долгие годы документы временных сроков хранения двух своих отделений, что пополняло наши внебюджетные средства на 150 тысяч ежемесячно. Стоит также сказать  о том, что в рамках 44-го ФЗ госархиву стало труднее зарабатывать средства и за счет работ по упорядочению документов, так как бюджетные организации теперь вынуждены определять исполнителя данных работ на конкурсной основе. Госархиву же, имеющему до настоящего времени на все свои платные услуги фиксированные расценки, выигрывать подобные конкурсы представляется весьма затруднительно, так как любой частный архив, зная наши тарифы, может совсем незначительно снизить цену и стать победителем конкурса. В связи с этим руководство госархива сейчас рассматривает возможность перехода от фиксированной цены к договорной на этот вид платной услуги, к чему, как нам стало известно, прибегли уже некоторые наши коллеги из других регионов.

Значительную часть наших внебюджетных средств в прошедшем году мы как всегда направили на материальное стимулирование работников, что составило 61% от суммы дохода (обычно этот показатель не превышал 50 %). Здесь можно отметить то обстоятельство, что в течение 10 месяцев, пока позволяли наши внебюджетные возможности, в целях материальной поддержки сотрудникам ГУ ОГАЧО (за исключением руководства) выплачивалась ежемесячная стимулирующая премия в размере 1000 рублей. Вторая часть средств была направлена на решение наших многочисленных производственных и хозяйственных проблем. В частности за счет них был проведен ряд противопожарных мероприятий, производились ремонты служебных помещений и оргтехники, приобретены оборудование, мебель, канцелярские товары и многое другое.

За счет средств от приносящей доход деятельность мы планируем решить и одну из наших первоочередных задач, связанную с теплоснабжением архивохранилища №3, расположенного на территории ООО «ЧТЗ-УРАЛТРАК». Дело в том, что данное предприятие, осуществляющее теплоснабжение нашего здания, как всем известно, переживает нелегкие времена, вследствие чего текущий зимний период для коллектива этого архивохранилища превратился в экстремальный. Например, в результате одной из многочисленных аварий, произошедшей в последние дни 2014 года, здание находилось без отопления на протяжении 25 дней.

Выход из этой ситуации нам видится только в переходе от системы теплоснабжения данного предприятия к теплосистеме городской. Это сопряжено со многими трудностями, в первую очередь необходимостью подготовки проектной документации, потребующей незамедлительной оплаты. Потребуют оплаты и сами работы по подключению, стоимость которых в настоящее время уточняется. Тем не менее надеемся, что наших усилий и внебюджетных средств для решения этой проблемы окажется достаточно.

В архиве существует, конечно же, и множество других проблем, которые предполагают в основном существенные материальные затраты. Некоторые из них сформировались в 2014 году, некоторые - еще раньше. Так, например, требуют ремонтных работ крыши двух зданий ГУ ОГАЧО (более 1 млн. рублей) и системы вентиляций архивохранилищ №2 и №3 (более 1 млн. рублей), оборудование отдела страхового фонда документации системами пожаротушения, а также вентиляции и кондиционирования воздуха (более 3,5 млн. рублей), проектирование системы автоматического пожаротушения в архивохранилище №2, обустройство в архивохранилище №1 (согласно пожарных предписаний) всех коридоров и холлов, являющихся путями эвакуации, сертифицированными стеновыми панелями и линолеумом (около 3 млн. рублей). Все острее обозначается и проблема сохранения существующих электронных баз данных на нашем сервере 2008 года выпуска, который в настоящее время перегружен и скоро не будет справляться с имеющимся массивом информации, а приобретение нового сервера потребует около 1 млн. рублей. Суммарная стоимость только перечисленных потребностей ГУ ОГАЧО, а на самом деле их гораздо больше (здесь, например, еще следует указать и на запланированное в этом году издание тома путеводителя по фондам архивохранилища №1 ориентировочной стоимостью 400 000 рублей), составляет более 10 млн. рублей, и без выделения целевых бюджетных субсидий, хотя бы на часть этих целей, реализовать  их будет весьма проблематично.

Как всегда под нашим пристальным вниманием находилась работа по исполнению запросов социально-правового характера (слайд №9), которых в 2014 году поступило 24 935, что составило 102,7 % к уровню 2013 года. Показатель государственного задания «Доля социально-правовых запросов, исполненных в установленные сроки», составил 100 %. Положительно исполнено 18 219 запросов (73,0 %).

В ходе реализации Соглашения между Государственным комитетом по делам архивов и Государственным учреждением – отделением Пенсионного фонда РФ по Челябинской области, посредством ПО Vip-Net (Деловая почта) поступило 15 654 запроса или 62,7 % к их общему количеству. К уровню 2013 года – 122,1 %.

В 2014 году исполнено 159 генеалогических запросов. Из них положительно ‑ 65 (40,8 %). Посредством электронной почты поступило 118 такого рода запросов или 74,2 % от их общего объёма.

Несколько слов еще хочется сказать о нашем сайте, которому мы также уделяем большое внимание (слайд №10). В 2014 году он постоянно обновлялся и пополнялся информацией, в том числе о мероприятиях, проводимых сотрудниками ГУ ОГАЧО. На нем были размещены: 44 публикации на исторические темы, 76 статей в разделе «Новости», 5 тематических перечней, 4 списка и хроники, 3 подборки архивных документов, 43 официальной информации во вкладках, 5 виртуальных выставок, 445 фотографий. Регулярное пополнение интернет-сайта дало положительные результаты. За 2014 год интернет-сайт ГУ ОГАЧО посетили 30 655 пользователей, количество просмотров составило 120 579. К уровню 2013 года количество пользователей увеличилось на 55 %, посещений – на 53 %. Активная работа по привлечению новых посетителей сайта будет нами продолжена и в 2015 году, которая, как и вся работа по использованию, пройдет под знаком юбилея Победы в Великой Отечественной войне.

Первостепенное внимание в текущем году мы также намерены уделить нашему главному достоянию – архивным делам досоветского периода, которых у нас насчитывается  почти 48 000. По итогам сплошной проверки наличия истарха, проведенной в 2014 году, составлены перспективные планы работ на 2015-2016 годы по реставрации, дезинфекции и сканированию документов. В 2014 году начаты подготовительные  работы по перемещению дел досоветского периода в хранилище, оборудованное мобильными стеллажами. В 2015 году все дела истарха и стеллажные полки планируется обработать специальным раствором, а также приобрести 1300 новых коробок общей стоимостью около 400 000 рублей для проведения работ по картонированию данных дел. Другой первостепенной задачей, как отмечалось несколько ранее, является создание как можно большего электронного фонда пользования на документы досоветского периода путем их сканирования, с тем, чтобы с каждым годом сокращать выдачу подлинников дел в читальный зал.

В завершение хочется выразить благодарность за творческую и производительную работу в 2014 году всех сотрудников ГУ ОГАЧО, а присутствующих поздравить с наступающими праздниками: 23 февраля, 8 марта и Днем архивов (10 марта). 

                                                  Директор ГУ ОГАЧО И.И. Вишев, к.и.н.

Cмотреть презентацию к докладу