О развитии информационных технологий в Государственном учреждении «Объединенный государственный архив Челябинской области» (ГУ ОГАЧО)

 И.И. Вишев,  директор  ГУ ОГАЧО, к.и.н

Доклад на научно-практической конференции

«Архивная служба Урала: история и современность», г. Екатеринбург, 19.09.2014 г.

В государственных архивах Российской Федерации, бережно хранящих уникальные исторические документы, почти осязаемо ощущается дыхание веков. Несмотря на специфику в работе архивных учреждений, заключающуюся в постоянном обращении как к близкому прошлому, так и к старине, архивисты с большим желанием используют в своей деятельности новейшие достижения в области науки и техники, в том числе и в области информационных технологий. В ГУ ОГАЧО данная работа началась в 2004 году, когда нами был приобретен первый профессиональный сканер «KODAK Filmaster+». Кратким итогам десятилетней работы в данном направлении, а также некоторым аспектам, сдерживающим ее развитие, и будет посвящено настоящее сообщение.

Прежде всего следует отметить, что работа по переводу архивных документов в электронный вид за эти годы велась крайне неравномерно, находясь в прямой зависимости от объемов целевого финансирования из областного бюджета. По этой причине сканирование на упомянутом сканере в 2004-2007 годах осуществлялось только  силами сотрудников госархива (на этом этапе сканировались описи архивных фондов). Первое серьезное выделение бюджетных средств в 2008 году (более 15млн. рублей) позволило нам приобрести новое дорогостоящее оборудование, среди которого следует выделить два профессиональных сканера: Планскан С2-ЦА-600 и документарный сканер КОDАК i1440, на которых в том же году было произведено пилотное сканирование 145 216 листов (716 дел).

В 2009-2010 годах в связи с экономическим кризисом в стране, бюджетное финансирование по оцифровке документов было приостановлено, вследствие чего они проводились вновь только нашими собственными силами,  благодаря которым за 2 года удалось отсканировать 182 324 листа (724 дела).

Настоящим прорывом в развитии информационных технологий стал для нас 2011 год, когда из областного бюджета госархиву на эти цели была выделена крупная целевая субсидия в размере около 15 млн. рублей, что позволило отсканировать 875 088 листов (9547 дел). Следует отметить, что выделение этих средств было произведено вследствие включения ГУ ОГАЧО в областную целевую программу «Развитие информационного общества и формирование электронного правительства Челябинской области на 2011-2013 гг.». В последующие 2 года нам было выделено немногим более двух миллионов рублей, что позволило, пусть и в меньших объемах, продолжить работу силами сторонних организаций по сканированию документов и их ретроконверсии (последняя позволяет вести посетителям виртуального читального зала госархива поиск необходимых архивных дел с помощью определенных ключевых слов).

Такая же годовая сумма (около 1 100 000 рублей) выделена нам в 2014 году и планируется на 2015-й, но уже в рамках другой областной программы – «Развитие информационного общества в Челябинской области на 2014-2015 годы», в которую вновь оказалось включенным и ГУ ОГАЧО.

Здесь необходимо отметить, что все региональные программы (в том числе и наша) создавались, имея ориентир - Стратегию развития информационного общества в Российской федерации, утвержденную Указом Президента от 07.02.2008 года №Пр-212, которая предусматривает к 2015 году перевод в электронный вид не менее 20 % архивных фондов. Однако, из общения с коллегами из других регионов делается вывод, что на сегодняшний момент этот рубеж для подавляющего большинства архивных учреждений (даже тех, у которых размеры финансирования данного направления работы находились на более значительном уровне) пока остается трудно достижимой целью. Например, ГУ ОГАЧО для того, чтобы вплотную приблизиться к этому показателю необходимо на текущий момент около 400 млн. рублей и то, при условии, если считать из расчета 100 листов в деле. Общепринятая же стандартная листажность архивного дела исчисляется 250 листами. При таком подсчете, сумма необходимая для сканирования 20% архивных фондов ГУ ОГАЧО составит около 1 млрд. рублей, что является для нас, конечно же, астрономическим порядком цифр.

Однако, как нам представляется, недосягаемость столь высокого показателя кроется не только в недостаточном финансировании, но и в решении вести отчетность в количестве отсканированных фондов. Более правильным, по мнению большинства архивистов, было бы планировать и вести отчетность в количестве отсканированных дел, учитывая при этом и количество отсканированных листов. Пофондовая же отчетность вынуждает архивистов решать дилемму: либо стремиться к плановому проценту и отдавать при сканировании предпочтение малообъемным фондам, либо руководствоваться все-таки уровнем их значимости и востребованности. Многие регионы пощли именно по такому пути, сканируя, например, церковные метрические книги, исчисляющиеся тысячами, но составляя, как правило, всего один фонд. Сотрудники ГУ ОГАЧО до последнего времени пытаясь найти золотую середину, отбирали для перевода в электронный вид  не самые объемные фонды, но имеющие в то же время определенную ценность и часто выдаваемые исследователям. Но таковые у нас в самое ближайшее время закончатся, тем самым поставив нас перед таким же принципиальным выбором.

В результате вышеперечисленных действий по состоянию на 1 января 2014 года госархивом переведено в электронный вид 13 454 дела, при этом полностью оцифрованы дела 57 фондов. По итогам работы за 2014-2015 годы планируется перевести в электронный вид 8,2 % (366 фондов) от общего количества фондов ГУ ОГАЧО (4469). В базы данных на сегодняшний день внесено 357 189 заголовков дел или 16,64 % от общего объема дел постоянного срока хранения, а также отсканированы все описи фондов первой и второй категорий. Все электронные образы документов и научно-справочный аппарат размещаются на интернет-сайте госархива (www.archive74.ru).  В течение 2013 года доступ к архивным документам через виртуальный читальный зал получили 378 пользователей (осуществивших 3270 обращений). За первое полугодие 2014 года в нашем виртуальном читальном зале зарегистрировалось уже 277 пользователей (при 3597 обращениях), что составляет 30 % от общего числа пользователей читальных залов ГУ ОГАЧО. Эти действия играют значительную роль в успешном выполнении госархивом государственного задания по предоставлению государственной услуги «Обслуживание пользователей архивной информацией в читальном зале».

Большое значение в деле предоставления информационных услуг госархивом  мы придаем и нашему сайту в целом, что выражается в постоянном контроле за его состоянием и систематическом пополнении самыми разнообразными данными, имеющими отношение к основной деятельности госархива. С момента создания в 2011 году он претерпел большие изменения. Для удобства пользователей за последнее время размещены электронные варианты двух томов путеводителя по фондам ГУ ОГАЧО, «Указатель о наличии метрических книг православных, католических приходов, старообрядческих общин, мусульманских мечетей, еврейского молитвенного дома, в разное время действовавших на территории современной Челябинской области»; 14 тематических перечней и обзоров документов, в том числе: «Перечень рассекреченных фондов на 1 августа 2013 года», «Документы ГУ ОГАЧО об Отечественной войне 1812 года»; «История первой Мировой войны в документах ГУ ОГАЧО» и др.

В апреле текущего года на сайте ГУ ОГАЧО появилась рубрика «Строкой документа – о войне», пополнение которой планируется вести до 70 - летия Великой Победы. Уже сейчас в ней размещено более 30 самых разных материалов – статьи, списки номерных предприятий, списки эвакуированных заводов и учреждений, тематические перечни и многое другое. Также пользователям представлены электронные образы документов из «Особой папки» обкома ВКП(б) за 1941 – 1945 гг.

Нельзя не упомянуть и о нашей первой виртуальной выставке «Урал –опорный край державы», посвященной истории становления и развития промышленности в Челябинской области и размещенной на сайте в начале текущего года. До конца года мы планируем подготовить еще одну виртуальную выставку – «Южный Урал. Выборы из века в век».

Во многом благодаря активной работе по пополнению сайта ГУ ОГАЧО число его посетителей постоянно растет. Если в 2013 году сайт посетили 19 487 пользователей или 157 % к уровню 2012 года (количество просмотров составило 78 833), то за первое полугодие 2014 года ‑ 13 223 (при 52 171 посещении).

Но все-таки наиглавнейшей целью использования информационных технологий в ГУ ОГАЧО, на наш взгляд, является все более качественное и эффективное предоставление еще одной государственной услуги, имеющей следующее официальное название – «Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Челябинской области, и других архивных документов». Данная услуга включает в себя исполнение тематических и социально-правовых запросов, как юридических, так и физических лиц. Необходимо отметить, что первоочередную роль в информатизации данной услуги сыграло заключение Соглашения между Государственным комитетом по делам архивов и Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Челябинской области об электронном документообороте. Цель Соглашения – реализация принципа «одного окна» при установлении (перерасчете) пенсии. Это позволяет существенно упростить и ускорить процедуру установления пенсии, а также уменьшить количество поступивших обращений в архивы непосредственно от граждан, в том числе при личном посещении. 

Электронный документооборот осуществляется на основе программного комплекса Vip-Net (Деловая почта), обеспечивающего конфиденциальность информации и предусматривающего наличие электронной цифровой подписи у всех его участников.

В 2010 году был осуществлен первый этап его внедрения в работу ГУ ОГАЧО, предусматривающий организацию приема обращений (запросов) посредством электронной почты. В первую очередь был решен вопрос о направлении запросов Отделения Пенсионного фонда адресату. Установлена электронная связь между автоматизированными рабочими местами Государственного комитета по делам архивом и ГУ ОГАЧО.

В 2010 году посредством  Vip-Net  (Деловая почта) поступило 2 873 запроса, что составило 9,7 % от их общего объёма. При этом численность принятых сотрудниками отдела справочной работы граждан сократилась к уровню 2009 года на 25,6 %.

В 2011 году была проведена модификация техпроцесса обмена электронными документами с отделениями ПФ РФ: разработаны новые шаблоны регламентируемых документов, системы шифровки имен файлов и заполнения их паспортов. Установлен порядок обмена информацией между компьютерами отдела справочной работы. Подготовлены графические файлы – приложения к электронным ответам на запросы.

Учитывая, что в значительной части социально-правовых запросов требуется подтверждение льготного стажа, для изготовления  качественных копий документов сотрудникам, работающим с Vip-Net (Деловая почта), были приобретены цифровые фотоаппараты.

Следует отметить, что доля поступающих запросов посредством данного программного комплекса ежегодно возрастает - в 2013 году таковых поступило 12 813 или 52,7 %.

Преимущества заключенного Соглашения стали очевидны уже на первом этапе его реализации, среди которых в первую очередь следует выделить сокращение числа посетителей отдела справочной работы. Ранее сотрудники отдела принимали до 100 человек в день. В 2013 году численность принятых граждан сократилась на 73 % и составила 4963 посетителя. Кроме этого, при направлении заявителю справок исчезла необходимость в почтовых отправлениях, что также внесло свой положительный результат в работу архива – в виде экономии бюджетных средств и ускорении доставки информации.

В 2012 году подобное Соглашение было заключено между Государственным комитетом по делам архивов и Государственным комитетом по делам ЗАГС Челябинской области. Реализация данного Соглашения на базе ГУ ОГАЧО осуществляется с 2013 года.

Помимо этого для удобства граждан с 2012 года на интернет-сайте госархива размещён раздел «Исполнение запросов». В разделе имеется справочная информация, позволяющая самостоятельно заполнить бланк запроса. В 2013 году посредством электронной почты на исполнение поступило более 500 запросов. Особо следует отметить запросы генеалогического характера: из 133 запросов – 105 поступили электронной почтой.

С декабря 2012 года в госархиве приобретена и установлена программа «Обращение граждан и организаций», которая предназначена для автоматизации работы по регистрации, учёту и контролю за исполнением обращений граждан, а также ведению учёта личных обращений граждан. Программа позволяет вести списки всех видов обращений, хранить их неограниченное количество времени, быстро находить запросы и ответы на них, выявлять повторные обращения и создавать дубль – запросы, формировать статистические отчёты и диаграммы, контролировать сроки исполнения запросов, автоматически создавать ответы на бланках учреждения.

В завершении небезосновательно хочется сделать вывод о том, что работу, проведенную ГУ ОГАЧО за последнее десятилетие по развитию и использованию информационных технологий, можно признать многоплановой и продуктивной. Увеличение объемов и повышение качества перевода архивных документов в электронный вид, нам представляется возможным лишь при одном, но чрезвычайно важном условии – достаточном и систематическом бюджетном финансировании. Очень бы хотелось, чтобы в самое ближайшее время повысился и уровень оплаты труда в ГУ ОГАЧО, который на сегодняшний день значительно уступает среднему показателю по региону. Это позволило бы сократить текучесть кадров и повысить статус единственного в челябинском регионе госархива (являющегося с 1999 года объединенным), укрепляя одновременно его кадровый состав молодыми и перспективными специалистами (в том числе и сектор информационных технологий, созданный в 2010 году за счет внутренних резервов и насчитывающий 4 штатных единицы). Все это в конечном итоге, облегчая и ускоряя доступ многочисленных пользователей к архивным документам и информации, в то же время будет неуклонно повышать степень сохранности последних (путем снижения количества, выдаваемых в читальные залы подлинников архивных дел).

И совсем последнее. Никто пока не знает точного срока  хранения образов архивных документов на различных электронных носителях. Но каким бы не был он, какими бы, все более совершенными и высокотехнологичными не были сами носители, им никогда не заменить бумажный первоисточник (как десяти, пусть даже самым талантливым копиям того или иного живописного шедевра никогда не заменить подлинной работы автора). Также никогда копиям (сколько бы их не было создано) не изменить и срока хранения ценных архивных документов - он будет неизменно оставаться вечным.

                                                                              Аннотация 

В своем сообщении директор Государственного учреждения «Объединенный государственный архив Челябинской области» И.И. Вишев проанализировал значение и состояние информационных технологий в учреждении за последние десять лет, определил некоторые факторы сдерживающих их развитие и наметил ориентиры в работе по данному направлению на ближайшее будущее.