О работе ГУ ОГАЧО в современных экономических условиях

                                                    И.И. Вишев, директор ГУ ОГАЧО, к. и. н.

Доклад на заседании Научно-методического совета архивных учреждений УрФО

Челябинск, 4-5 июня 2015 г.

Для сотрудников и руководства Государственного учреждения «Объединенный государственный архив Челябинской области» термин «современные условия» ассоциируется прежде всего со сложным экономическим периодом, переживаемым сейчас нашим государством, и вытекающим отсюда личным знакомством с такими понятиями, ранее нас практически не касавшимися, как секвестирование и оптимизация. Прежде всего в этой связи следует упомянуть о переходе ГУ ОГАЧО на «дорожную карту», который, как многие видимо себе представляли, не ознаменовался для нас просто очередным повышением зарплаты, какие случались в предыдущие годы. Предполагаемое согласно «дорожной карте» повышение зарплаты в госархиве в 2015 году до отметки 21 101 рубль (по состоянию на 01.01.2015 составляла 12 730 рублей) и в последующие годы сопряжено главным образом с оптимизацией расходов и повышением эффективности выполняемых сотрудниками ГУ ОГАЧО работ. В этой связи, в самом конце 2014 года все работники ГУ ОГАЧО были извещены о существенных изменениях с 1 марта 2015 года условий оплаты труда, а именно об их переходе на эффективный контракт и введении новой системы оценки труда с помощью показателей эффективности. Следует отметить, что повышение зарплаты «грозит» только основному персоналу учреждения и не распространяется на его руководство и технический персонал. Согласно условиям «дорожной карты» штатная численность ГУ ОГАЧО до 2018 года должна сократиться на 9 человек, что, учитывая нашу многолетнюю проблему дефицита кадров, представляется не совсем простой задачей. В прошлом году штатная численность госархива была сокращена на три единицы, в самое ближайшее время планируется сократить еще на две. И это не считая того, что в целях сокращения расходов средств от приносящей доход деятельности в 2014 году мы полностью ликвидировали существовавшее у нас долгие годы внебюджетное штатное расписание (численностью пять единиц), путем перевода сотрудников на освобождающиеся бюджетные вакансии. В результате этих действий штат госархива только за 2014-2015 годы сократится на 10 человек, а до 2018 года, с учетом сокращения внебюджетных ставок – на 14. В связи с ожидаемым улучшением материального положения сотрудников госархива хочется выразить надежду на то, что это сможет существенно повлиять на сокращение текучести кадров, которая, например, в 2014 году составила 32 человека, а также начать постепенное омоложение коллектива, проведение которого при прежнем уровне зарплаты представлялось весьма сложной задачей.

Помимо этого, в связи с кризисной экономической ситуацией, плановое финансирование ГУ ОГАЧО на 2015-2017 годы было секвестировано на 5 300 000 рублей (от уровня финансирования 2014 года, составившего 33 341 000 рублей). Суммарная же потеря для нас за этот период составит более 10,5 млн. рублей.  На 2015 год бюджетная субсидия ГУ ОГАЧО на выполнение госзадания была сокращена на 1 771 770 рублей. В связи с этим было принято решение о переходе нашего учреждения от государственной охраны на частную, что повлекло за собой значительное сокращение бюджетных расходов и позволило за счет этого оборудовать охранной сигнализацией не только первые и вторые этажи всех зданий госархива, но и все, находящиеся в них архивохранища (а таковых у нас насчитывается 34). Благодаря этому в апреле-мае мы перевели все наши здания на охрану в ночное время только с помощью охранно-пожарной сигнализации, подключенной к пульту охранного предприятия. Такие действия по экономии бюджетных средств (до конца года она составит около 900 000 рублей) позволят нам отремонтировать кровлю здания архивохранилища №3, находящуюся в крайне плачевном состоянии. А в случае, если в результате проведения аукциона, удастся сэкономить еще какую-то сумму, то она будет направлена на косметический ремонт кровли архивохранилища №1.

При таком положении вещей особую значимость и ценность приобретает решение руководства области о выделении ГУ ОГАЧО целевой бюджетной субсидии в размере 8 млн. рублей на монтаж системы вентиляции и кондиционирования воздуха в здании по Свердловскому пр., 30-а, что позволит решить одну из наших самых долгоиграющих проблем. Мы в полной мере осознаем, какая в связи с этим на госархив падает ответственность, и понимаем, что реализовать этот проект легко и просто, скорее всего, не получится. Причина этого опять же кроется в сложившейся экономической ситуации и росте цен на импортные комплектующие, а в нашей системе вентиляции согласно проекта они составляют около 70 %. Концентрации наших усилий и ответственности потребует также и проведение запланированной на июнь самой процедуры аукциона на этот вид работы в рамках 44-го ФЗ. Тем не менее, руководство госархива считает, что справиться с поставленными задачами нам по силам, что мы и попытаемся доказать в самое ближайшее время.

В 2015 году также планировалось целевое финансирование в размере 1 млн. рублей из областного бюджета и работ по сканированию архивных документов, но, к нашему большому сожалению, в апреле текущего года было принято решение о снятии этих средств с ГУ ОГАЧО. Одновременно с этим из субвенции ГУ ОГАЧО на выполнение госзадания 2015 года были сняты денежные средства в объеме 386 000 рублей со ст. 340 («Материальные запасы»), ст. 225 («Работы, услуги по содержанию имущества») и ст. 226 («Прочие работы, услуги»), что, в частности, заставит нас в 3 и 4 кварталах текущего года обеспечивать свои потребности в канцелярских и моющих средствах только за счет внебюджета.

Заканчивая тему целевого бюджетного финансирования, следует отметить, что руководство ГУ ОГАЧО именно с ним связывает свои надежды на решение каких - либо крупных проблем на современном этапе. Ведь 2014 год, на примере выделения средств на монтаж системы вентиляции и кондиционирования воздуха, наглядно продемонстрировал - если убедительно доказывать необходимость тех или иных работ, то есть большая надежда, что эти средства будут выделены. Здесь хочется выразить благодарность нашему Госкомитету и в первую очередь его председателю С.М. Иванову, благодаря личным усилиям которого стали возможны как переход ГУ ОГАЧО на «дорожную карту»,  подарившую нам надежду на существенное повышение уровня оплаты труда сотрудников госархива, так и получение двух вышеупомянутых целевых субсидий (снятие одной из них уже в этом году произошло по не зависящим от нас причинам). Опять же с помощью нашего Госкомитета мы смогли добиться включения ГУ ОГАЧО в Федеральную целевую программу «Культура России (2012-2018 годы)» и ожидаем в этом году выполнения работ по сканированию и ретроконверсии наших описей на сумму 1,5 млн. рублей за счет средств Росархива. Наше участие в данной программе представляется еще одним  очень ценным и своевременным источником привлечения дополнительных финансовых средств в современных условиях.

Уверены, что такого рода помощь Госкомитета будет иметь место как в этом, так и последующих годах, тем более, что проблем в ГУ ОГАЧО, требующих больших финансовых затрат, более чем достаточно. Некоторые из них сформировались в 2014 году, некоторые - еще раньше. Так, например, нуждаются в ремонтных работах системы вентиляций архивохранилищ №2 и №3 (что потребует более 1 млн. рублей), а отдел страхового фонда документации – в монтаже систем пожаротушения, вентиляции и кондиционирования воздуха (более 3,5 млн. рублей). Кроме этого, необходимо провести проектирование системы автоматического пожаротушения в архивохранилище №2 (нынешняя система находится в нерабочем состоянии и восстановлению не подлежит), обустройство в архивохранилище №1 (согласно пожарных предписаний) всех коридоров и холлов, являющихся путями эвакуации, сертифицированными стеновыми панелями и линолеумом (около 3 млн. рублей). Все острее обозначается и проблема сохранения существующих электронных баз данных на нашем сервере 2008 года выпуска, который в настоящее время перегружен и скоро не будет справляться с имеющимся массивом информации, а приобретение нового сервера потребует около 1 млн. рублей (в связи с большой необходимостью эту проблему мы постараемся решить до конца текущего года за счет внебюджетных средств). Суммарная стоимость только перечисленных потребностей ГУ ОГАЧО, а на самом деле их гораздо больше (здесь, например, еще следует указать и на запланированное в этом году издание тома путеводителя по фондам архивохранилища №1 ориентировочной стоимостью 300 000 рублей), составляет около 10 млн. рублей и без выделения целевых бюджетных субсидий, хотя бы на часть этих целей, реализовать их в ближайшее время будет весьма проблематично.

В условиях сложной экономической ситуации госархив, в еще большей степени, оценил значимость наших средств от приносящей доход деятельности, а также то, что несколько лет назад выбрал для себя статус бюджетного учреждения. В 2014 году мы смогли заработать немногим менее 8 млн. рублей, что существенно превысило наш среднегодовой показатель, составляющий около 5 млн. рублей. Это стало возможным благодаря приему около 20 000 дел по личному составу от ликвидированного предприятия «Станкомаш», что принесло ГУ ОГАЧО 3,5 млн. рублей.

Вместе с тем следует отметить, что в условиях кризиса финансовые средства стали экономить и другие организации. Именно по этой причине в 2014 году мы лишились наших многолетних партнеров в лице «Сбербанка» России, хранивших у нас документы временных сроков хранения двух своих отделений, что пополняло наши внебюджетные средства на 150 тысяч ежемесячно. Стоит также сказать о том, что в рамках 44-го ФЗ ГУ ОГАЧО стало труднее зарабатывать средства и за счет работ по упорядочению документов, так как бюджетные организации теперь вынуждены определять исполнителя данных работ на конкурсной основе. Госархиву же, имеющему до настоящего времени на все свои платные услуги фиксированные расценки, выигрывать подобные конкурсы представляется весьма затруднительно, так как любой частный архив, зная наши тарифы, может совсем незначительно снизить цену и стать победителем такого рода конкурса. В связи с этим в настоящее время мы рассматриваем возможность перехода от фиксированной цены к договорной на этот вид платной услуги, к чему, как нам стало известно, прибегли уже некоторые наши коллеги из других регионов. Было бы очень интересно заслушать их мнение по данному вопросу.

Значительную часть наших внебюджетных средств в прошедшем году мы как всегда направляли на материальное стимулирование работников, что составило 61% от суммы дохода (обычно этот показатель не превышал 50 %). Здесь можно отметить то обстоятельство, что в течение 8 месяцев, пока позволяли наши внебюджетные возможности, в целях материальной поддержки сотрудникам ГУ ОГАЧО (за исключением руководства) выплачивалась ежемесячная стимулирующая премия в размере 1000 рублей. Вторая часть средств была направлена на решение наших многочисленных производственных и хозяйственных проблем. В частности, за счет них был проведен ряд противопожарных мероприятий, производились ремонты служебных помещений и оргтехники, приобретены оборудование, мебель, канцелярские товары и многое другое. Здесь следует упомянуть о нашей надежде на то, что запланированное повышение заработной платы согласно «дорожной карте», позволит нам в 2015 году сместить акценты и большую часть наших средств от приносящей доход деятельности направить именно на наши многочисленные хозяйственные и производственные нужды, а не на материальное стимулирование работников, что имело место в прошлом году.

Так, например, за счет средств от приносящей доход деятельности мы планируем решить и одну из наших первоочередных задач, связанную с теплоснабжением архивохранилища №3, расположенного на территории ООО «ЧТЗ-УРАЛТРАК». Дело в том, что данное предприятие, осуществляющее теплоснабжение нашего здания, как известно, переживает большие экономические трудности, вследствие чего текущий зимний период для коллектива этого архивохранилища превратился в экстремальный. Например, в результате одной из многочисленных аварий, произошедшей в последние дни 2014 года, здание находилось без отопления на протяжении 25 дней.

Выход из этой ситуации нам видится только в переходе от системы теплоснабжения данного предприятия к теплосистеме городской. Это сопряжено со многими трудностями, в первую очередь необходимостью подготовки проектной документации, которая незамедлительно должна быть оплачена. Потребуют оплаты и сами работы по подключению, стоимость которых в настоящее время уточняется. Тем не менее, надеемся, что наших усилий и внебюджетных средств для решения этой проблемы окажется достаточно.

За счет все того же внебюджета в текущем году после проведения необходимых ремонтных работ и закупки выставочного оборудования к дню рождения города Челябинска (13 сентября) мы планируем открытие еще одного выставочного зала – на этот раз в архивохранилище №1, а рядом с ним большой кабинет, который задумывается нами как своеобразный методический центр Архивной службы Челябинской области. Здесь же следует добавить, что еще одним плюсом бюджетного учреждения для нас является то, что оплата товаров и услуг за счет внебюджетных средств осуществляется в соответствии с 223-ФЗ, положения которого гораздо демократичнее и проще, чем требования 44-ФЗ, регламентирующего расходы за счет бюджетных средств.

Сложные экономические условия оказывают свое негативное влияние и на работу по исполнению запросов социально-правового характера, которых в 2014 году поступило 24 935 (из них положительно исполнено 18 219 или 73%), что составило 102,7 % к уровню 2013 года. Дело в том, что рост количества ликвидируемых предприятий и связанный с этим прием документов по личному составу, приводит к заметному росту поступающих запросов (из 54 646 единиц хранения на бумажной основе, принятых госархивом в 2014 году - 45 248 приходится  на личный состав, а всего в ГУ ОГАЧО по состоянию на 01.01.2015 из 2 200 265 единиц хранения на бумажной основе личный состав насчитывает 923 656 дел или 42%). Если в первом квартале 2014 года поступило около 6 000 запросов, то за такой же период этого года уже 8500. О расширении штатов на этом участке работы в сложившейся ситуации не может быть и речи, поэтому чтобы обеспечивать показатель государственного задания «Доля социально-правовых запросов, исполненных в установленные сроки» на уровне 100 %, мы вынуждены увеличивать число работников в отделе справочной работы за счет других структурных подразделений, а также путем заключения гражданско-правовых договоров за счет все той же нашей палочки-выручалочки – внебюджетных средств. Несмотря на то, что сотрудники, исполняющие социально-правовые запросы (а таковых у нас насчитывается 25 человек или 29% от штатной численности основного персонала), перевыполняют существующие нормы в 2-3 раза, в последнее время мы стали прибегать и к такой вынужденной мере, как их привлечение к работе в выходные дни, хотя это, конечно же, влечет за собой дополнительные расходы из фонда оплаты труда.

Нельзя в очередной раз не сказать несколько слов об успешной реализации Соглашения между Государственным комитетом по делам архивов и Государственным учреждением – отделением Пенсионного фонда РФ по Челябинской области, что в значительной степени убыстряет работу по исполнению запросов. Если не так давно на личном приеме граждан было задействовано 3-4 сотрудника, принимавших в установленные часы до 120 заявлений в день, то теперь прием ведет только один человек и очереди в госархиве отсутствуют. Если в 2013 году при личном посещении граждан было принято 4 963 заявления, то в 2014 – только 4140. Посредством ПО Vip-Net (Деловая почта) в 2014 году поступило 15 654 запроса или 62,7 % к их общему количеству, а к уровню 2013 года – 122,1 %.  

В 2014 году исполнено 159 генеалогических запросов. Из них положительно ‑ 65 (40,8 %). Посредством электронной почты поступило 118 такого рода запросов или 74,2 % от их общего объёма.

Жесткие меры по экономии денежных средств, в том числе и в области научного использования документов, являются одной из причин нашего повышенного внимания в последние годы сайту госархива (понятно, что любая виртуальная выставка потребует меньше расходов, чем экспозиция, размещенная на дорогостоящем выставочном оборудовании, да и познакомиться с разного рода информационными материалами посредством интернета может гораздо большее количество пользователей, чем при личном посещении архива). Принимая также во внимание и то обстоятельство, что одним из наших важнейших индикативных показателей является именно количество пользователей архивной информацией, то значение сайта ГУ ОГАЧО трудно переоценить. В 2014 году он постоянно обновлялся и пополнялся информацией, в том числе о мероприятиях, проводимых сотрудниками ГУ ОГАЧО. На нем были размещены: 44 публикации на исторические темы, 76 статей в разделе «Новости», 5 тематических перечней, 4 списка и хроники, 3 подборки архивных документов, 43 официальной информации во вкладках, 5 виртуальных выставок, 445 фотографий. Регулярное пополнение интернет-сайта дало положительные результаты. За 2014 год интернет-сайт ГУ ОГАЧО посетили 30 655 пользователей, количество просмотров составило 120 579. К уровню 2013 года количество пользователей увеличилось на 55 %, посещений – на 53 %. Активная работа по привлечению новых посетителей сайта продолжается нами и в 2015 году, она как и вся работа по научному использованию документов проходит под знаком юбилея Победы в Великой Отечественной войне. Заканчивая тему сайта, хочется еще сказать о том, что в последнее время мы перешли от общей статистики посещений сайта к более предметной, дающей возможность проследить сколько человек познакомилось с той или иной нашей новой публикацией, фильмом, виртуальной выставкой и т.д.

Первостепенное внимание в текущем году, несмотря на переживаемые в настоящее время финансовые трудности, мы также намерены уделить нашему главному достоянию – архивным делам досоветского периода, которых у нас насчитывается около 48 000. По итогам сплошной проверки наличия истарха, проведенной в 2014 году, составлены перспективные планы работ на 2015-2016 годы по реставрации, дезинфекции и сканированию документов. Для выполнения работ по специальной обработке документов досоветского периода за счет внебюджета нами принято два дополнительных сотрудника.

 В 2015 году все дела истарха и стеллажные полки планируется обработать специальным раствором, а также приобрести за счет средств от приносящей доход деятельности 1300 новых коробок (для замены существующих, пришедших от длительного использования в неудовлетворительное состояние) общей стоимостью около 300 000 рублей. За счет этих же средств в текущем году мы планируем приобрести и 7 мобильных стеллажей для хранилища, в котором находятся документы досоветского периода в целях их более комфортного размещения. Другой первостепенной задачей в этой области, является создание как можно большего электронного фонда пользования на документы досоветского периода, путем их сканирования, с тем чтобы с каждым годом сокращать выдачу подлинников дел в читальный зал.

В завершение, хочется сделать вывод о том, что даже в сложных экономических условиях мы не теряем оптимизма и надежду на лучшее будущее, но не дожидаясь его, ищем и находим пути решения наших многочисленных задач и проблем, уже сегодня.