Три шага к эффективности

Архивисты защитили перед правительством Челябинской области три новых перспективных проекта по внедрению бережливых технологий в деятельность областного архива.

Первый заместитель директора Светлана Ардашова представила проект оптимизации процесса исполнения имущественных запросов об объектах недвижимости. В настоящее время исполнение таких запросов требует проверок информации по множеству разрозненных источников. Это отнимает много времени и, главное, повышает риск отрицательного ответа даже при наличии в архиве нужной информации. Сбить со следа может переименование улиц или перенумерация домов в прошлом. Мелочь, чреватая материальными потерями для заявителя и репутационными — для учреждения. Решением проблемы должно стать внедрение автоматизированной поисковой системы по адресам объектов недвижимости, которой смогут пользоваться как сами архивисты, так и пользователи сайта archive74.ru. Ожидается, что этот инструмент поможет сократить время поиска информации о местонахождении объекта недвижимости в пять раз, а время исполнения запроса — в десять раз.

Второй проект презентовал заместитель директора по научной работе Николай Антипин. Речь идет об электронной системе подачи, учета и контроля организации мероприятий. Архив проводит для посетителей большое количество занятий и экскурсий. Однако единый канал подачи заявок на их организацию отсутствует, информацию о программе мероприятий и порядке подачи заявок людям взять неоткуда. У самих архивистов, в свою очередь, возникают трудности с планированием мероприятий и формированием отчетности. Предлагаемая к внедрению система должна сократить время на подачу заявки, получение обратной связи и согласование даты мероприятия до одного часа, а время оповещения сотрудников архива о планируемом мероприятии и его содержании — до десяти минут.

Третий проект связан с проверкой наличия и физического состояния архивных дел. В настоящее время учет документов, требующих восстановления или ремонта, — трудоемкий процесс, который сопряжен с ручным вводом повторяющихся данных во множество журналов. При этом обмен информацией о таких делах между структурными подразделениями затруднен. И если представить, что на каком-то этапе она потеряется, то это грозит утратой документов — они просто вовремя не попадут к реставраторам. Проект, представленный заведующей отделом обеспечения сохранности архивных документов Юлией Кожемякиной, предполагает контроль периодичности проверки наличия и состояния архивных документов в автоматизированном режиме. При этом должны радикально сократиться затраты времени специалистов на заполнение обязательной документации и сводный учет: в первом случае — с шести до двух часов, во втором — с четырех часов до пяти минут.

Все три проекта будут реализованы в 2026 году собственными силами учреждения.

Текст и фото: Руслан Сафин