Виртуальный модуль «Страховой фонд»

Наше ноу-хау АИС «Читальный зал» продолжает обрастать новыми модулями во имя облегчения жизни простых архивистов и удобства пользователей. Очередь возрадоваться дошла, наконец, до сотрудников одного из самых ответственных подразделений — отдела формирования страхового фонда документации. Внедрение автоматического заполнения форм и уход от бумажного документооборота позволили многократно сократить время попутных операций, освободив время на производительный труд.

Основная задача отдела — микрофильмирование особо ценных дел и аварийного комплекта документации на объекты повышенного риска и системы жизнеобеспечения населения. Черно-белая фотографическая пленка считается самым надежным дублирующим носителем на случай утраты оригинальных документов: она энергонезависима, очень долго (теоретически до 500 лет) хранится и не требует сложной аппаратуры для чтения записанной на ней информации.

Создание микрофильмов — сам по себе долгий, сложный технологический процесс, в котором задействовано дорогостоящее оборудование. И как будто этой сложности недостаточно, архивистам-«страховщикам» приходилось сопровождать свою работу заполнением нескольких журналов, паспортов и актов, подсчетом и многократным переписыванием одной и той же информации из одних бумаг в другие с последующей передачей последних из рук в руки на каждом этапе выполнения работ.

Чтобы уйти от этой громоздкой системы и связанных с ней рисков (вплоть до потери дел), архивисты пошли уже проверенным путем. С запуском модуля «Страховой фонд» вся необходимая документация теперь формируется автоматически после однократного заполнения формы. А цепочка процессов от выдачи дела до закладки микрофильма в спецхранилище стала предельно прозрачной для всех причастных. В результате затраты времени на учет всех этапов работ сократились почти в восемь раз — до 1 часа 20 минут. А получение информации о местонахождении архивного дела, переданного на микрофильмирование, стало мгновенным.

Повод порадоваться этой новости есть и у исследователей. Ведь они теперь тоже при оформлении заказа сразу получают уведомление, если дело находится на микрофильмировании и пока недоступно, — равно как и при возвращении его в хранилище.

Руслан Сафин