Есть миллион! Архив подвел итоги сканирования документов в 2025 году

Постепенно набирая обороты по объемам оцифровки документов, областной архив в 2025 году преодолел знаковый рубеж в один миллион отсканированных листов. Архивисты такому достижению, конечно, рады, но это радость со слезами на глазах: выход на шестизначное число стоил огромных усилий и необходимости на ходу менять уже сверстанные и утвержденные планы. Первый заместитель директора архива Светлана Ардашова шутит: «В принципе, нам уже можно ничего не планировать — пользователи сделают это за нас».

Сразу скажем, что указанные астрономические показатели — результат работы не только самих архивистов. Учреждение ежегодно получает областную субсидию по программе «Развитие информационного общества». В уходящем году размер господдержки составил 3,8 миллиона рублей, и получена она была под конкретную задачу — перевести в электронный вид документы военных комиссариатов Челябинской области, поступившие в 2022 и 2024 годах. Было разыграно два контракта, по каждому из которых организация-исполнитель оцифровала 5776 дел суммарным объемом 456 тысяч листов. Вот вам уже почти половина от финального миллиона.

Однако это не значит, что архив просто передал контрагенту стопки дел и сложил руки. Подготовка документов к сканированию — тоже огромный труд. Каждое дело нужно проверить и при необходимости привести в порядок. Архивы военкоматов — это в массе своей личные дела офицеров, в них часто встречаются фотографии и металлические жетоны. Все это нужно было аккуратно извлечь, сохранить и затем вернуть на место. Отдельная большая работа — проверка скан-копий и их загрузка в электронный фонд пользования.

Добавим, что помимо фонда военкоматов в начале года была досканирована почти одна тысяча особо ценных дел по предыдущему контракту. В смешанный комплекс попали документы по истории Кыштымского и Нязепетровского металлургических заводов, главного управления Кыштымских горных заводов, челябинского областного и городского исполнительных комитетов КПСС/ВКП(б). Эти документы были крайне востребованы исследователями и теперь доступны для изучения в электронном читальном зале.

Теперь о тех документах, которые специалисты областного архива сканировали собственными руками. Делали они это, испытывая противоречивые чувства, ибо понимали, что сами создали себе дополнительную работу, изначально преследуя благую цель эту работу, наоборот, оптимизировать. Дело в том, что уже несколько лет подряд архив сталкивается с валом запросов на сканирование отдельных дел в связи с публикацией сведений в электронных базах данных. Корреляция бросается в глаза: появляются новые записи в базе данных «Награды Родины», и тут же начинают сыпаться запросы на сканирование соответствующих решений облисполкома. По базе данных «Тракторостроители» количество отсканированных личных дел работников ЧТЗ в этом году приблизилось к одной тысяче (около 100 тысяч листов). А ведь еще пять лет назад ими почти никто не интересовался.

Видя тенденцию, архивисты решили сработать на опережение и взялись за сканирование личных карточек трудармейцев, чтобы затем прикрепить их к записям в одноименной базе данных. Работа почти завершена, уже сейчас пользователи могут выгружать документы тысяч трудмобилизованных прямо с сайта, не утруждая себя составлением запросов.

Много запросов поступало на сканирование документов органов статистики — это настоящее золотое дно для генеалогов. Кроме того, беспрецедентные заказы поступали от органов власти в рамках межведомственных запросов. Только для Законодательного Собрания Челябинской области было отсканировано почти 70 тысяч листов с протоколами заседаний и решениями прежних лет.

И даже в ситуации перманентного аврала архив находил время и силы на исполнение ранее взятых перед исследователями обязательств. В начале года, когда на государственное хранения были приняты книги ЗАГС за 1922 год, он пообещал пользователям в течение шести месяцев перевести их в электронный вид и сдержал слово. И, закаленный в боях, уже готов к приему и сканированию книг за 1923 год.

Текст и фото: Руслан Сафин