Новые проекты архива в рамках программы «Эффективный регион»

Программа «Эффективный регион», в которую включился Объединенный государственный архив Челябинской области, уже дала свои результаты. Реализовано шесть проектов бережливого производства и управления, которые основываются на постоянном стремлении учреждения к устранению всех видов потерь, вовлечению в процесс оптимизации каждого сотрудника и максимальной ориентации на потребителя.

В 2024 году архивисты защитили необходимость еще трех проектов, реализация которых будет иметь важное значение как для сотрудников архива, так и внешних потребителей.

Первый из проектов – «Оптимизация процесса учета и использования музейных предметов в целях выставочной деятельности в Объединенном государственном архиве Челябинской области» – предполагает создание поисковой системы, позволяющей оперативно вести учет, выявление, контроль за движением музейных предметов; сокращение временных затрат на поиск предметов сотрудниками архива; возможность дистанционного получения информации о музейных предметах пользователями архивной информации; автоматическую группировку и фильтрацию внесенных данных по вновь поступившим и уже имеющимся предметам; обеспечение контроля местонахождения предметов, взятых на учет.

Руководителем проекта назначен заместитель директора архива Н.А. Антипин. В группу также включены первый заместитель директора архива С.Р. Ардашова, главный хранитель Е.В. Кузнецова, сотрудники отделов публикации и научного использования документов, инициативного документирования, информационных технологий, обеспечения сохранности документов.

Второй проект касается оптимизации процесса взаимодействия специалистов Объединенного государственного архива Челябинской области с организациями – источниками комплектования по вопросам архивного дела и делопроизводства. Ценность этого проекта состоит в повышении удобства для внешних пользователей – организаций – при обращении в государственный архив за методической и практической помощью, обеспечении возможности для организаций с сайта архива оформлять заявку, обозначать проблему и выбирать вид взаимодействия, а также в сокращении временных затрат сотрудников архива, создании единой информационной системы, позволяющей выявлять информацию, относящуюся к одной организации – источнику комплектования; повышении результативности работы с организациями, поиска информации, возможности получения обобщенной информации в любое время.

Руководителем проекта назначена заведующая отделом комплектования С.Н. Садовская. В проектную группу входят первый заместитель директора Объединенного государственного архива Челябинской области С.Р. Ардашова, сотрудники отдела комплектования и информационных технологий.

Третий проект получил название «Оптимизация процесса учета и предоставления электронных видеодокументов сотрудникам Объединенного государственного архива Челябинской области». Целью проекта является создание единой поисковой системы электронных видеодокументов; сокращение времени исполнения тематических запросов; доступность информации для исследователей, осуществляющих работу в читальных залах, и самостоятельный дистанционный поиск данных на сайте архива.

Руководитель проекта – первый заместитель директора архива С.Р. Ардашова, в группу по реализации проекта вошли заместитель директора архива Н.А. Антипин, главный хранитель Е.В. Кузнецова, сотрудники отделов научно-справочного аппарата, инициативного документирования, информационных технологий, формирования страхового фонда документации.

Полностью проекты запланировано внедрить до конца 2024 года.