Защита планов перед правительством

В пятницу, 10 июля, челябинские архивисты в режиме видеоконференцсвязи успешно защитили перед правительством Челябинской области планы реализации трех проектов в области бережливого управления. По итогам выступлений первого заместителя директора Светланы Ардашовой, заместителя директора Николая Антипина и заведующей отделом обеспечения сохранности Юлии Кожемякиной начальник управления государственной службы правительства Челябинской области Татьяна Язовских отметила их за высокую мотивированность и вовлеченность.

Напомним, на повестке дня у нашего архива три крупных проекта, направленных на повышение эффективности работы учреждения. Первый — создание адресной базы данных для оптимизации процесса исполнения запросов по объектам недвижимости. Исполнение имущественных запросов — вообще один из самых трудозатратных и долгих по срокам исполнения видов справочной деятельности архива. Связано это с необходимостью неоднократно обращаться к заявителю за уточняющей информацией (и потом ждать ответа) и просматривать подряд большое количество документов, зачастую плохо читаемых. К этому добавляются сложности поиска по адресам (некоторые улицы Челябинска не единожды пережили переименование, а дома — перенумерацию) и необходимость искать информацию в разрозненных сторонних ресурсах — с не гарантированной достоверностью этой информации. Как итог затраты времени архивистов на поиск информации по одному запросу занимают в среднем более одного рабочего дня, а срок исполнения запроса составляет три рабочих дня. Целью проекта является сокращение этих показателей до 25 минут и одного часа соответственно. Достичь этого планируется за счет разработки и внедрения единой поисковой системы по разным базам данных и объединения информационных и справочных ресурсов с современной картой Челябинска. Конечной же целью проекта является создание таких общедоступных информационных ресурсов, которые позволят любому гражданину найти интересующую его информацию самостоятельно.

Второй проект посвящен оптимизации процесса подачи заявок на проведение и учета просветительских и массовых мероприятий в архиве. В настоящее время заявки на экскурсии и занятия принимаются по телефону и электронной почте и обрабатываются вручную. Отсутствует единая система информирования сотрудников о маршрутах и таймингах экскурсий, оповещения охраны, затруднено формирование отчетности. Чтобы уйти от этих проблем, планируется внедрить электронные формы подачи заявок на проведение мероприятий на сайте архива, в социальных сетях и мессенджерах с автоматическим ограничением количества человек в группе. Также за счет технических решений задействованные в проведении мероприятий сотрудники получат возможность планировать свою работу и выбирать временные рамки каждого этапа. А сбор данных для формирования итоговой отчетности будет производиться автоматически.

Третий проект связан с проверкой наличия и физического состояния архивных документов. Это один из ключевых видов работ в архиве, но до него пока не добралась автоматизация. Архивисты вынуждены заполнять множество бумажных журналов, от руки вносить однотипную информацию в документы и ходить с ними из кабинета в кабинет. Движение дел между структурными подразделениями и их местонахождение в конкретный момент времени остается непрозрачным, сохраняется высоким риск их утери. Для ухода от этих проблем запланирована разработка модуля «Проверка наличия» в АИС «Читальный зал», которая позволит уйти от бумажного документооборота, однократно вносить информацию в систему и потом использовать ее при заполнении любых форм. Также предусмотрена разработка автоматизированных отчетных форм с возможностью построения аналитики.

Все три проекта планируется реализовать до конца 2026 года.

Текст и фото: Руслан Сафин