Воплощая в жизнь проекты

Объединенный государственный архив Челябинской области уже второй раз участвует в программе «Эффективный регион». Она направлена на улучшение и оптимизацию деятельности органов власти и подведомственных учреждений за счет внедрения технологий бережливого производства и управления. Программа реализуется при поддержке Госкорпорации «Росатом» в 40 субъектах РФ.

Недавно состоялась защита планов реализации пяти проектов бережливого управления, предложенных Объединенным государственным архивом Челябинской области, которые основываются на постоянном стремлении учреждения к устранению всех видов потерь, вовлечению в процесс оптимизации каждого сотрудника и максимальной ориентации на потребителя.

Защита планов реализации проектов проходила при участии Управления государственной службы Правительства Челябинской области.

О том, какие проекты в рамках бережливого управления будут реализованы в государственном архиве, мы поговорили с первым заместителем директора архива Светланой Рифовной Ардашовой и заместителем директора архива Николаем Александровичем Антипиным.

- Мы думаем, что проекты, которые представил архив, будут интересны региону, – рассказала Светлана Ардашова, – так как ставят своей целью оптимизацию процессов производства и управления. А под оптимизацией процессов понимается улучшение качества общения с пользователями, исследователями, с получателями услуг, с заявителями, а также решение  внутренних проблем, в чем органы власти должны быть заинтересованы. Отдел оптимизации ведомственных процессов как раз создан в управлении госслужбы правительства области.

- Какие проекты бережливого управления уже воплощены в жизнь?

С.Р. Ардашова: Два года назад мы уже участвовали в этом проекте. Была разработана и внедрена информационная система АИС «Читальный зал», с помощью которой были автоматизированывсе процессы работы читальных залов госархива. Это наша самостоятельная разработка.

Сейчас мы представили на утверждение идеи (программы) пяти проектов, рассказали, чего хотим достигнуть, какой будет эффект, в том числе и социальный. Расписали план мероприятий. Это только первый этап, но наши планы успешно прошли защиту и были согласованы с Министерством цифрового развития области и Управлением госслужбы. Следующий этап – реализация. Все проекты связаны с автоматизацией и цифровизацией, все пять проектов будем готовить собственными силами – нашими специалистами информационного отдела. Только в одном из них участие принимает министерство информационных технологий, связи и цифрового развития Челябинской области. По каждому проекту у нас создана рабочая группа, вся разработка ведется в командах.

- Какие конкретно проекты архив будет воплощать в ближайшее время?

С.Р. Ардашова: Из пяти проектов четыре имеют ярко выраженную социальную направленность, один нацелен на оптимизацию внутренних процессов. Первый проект связан с повышением качества исполнения запросов по документам Челябинского тракторного завода, сокращением времени на поиск информации. Мы его условно называем «Тракторостроители». Проект предполагает создание электронной базы данных работников, которые трудились на ЧТЗ в течение всего периода существования предприятия, то есть за 90 лет. Это достаточно сложнаязадача, нопри этом самая необходимая. Потому что комплекс документов по ЧТЗ большой, запросов в архив из отделений Социального фонда РФ, от работников предприятия и их родственников поступает очень много, в том числе и тематических. Документы находятся в разных зданиях архива, поэтому поиск информации затруднен.К примеру, если личное дело работника не было передано на хранение,приходится искать сведения по каким-то косвенным документам. В архиве есть бумажная картотека на сотрудников ЧТЗ, но она пока не переведена в электронный вид. Цель этого проекта – создать электронный ресурс, перевести документы, касающиеся работников ЧТЗ, в электронный вид, создать простую, но удобную базу данных. Первый этап проекта уже реализован. Есть электронная оболочка, размещенная на сайте ОГАЧО, в которую загружено 187 тысяч фамилий. Но это маленькая часть. Мы только начали переводить документы в электронный вид. При этом базой данных уже сами пользуемся и она доступна всем исследователям,которые в этом электронном ресурсе находят родственников, заказывают дела для дальнейшего просмотра.

Второй проект напрямую связан с первым и предполагает создание единой поисковой системы к нашим электронным базам данных. Специалистами госархивасоздано и размещено на официальном сайте семь биографических баз данных, в которых уже более одного миллиона 700 тысяч записей. Эти ресурсы очень востребованы пользователями, интересны им при изучении истории семьи. При этом зачастую записи об одних и тех же людях встречаются сразу в нескольких базах данных, например: были эвакуированы, стали работниками того же ЧТЗ, отмечены государственными наградами. То есть сведения перетекают из одной базы данных в другую, пересекаются. Сейчас нашим сотрудникам и исследователям приходится проводить поиск по всем этим электронным ресурсам. В результате реализации проекта, который мы условно назвали «Единый поиск по базам данных», у нас будет единая поисковая оболочка.Будут выбраны те поисковые категории, по которым можно будет найти человека, забив в поисковую строку его данные, и получить записи сразу из семи ресурсов.

Одним из главных итогов реализации двух проектов будет создание простой, удобной информационной системы для поиска биографической информации о жителях Челябинской области, что, как мы надеемся, снизит количество поступления запросов в архив и, напротив, даст импульс для самостоятельного поиска, который будет возможен в удаленном формате.

Третий проект очень интересный, востребованный, но сложный. Мы его называем «Геолокация».

Н.А. Антипин: Идея этого проекта – облегчить исследователям работу по генеалогии. Так как генеалогами в основном являются дилетанты, им трудно сориентироваться и понять, где жили их предки, где был населенный пункт, как этот населенный пункт соотнести с религиозным учреждением, как найти метрические книги. Цель проекта – объединить наш опыт и наши ресурсы в единую базу данных, аккумулировать всю генеалогическую информацию в одном месте, чтобы исследователь мог хотя бы сориентироваться и определить, есть ли нужные ему документы в нашем архиве или подключить другие архивные учреждения.

При реализации этого проекта будет создана многослойная карта, на которую мы нанесем все религиозные объекты, метрические книги, которые хранятся в нашем архиве: по православным, по мусульманам, по иудеям, по католикам, по лютеранам, по старообрядцам. Будет еще отдельный слой, связанный с другими первоисточниками, например, привяжем сюда ревизские сказки, исповедные росписи и др. Сотрудники отдела публикации и научного использования документов Марина Николаевна Степанова и Сергей Александрович Кусков уже работают над созданием проекта «Геолокация», в базе данных почти 20 тыс. записей, расписана каждая метрическая книга и привязана к населенному пункту.

- В чем главная сложность этого проекта?

Н.А. Антипин: Проблема в том, что многие населенные пункты были переименованы, а некоторые вообще упразднены. К примеру, села с явно религиозными названиями в советское время получили новые имена: Рождественское, Введенское, Вознесенское, Покровское стали какими-нибудь колхозами им. Первой пятилетки или Красного знамени. Все это надо выявить и учесть при нанесении на карту. При создании этого ресурса мы используем еще и метрические книги, которые хранятся в музеях. Их немного, но они есть. Вот в Верхнеуральском краеведческом музее нашлась метрическая книга за 1880 год. Мы ее отреставрировали, отсканировали и занесли на карту. Еще одна проблема связана с населенными пунктами, где были мечети. Это татарские и башкирские села. Не всегда их названия правильно прочитаны и переведены на русский язык. Мы договорились с Духовным правлением мусульман о помощи, в архив приходит мулла, читает и переводит метрические книги мечетей. Мы пытаемся найти населенный пункт, где находился мусульманский храм. Если нам, архивистам это сложно сделать, то каково это исследователям! Поэтому электронный ресурс «Геолокация» и нам в помощь, и генеалогам. Они смогут сориентироваться по карте, по документам, которые привязаны к населенным пунктам, заказать дела и работать хоть в читальном зале архива, хоть на удаленном доступе. 

- Учитываете ли вы в базе данных книги ЗАГСов?

Н.А. Антипин:Книг ЗАГСов не так много. Но мы заложили их в систему. По мере поступления новых документов, база данных будет пополняться.

- Будут ли заложены в проекте «Геолокация» копии документов, которые по соглашению были переданы челябинскому архиву из архивов Перми и Оренбурга?

Н.А. Антипин:Документы из других архивов не будут учитываться в базе данных, у нас договоренность, что сторонние архивы сохраняют право на эти документы, а мы можем их использовать у себя в читальном зале.

С.Р. Ардашова: У нас документов по генеалогии достаточно много. Можно будет их в дальнейшем к этой базе привязать и дать обширную информацию для исследователей.

- На сайте архива можно будет поискать сведения в базе данных «Геолокация»?

С.Р. Ардашова: Да, на сайте карта будет открываться. Мы совместим, наложим друг на друга современное название населенного пункта и дореволюционное. Можно будет искать отдельно по религиозным учреждениям, по районам, по хронологии, по видам записей. То есть будет такой многоаспектный поиск с использованием еще и карты.

-Мозг закипает от этого проекта. Думаю, ни один архив такого не придумал.

С.Р. Ардашова: Да, мы будем одними из первых.

Четвертый проект касается оптимизации нашей внутренней работы. Мы назвали его «Реставрация» и это будет создание нового модуля в нашей АИС «Читальный зал», являющейся, повторюсь, нашей собственной разработкой. Мы попытаемся автоматизировать весь учет работы по всему процессу реставрации архивных документов. В частности, дадим возможность нашим специалистам оформлять заказы на подшивку дел, реставрацию в единой информационной системе, а сотрудникам лаборатории обеспечения сохранности архивных документов – учитывать эти работы по видам, по количеству листов, по исполнителям, по срокам. Не надо будет считать бумажные заказы, можно будет удобно сделать отчет. И еще самое важное для архивных сотрудников – дела, которые находятся в лаборатории на реставрации, будут видны в электронной системе, сразу можно будет определить, где находится дело, почему его не могут выдать в читальный зал, отследить процесс реставрации и заказать дело после его восстановления. Для пользователей в этой же системе тоже будет возможность увидеть, что дело находится на реставрации: специальный значок оповестит об этом. Вот такая прозрачная картина должна появиться.

Пятый проект также ориентирован на наших исследователей, на повышение информативности в общении с ними: мы разрабатываем отдельный модуль к электронной системе АИС «Читальный зал», связанный с учетом дел, признанных в неудовлетворительном физическом состоянии (НФС). Идея заключается в том, чтобы пользователь читального зала, получив отказ на выдачу архивного дела, которое он хотел заказать, по причине его неудовлетворительного физического состояния, получал актуальную информацию о том, как проводится работа по реставрации этого дела и его сканированию. В личном кабинете будет появляться специальная отметка об этом, будут указаны сроки реставрации или сканирования дела, и автоматически исследователю придет уведомление о проведении данных работ и возможности заказать электронную копию дела.То есть мы ускоряем обмен информацией с исследователями и упрощаем его: все сведения будут передаваться автоматически, без лишних запросов, писем, телефонных звонков.

- Кто придумывает, занимается реализацией этих проектов?

С.Р. Ардашова:Идеи проектов рождаются из текущих актуальных проблем: какие-то направления подсказывают исследователи, на какие-то наталкивает повседневная архивная работа. Так как нынешние проекты касаются сферы научно-справочного аппарата, использования документов, обеспечения сохранности, в их реализации задействованы специалисты из многих отделов архива: публикации и научного использования документов, справочной работы,научно-справочного аппарата (НСА), сектора тематических запросов, лаборатории обеспечения сохранности, занимающиеся реставрацией, создания страхового фонда документов, отдела обеспечения сохранности и сектора учета. Активно задействован специализированный отдел документов по личному составу, специалисты которого занимаются исполнением запросов по документам ЧТЗ. И, конечно, одни из главных действующих лиц проектов – это специалисты сферы информационных технологий, наши программисты.

Как выяснилось, специалистам архива очень интересно участвовать в проектной деятельности, создании и внедрении чего-то совершенного нового. Работа в команде дает возможность проявить себя. Уже успешно идет реализация всех пяти проектов. Программисты сверстали практически все оболочки.

- Где черпаете ресурсы для реализации таких масштабных проектов, особенно программистов?

С.Р. Ардашова:Мы их сами взращиваем. У нас за последние годы сложилсяочень профессиональный, заинтересованный коллектив ИТ-отдела, что он может создавать очень многое.

Специалисты информационных технологий, которые к нам приходят на работу, видят, что в архиве есть для них перспектива, создаются новые программные продукты, есть возможность проявить себя, им становится интересно. Так, в этом году к нам на практику впервые попросились студенты колледжей, изучающие программирование и фотодело. Это обоюдовыгодное сотрудничество: мы заинтересованы в молодых кадрах, а у студентов есть хороший повод познакомиться с архивом, с работой, получить первый опыт. Тем более у нас есть у кого поучиться. Со студентами занимались заведующая отделом формирования страхового фонда документации Анастасия Игоревна Курилова, заведующий отделом информационных технологий Евгений Александрович Финадеев. Одному практиканту так понравилось в архиве, что он после окончания практики попросился на работу в летние каникулы. И сейчас успешно трудится.

Мы считаем, что сейчас в архивах нужны именно программисты, которые разрабатывают новые программы, внедряют проекты, направленные на то, чтобы сделать наши учреждения открытыми, максимально комфортными и удобными для пользователей, исследователей. Все программы в рамках проекта «Бережливое управление» нацелены на решение именно этих задач.Мы так позиционируем Объединенный государственный архив Челябинской области и стараемся идти в ногу со временем.

Записала Елена Рохацевич