Визит архивистов Оренбурга

На минувшей неделе в Челябинск для обмена опытом с коллегами приезжали архивисты Оренбургской области. В состав делегации входили консультант Комитета по делам архивов Оренбургской области Галина Стяжкова, заместитель директора Объединенного государственного архива Оренбургской области по информационным технологиям и защите информации Марк Гаврилов, начальник отдела организации комплектования архива Елена Орленко и главный архивист отдела научно-методической работы архива Надежда Новикова.

В течение двухдневной командировки они имели возможность досконально изучить особенности работы нашего архива, включая те аспекты, которые интересовали их больше всего: организацию работы с электронным фондом пользования, создание страхового фонда документации, заполнение баз данных и образовательную деятельность. Поскольку в нашем архиве эти и многие другие направления деятельности в той или иной степени завязаны на использовании программных модулей АИС «Читальный зал», близкое знакомство с ней было неизбежным.

Первый заместитель директора челябинского архива Светлана Ардашова и заведующий отделом информационных технологий и защиты информации Евгений Финадеев рассказали гостям, что работа над АИС началась в 2019 году. Подтолкнула к этому архивистов сама жизнь: штат учреждения был (и остается) небольшим на выполняемый объем работы, поэтому необходимо было максимально оптимизировать труд специалистов, освободив их от заполнения разного рода бумаг. Начали с электронной записи пользователей и выдачи дел в читальный зал. Постепенно система обросла дополнительными функциями, и на сегодняшний день архив благодаря АИС почти ушел от бумажного документооборота. Процессы стали предельно прозрачными для всех участников, а затраты времени радикально сократились.

Рассказ коллег оренбургские архивисты слушали очень внимательно: для них собственный аналог АИС «Читальный зал» пока что остается лишь мечтой. По словам Марка Гаврилова, в штате их архива даже нет программистов — только системные администраторы. В точно таком же положении семь лет назад был и челябинский архив. Но, как заметила Светлана Ардашова, перефразируя Лао-Цзы, «любой путь начинается с первого шага». К тому же есть предпосылки для того, чтобы оренбуржцы прошли этот путь быстрее челябинцев, поскольку дорожка уже протоптана.

Текст и фото: Руслан Сафин