Состоялся телемост между челябинскими и тульскими архивистами

Состоялся большой телемост между архивистами Челябинской и Тульской областей. Несмотря на значительную удаленность регионов и в целом их отличие друг от друга, у двух архивов нашлось немало общего. А главное — наметились точки взаимодействия. Если все сложится, то в следующем году откроется наша совместная виртуальная выставка к 85-летию эвакуации во время Великой Отечественной войны. Кроме того, материалы Государственного архива Тульской области могут пополнить портал «Документальное наследие Южного Урала XVII — XVIII веков».

С самого начала стороны хорошо друг друга поняли. Выяснилось, что и челябинский и тульский архивы хранят почти одинаковое количество документации — по 2,7 миллиона дел. И задачи решают весьма схожие. Это в первую очередь исполнение запросов граждан и развитие электронных сервисов. Архивисты Тульской области ежегодно исполняют примерно 6 тысяч тематических запросов — немногим больше, чем их челябинские коллеги. Правда, половина этих запросов связана с записями в метрических и актовых книгах. Наш архив, переведя все метрические книги в электронный вид, от генеалогических запросов полностью отказался, чтобы направить высвободившиеся ресурсы на исполнение социально-правовых запросов, объем которых у нас по сравнению с другими регионами просто огромный — до 40 тысяч в год. Для сравнения: число обращений граждан в тульский архив по поводу трудового стажа составляет все те же 6 тысяч.

Коллегам было, конечно, интересно, как челябинский архив (сильно уступающий тульскому по штатной численности) справляется с таким валом обращений. Ответ отчасти кроется как раз в электронных сервисах. К настоящему времени в нашем архиве создано девять баз данных с общим числом записей, приближающимся к 3 миллионам. Это не только удобный инструмент для исследователей, но и большое подспорье для самих архивистов. Сейчас готовится к запуску десятая база данных по решениям органов власти. Это значит, что и межведомственные запросы теперь можно будет исполнять, получая нужную информацию практически мгновенно.

Объединяет два архива и большая работа по созданию электронного фонда пользования. В Туле она началась в 2012 году, и сейчас шестью сканерами там ежегодно производят порядка 330 тысяч электронных образов. В Челябинске сканируется 500 тысяч листов — как по госзаданию, так и по заказам исследователей. Обрабатывать такой объем документации помогают фотоаппаратные сканеры екатеринбургского производства. Туляки запросили подробное описание этого оборудования, так что в скором будущем уральские сканеры могут появиться и на западе России.

Много заинтересованных вопросов с той стороны экрана прозвучало и по поводу программных сред, в которых наш архив представляет электронные документы. Это не только ГИС «Электронный архив» на платформе ЭЛАР, но и собственная разработка АИС «Читальный зал». Благодаря своей модульной структуре система легко адаптируется под решение множества других задач помимо заказа и выдачи дел. Например, в одном из недавних обновлений пользователям была предоставлена возможность заказывать и мгновенно получать доступ к хранящимся в архиве видеодокументам.

Когда разговор логичным образом перешел к теме онлайн-проектов, появилась возможность обменяться идеями по поводу коллаборации. Хотя подходы тульского и челябинского архивов к подготовке виртуальных выставок кардинально отличаются, наши коллеги с энтузиазмом восприняли предложение присоединиться к сбору материалов для будущей выставки, посвященной эвакуации в Челябинскую область промышленных предприятий во время Великой Отечественной войны. Из Тульской области на Южный Урал было эвакуировано девять заводов и 10 тысяч человек персонала. В наших фондах достаточно материалов, раскрывающих детали размещения оборудования и людей, но нет документов о том, как проходили подготовка и собственно сама эвакуация.

В чем-то схожая ситуация и с документами по ранней истории Челябинской области. Собственно, их недостаток и привел к появлению портала «Документальное наследие Южного Урала XVII — XVIII веков». Среди восьми архивов, представленных сегодня на портале, тульского пока нет, и это явное упущение. Ведь именно тульские промышленники Мосоловы, Лугинины, Коробковы и, конечно, Демидовы в значительной степени определяли облик нашего края во времена его хозяйственного освоения. Опять же: документы о функционировании построенных ими заводов есть, но им не хватает исторического контекста. Планируется, что до следующего года тульские архивисты постараются выявить у себя соответствующие документы, после чего они будут представлены у нас на портале.

Текст: Руслан Сафин

Фото: Инесса Ким