Проект архива по работе с источниками комплектования

Как удаленно взаимодействовать источникам комплектования со своими кураторами в архиве – этому вопросу был посвящен очередной семинар отдела комплектования с ответственными за делопроизводство и архивы в министерствах, управлениях и комитетах. В мероприятии приняли участие  представители 11 ведомственных архивов. Перед участниками семинара выступил директор областного архива Игорь Вишев. Он рассказал о направлениях архивной работы и особо остановился на важнейшем из них – комплектовании.

- Во многом от вас зависит, какие документы поступят в архив. Это важно для истории региона, для исследователей, которые на их основе будут создавать объективную картину жизни Челябинской области в целом, отдельных учреждений и людей.

Игорь Вишев рассказал о проектах архива, которые помогают в работе самим архивистам и приносят пользу посетителям и, конечно, источникам комплектования. Один из таких проектов – «Оптимизация процесса учета и контроля работы специалистов Объединенного государственного архива Челябинской области с организациями – источниками комплектования по вопросам архивного дела и делопроизводства» – в 2024 году был разработан и успешно реализован. Он предназначен для более эффективной работы с источниками комплектования.

О том, как на практике реализуются полезные модули нового проекта, разъяснила первый заместитель директора архива Светлана Ардашова.  К примеру, модуль «Консультации» позволяет заполнять консультации в информационной системе архива «АИС читальный зал», применяя многочисленные фильтры, с помощью которых можно очень быстро осуществлять выгрузку различных отчетов по каждому куратору, каждой организации.

Также для оперативного взаимодействия с источниками комплектования на сайте Госархива создан модуль «Работа с организациями», где организации – источники комплектования, и не только они, могут создавать личные кабинеты и работать с куратором непосредственно в электронном личном кабинете, размещая и сохраняя инструкции, методические пособия и  иные документы.

Светлана Ардашова наглядно показала, как создать на сайте архива личный кабинет, как удаленно осуществлять взаимодействие организаций – источников комплектования и кураторов.

На семинаре были озвучены и обсуждены вопросы по делопроизводству и архивному делу. Коллеги из разных министерств охотно обменялись опытом, поделились умениями и знаниями в решении различных проблем.

Особенно много вопросов было у вновь созданных министерств, которые включены в список источников комплектования Государственного учреждения «Объединенный государственный архив Челябинской области»: Главное управление ветеринарии Челябинской области, Министерство архитектуры, градостроительства и комплексного развития территории Челябинской области, Министерство международного и межрегионального сотрудничества Челябинской области, Министерство жилищно-коммунального хозяйства Челябинской области.

Заведующая отделом комплектования Светлана Садовская и кураторы организаций постарались дать ответы на наболевшие вопросы.

Елена Рохацевич

Фото Евгения Евстигнеева