Особо ценные дела в нашем архиве

Главный хранитель фондов областного архива Елена Кузнецова на зональном научно-методическом совете архивных учреждений УрФО поделилась опытом работы челябинских архивистов с особо ценными документами. Наш архив один из немногих в России, где на все дела с отметкой «ОЦ» создан страховой фонд в виде микрофильмов. Кроме того, параллельно с переносом на пленку документы сканируются для выдачи исследователям в электронном виде.

На сегодняшний день в Объединенном государственном архиве Челябинской области особо ценными признаны более 23 тысяч дел. Критерии отнесения документов к этой категории разнообразны (время создания, юридическая сила, подлинность, значение фондообразователя, наличие палеографических, художественных особенностей и т. д.), но ключевым и универсальным является отсутствие содержащейся в них информации в других документах.

Выявлением особо ценных дел занимаются сотрудники отдела публикации и научного использования документов. Штат отдела насчитывает восемь сотрудников, из них трое имеют степень кандидата исторических наук: это заведующий отделом Александр Лымарев, главные археографы Сергей Кусков и Михаил Базанов. Далее отдел обеспечения сохранности составляет описи выявленных дел и выносит их на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии, которая и принимает окончательное решение о признании дел особо ценными. После этого дела поступают к специалистам отдела формирования страхового фонда документации, где их микрофильмируют и сканируют. Айтишники архива размещают скан-образы документов в электронном фонде пользования, где они становятся доступными для заказа через АИС «Читальный зал». 

«В последние годы мы работали с очень востребованным у пользователей фондом Челябинского духовного управления (И-33). В прошлом году в этом фонде было выявлено 1164 особо ценных дела. В этом году завершили работу, выявив еще 548 дел, и приступили к документам военного времени из фонда обкома партии (П-288)», — рассказывает первый заместитель директора областного архива Светлана Ардашова.

Технология «микрофильмирование + сканирование» применялась не всегда, поэтому существуют особо ценные дела, у которых пока нет электронных копий. Однако все дореволюционные дела из этой категории, практически весь фонд облисполкома и большая часть фонда челябинского горисполкома переведены в цифровой вид.

Фото: Инесса Ким