ОГАЧО: обеспечение сохранности как первостепенная задача

Согласно паспортным данным на 1 января 2021 в Объединенном государственном архиве Челябинской области (ОГАЧО) числится 2505463 единиц хранения архивных документов. За 2020 год государственным архивом было принято 35645 единиц хранения, после чего степень загруженности архивохранилищ ОГАЧО составила 93,3% (увеличившись за год на 1,3%). Возможность активно комплектоваться у архива появилась после ввода в эксплуатацию двух новых зданий: главного – в 1998 году и для документов по личному составу – в 2007 году. После этого общая площадь архива стала составлять около 12 тыс.кв.м, из них 7,5 тысяч – архивохранилища, оснащенные самыми современными техническими средствами и оборудованием.

С 2005 по 2018 год на хранение в ОГАЧО поступило более 1 миллиона единиц хранения, из них 865 тысяч дел по личному составу (в среднем – по 71 тыс.ед.хр. в год, из них 61 тыс. – личный состав). Вынужденный прием такого количества документов по личному составу, главным образом от ликвидируемых организаций (в том числе крупных предприятий, таких как ЧТЗ, УралАЗ, «Калибр», «Станкомаш», АМЗ, «Уфалейникель» и некоторых других), приводит к ежегодному росту запросов социально-правового характера. Если 2014 году их было около 25 тысяч, в 2015 году – почти 34 тысяч, в 2016 году – около 37 тысяч, то начиная с 2018 года – около 40 тысяч.

Столь высокий процент загруженности, конечно, не может не вызывать нашей озабоченности, так как он свидетельствует о том, что проблема свободных площадей для нашего архива с каждым годом становится все более актуальной. В теории решение у этой проблемы одно, причем оно простое и понятное – строительство или приобретение для ОГАЧО четвертого здания. Однако, на практике решение по известным причинам (прежде всего из-за высокой стоимости) выглядит весьма и весьма проблематичным. Следует указать, что за последние годы нам уже предлагались три различных здания под нужды архива – два в черте областного центра и одно на территории области. Но, к сожалению, все эти предложения были нами отклонены – из-за неудовлетворительных  технических характеристик и общего состояния.

В связи с этим руководство госархива рассматривает и другие варианты, которые могут максимально отдалить и смягчить остроту данного вопроса. Наиболее эффективной и вполне реальной в настоящее время является мера, заключающаяся в 100%-м дооборудовании здания архивохранилища №1 (Свердловский пр., 30-а) мобильными стеллажами (к сожалению, два других здания госархива техническими возможностями для этого не располагают). В предыдущие годы работа в этом направлении уже велась – мобильными стеллажами было оборудовано 60% архивохранилищ этого здания. Дооборудование оставшихся 40% по нашим подсчетам позволит отодвинуть проблему дефицита свободных площадей госархива на 7-8 лет.

Однако данная работа, помимо решения вопроса с финансированием, предполагает и рассмотрение некоторых технических аспектов. Главный из которых можно сформулировать таким образом: «А выдержит ли данное здание увеличившуюся нагрузку?». К сожалению, и на этот вопрос без существенных финансовых трат ответить не представляется возможным. За счет внебюджетных средств архива в 2020 году мы сделали первый шаг в этом направлении, проведя силами специализированного предприятия так называемое предобследование здания. Оно заключалось в изучении проектной документации. На основании этого был сделан вывод: здание способно выдержать возрастающую в таких объемах нагрузку. Для окончательного заключения необходимо провести полное обследование здания: изучить грунт, на котором оно находится, а также качества используемых при его строительстве материалов и конструкций – насколько полно соответствует их качество проектному. Несмотря на значительную стоимость этих работ, архив будет искать возможность для их проведения, в том числе рассчитывая на содействие Государственного комитета по делам архивов Челябинской области.

Необходимо отметить, что фирма, проводящая обследование зданий архива, сделала предварительное заключение о возможности оборудования дополнительного архивохранилища в помещении технического подполья здания №1. Этот вариант в перспективе также может быть рассмотрен как один из путей расширения площадей, оборудованных для хранения документов.

В неразрывной связи с проблемой дефицита свободных площадей находятся работы по картонированию документов. После приобретения за счет внебюджетных средств необходимого оборудования, мы, наконец-то, планируем собственными силами приступить в 2021 году к производству архивных коробов. В ближайшие годы за счет этого производства госархив должен значительно повысить процент закартонированных документов, что, безусловно, будет способствовать лучшему обеспечению их сохранности. Как мы знаем, короб на архивной полке занимает несколько больше места, чем связка с тем же количеством документов. В масштабах хранилища это выливается в достаточно ощутимое увеличение занимаемой полезной площади. Тем не менее, стараясь минимизировать этот нежелательный эффект от картонирования, в ближайшие годы мы рассчитываем значительно повысить показатели данного направления работы.

На обеспечение сохранности документов во всех трех зданиях госархива архивом активно используются финансовые средства, получаемые за счет оказания платных услуг. Достаточно показательным в этом плане стал 2020 год: в здании №1 были проведены косметические ремонты хранилищ 9а и 9б; в здании №2 – ремонт стен и потолков (включая антигрибковую обработку) 6-го и 7-го этажей; в здании №3 – ремонт всей кровли и частичный ремонт хранилищ 6-го и 7-го этажей (также с применением антигрибковой обработки). Продолжать ремонтные работы планируется и в последующие годы.

Как уже отмечалось выше, ОГАЧО располагается в трех зданиях, находящихся в разных районах города. Это обстоятельство сподвигло нас на приобретение в 2020 году за счет внебюджетных средств служебного 7-местного грузопассажирского автомобиля. Это, конечно же, должно, помимо прочих неоспоримых производственных выгод, облегчить перемещения архивных документов между зданиями и повысить степень обеспечения их сохранности (ранее при масштабных перемещениях мы прибегали к услугам грузового такси и грузчиков).

В ОГАЧО находится на хранении 47735 дел дореволюционного периода. Данные документы являются нашей гордостью и активно используются учеными, краеведами, студентами, другими категориями населения Челябинской области, изучающими историю родного края, семьи, рода. При этом особенным вниманием исследователей в читальных залах архива пользуются особо ценные документы дореволюционного периода (3255 единиц хранения) и метрические книги (5314 единиц хранения). Их активное использование приводит к старению документов, к затуханию текста. Обеспечить полноценный доступ исследователей к данным документам можно лишь при условии их своевременной реставрации, физико-технического восстановления.

Для качественного выполнения данных видов работ необходимы квалифицированные специалисты, специальное оборудование и расходные материалы. В этих целях несколько лет назад на средства целевой областной субсидии для нашей лаборатории было приобретено самое современное реставрационное оборудование. Наши реставраторы на постоянной основе повышают свою квалификацию, участвуя в обучающих курсах, специализированных семинарах и круглых столах. Совокупность этих факторов позволяет лаборатории ОГАЧО осваивать новые методы реставрации и переплета, например, такие как механизированный способ доливки утраченных фрагментов бумаги водной пульпой, подшивка книжного блока на шнурах, обтяжка крышки книжного блока кожей, переплет с открыванием обложек на 180° и некоторые другие.

Подлинники дел, документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, выдаются в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

В 2020 году нами разработан Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Утверждены также Положение и состав комиссии ОГАЧО по оценке физического состояния архивных документов.

С 2019 года работниками читального зала составляется ежемесячный отчет о количестве заказов пользователей, в которых наряду с номерами заказанных фондов и описей указываются причины в отказе выдачи архивных дел. Анализ представленной в отчетах информации показал, что по причине неудовлетворительного физического состояния ежемесячно не выдается около 50 единиц хранения. Теперь отказы в выдаче архивных документов пользователю будут осуществляться в соответствии с Порядком.

Архив рассчитывает, что одним из вариантов решения такого рода проблемной ситуации станет новая платная услуга по внеплановому сканированию дел по просьбе заказчика. Она стала довольно популярной среди посетителей наших читальных залов, так как позволяет им при невозможности выдачи подлинника архивного дела, оперативно получить доступ к его электронному образу.

Главная наша задача в данном направлении работы, заключается в систематической, ведущейся в максимально возможных темпах, работе по пополнению электронного фонда пользования. За счет этого будут достигаться две основные цели любого государственного архива – повышение уровня сохранности архивных документов за счет минимизации выдачи подлинников как сотрудникам архива, так и посетителям читальных залов, а также ускорение процесса доступа, прежде всего удаленного, к электронным образам архивных документов посредством сети интернет.

На 1 января 2020 года электронный фонд пользования государственного архива  был создан на 22999 единиц хранения, в том числе на 20475 дел на бумажных носителях и на 2524 фотодокумента.

В течение 2020 года было отсканировано 2023 дела, в том числе 466 особо ценных, и на 1 января 2021 года количество оцифрованных дел возросло до 25022, из них 22498 единиц хранения на бумажных носителях и 2524 фотодокумента. В ближайшие два года архивом запланирован перевод в электронный вид 100% метрических книг и обеспечение к ним удаленного доступа через сайт госархива (на настоящий момент отсканировано 65% от общего количества).

Понятно, что для масштабной и качественной работы по оцифровке архивных документов, необходимо располагать соответствующими техническими возможностями. ОГАЧО ими располагает. На сегодняшний день электронный парк насчитывает 7 разных сканеров. Последний из них – самый современный, многофункциональный и достаточно дорогой – Ру-Скан 2А3 (версия А2-Pro-Metrica) – был приобретен за счет внебюджетных средств в конце 2020 года.

Следует упомянуть о том, что активное участие в работе по созданию фонда пользования ведет отдел формирования страхового фонда документации ОГАЧО. Наряду со сканированием документов сотрудники отдела осуществляют и их микрофильмирование на двух камерах, имеющихся в распоряжении отдела.

Создание электронного фонда пользования в ОГАЧО планируется и организуется как самостоятельный вид работы. Оцифровка документов проводится в соответствии с методическими рекомендациями ВНИИДАД (2012).

Для обеспечения учета электронных информационных ресурсов ведутся электронные журналы учета отсканированных дел, учета отсканированных особо ценных дел, учета дел, загруженных в АИС-Архив. Кроме этого, создана информационно-поисковая база данных «Сканированные дела».

В связи с подготовкой к мероприятиям, посвященным празднованию 75-летней годовщины Победы в Великой Отечественной войне, сотрудниками архива в Государственном архиве Российской Федерации были выявлены документы, подтверждающие права городов Челябинск и Магнитогорск, на присвоение звания «Город трудовой доблести». Заверенные копии этих документов, а также копии фото-, кинодокументов, привезенные из Российского государственного архива кинодокументов (г.Красногорск) планируется описать и поставить на учет на правах фонда пользования.

Копии документов на бумажном носителе будут переведены в электронный вид, после чего составлена опись с соблюдением всех требований к описанию электронных документов. Также будут описываться копии фото-, кино-, видеодокументов, вестись учетная документация, рекомендованная Правилами 2020-го года. Это будет коллекция электронных копий документов, приобретенных ОГАЧО. Как показывает опыт, количество приобретаемых копий постоянно увеличивается, что делает создание такой коллекции вполне оправданной.

Сотрудники ОГАЧО за последние годы провели большую работу, направленную на обеспечение сохранности архивных документов. Однако мы четко представляем, какие проблемы еще остаются, и имеем конкретные планы по их решению. Данному направлению работы руководство нашего учреждения всегда уделяло и будет уделять первостепенное внимание.

Игорь Вишев,

директор Объединенного государственного архива Челябинской области (ОГАЧО);

Елена Кузнецова,

главный хранитель фондов ОГАЧО