Оцифровка: обеспечить сохранность документов

Сегодня в Объединенном государственном архиве Челябинской области большинство исследователей в читальных залах работают за компьютерами и изучают электронные копии документов. А многие исследователи получают доступ к документам удаленно. Все это произошло благодаря переводу документального наследия архива в цифровой вид.  Оцифровка – это путь к оптимизации работы архива, в область которой входит обеспечение сохранности документов и доступ к ним из любой точки планеты в любое время суток.

О том, как в областном архиве идет процесс оцифровки, в том числе путем сканирования документов, какие документы получили приоритет на сканирование, какое оборудование используется для этого процесса, – на эти вопросы ответили специалисты ОГАЧО.

Первый заместитель директора архива С.Р. Ардашова:

- В 2022 году наш архив в очередной раз участвовал в Государственной программе Челябинской области «Развитие информационного общества». По программе нам было выделено 1,5 млн рублей на сканирование особо ценных документов. Аукцион на эти работы выиграла специализированная компания из Екатеринбурга, с которой мы уже не раз сотрудничали. В этой фирме уже знают особенности наших документов, условия сотрудничества. Специалисты привезли свое оборудование, с помощью которого и провели оцифровку документов. Отсканировано 175 тыс. листов, или 1010 дел. Также традиционно вели сканирование собственными силами и дополнительно перевели в электронный вид более двух тысяч архивных дел.

- Какие в первую очередь документы были отсканированы в 2022 году, каким фондам отдали приоритет?

- Фонд, требовавший первоочередного сканирования, – это фонд Челябинского областного исполнительного комитета (Р-274, опись 3). Мы выделили для сканирования документы с начала образования Челябинской области – с 1934 по 1949 год. Это решения облисполкома по социальным, экономическим, хозяйственным, административным вопросам, документы по награждению граждан,  по выделению городов областного подчинения и т.д. Материалы очень востребованы как самими архивистами для исполнения различных запросов, подготовки публикаций, так и исследователями при изучении истории Челябинской области. Документы такого уровня входят в состав особо ценных. Из-за высокой востребованности приходилось их постоянно выдавать из хранилищ, поэтому физическое их состояние оставляло желать лучшего. На будущий год специалисты архива выложат цифровые копии в систему «Электронный архив» на сайте. Тогда наши удаленные пользователи смогут познакомиться с документами облисполкома за 1934-1949 годы. В плане следующего года оцифровка остальных документов облисполкома.

Также нужно отметить начало работы по оцифровке не менее востребованных документов фонда П-288 «Челябинский областной комитет ВКП(б)». Сейчас исследователям доступно 245 электронных копий дел, содержащих решения обкома партии за 30-е-40-е годы 20 века.

- Многие пользователи архивной информации занимаются генеалогическими исследованиями. И в этом им помогают метрические книги. Все ли метрические книги отсканированы?

- Полностью оцифрованы и выложены в АИС «Электронный архив» метрические книги из фонда И-226 «Коллекция документов религиозных учреждений», а это более 5,5 тысяч дел. Но в 2022 году мы выявили метрические книги церквей в других фондах и отсканировали их.  В наших ближайших планах довыявить фонды, где имеются отдельные метрические книги, и отсканировать их.

- Кто определяет, какой из фондов необходимо сканировать?

- У нас есть электронная выдача дел, поэтому мы видим, какие документы чаще всего заказывают исследователи. Наиболее востребованные документы мы отдаем на оцифровку. Кроме того, определить, что необходимо сканировать, помогает заместитель директора Н.А. Антипин, который тоже исходит из приоритетов пользователей. Так, были отсканированы некоторые фонды досоветского периода. К примеру, И-6 «Челябинский мещанский староста». Там много генеалогической информации, различные списки сословий. Словом, интересная информация. Отсканировано 260 дел этого фонда. Много информации для генеалогических исследований содержится в фонде И-33 «Челябинское духовное правление», началась его оцифровка, переведено в электронный вид 193 дела. Очень востребованы стали сразу после завершения работы электронные копии из фонда Р-2083 «Коллекция книг регистрации записей актов гражданского состояния Челябинской губернии» (211 дел).

- Как продвигается интеллектуальное сканирование документов?

- Попытаемся в 2023 году внедрить на сканировании фонда Р-274. Мы не можем опробовать этот способ на документах досоветского периода, потому что они в основном рукописные. Задумок много, гораздо больше, чем наших возможностей.

В распоряжении ОГАЧО не только профессиональное оборудование для сканирования разноформатных документов. Здесь собраны специалисты с глубоким пониманием процессов работы в архивной сфере.

Как и где в областном архиве происходит перевод документов в электронный вид? На эти вопросы ответила заведующая отделом формирования страхового фонда документации А.И. Курилова. Анастасия Игоревна показала уникальное оборудование для оцифровки и хранения документов, а также для микрофильмирования.

- В госзадании есть план как на сканирование, так и на микрофильмирование особо ценных документов, то есть сохранение их на пленочном носителе. В 2022 году наш отдел замикрофильмировал 359 дел, а это 56 тыс. листов – большие цифры и очень трудоемкий процесс. Надо было принять документы, отсмотреть, какие из них требуют расшивки. Отснять на пленку, негативы проявить. Если что-то не получилось, переснять. Смонтировать. Еще сделать дубль-негатив, который будет заложен в наше хранилище. Еще мы делаем микрофильмы для МЧС. Это очень важное направление работы. Кроме того, мы микрофильмируем документов других архивов. Эти пленки тоже находятся в нашем хранилище.

Вообще микропленка хранится 500 лет. Аналогов этому носителю пока нет по стабильности хранения и использования, поэтому именно он используется для создания страховых копий документов, а электронные копии – для текущего использования, что очень удобно для пользователей. В нашем хранилище созданы соответствующие условия для  сохранности страхового фонда документации. Подобное хранилище есть только в Ялуторовске, но там самостоятельно не производят микрофильмирование.

В отделе работают четыре человека, на которых и ложится вся нагрузка по созданию страхового фонда документации. В процессе же сканирования задействованы также специалисты сектора информационных технологий, которые создают, обрабатывают полученные электронные копии, размещают их в информационные системы и обеспечивают долгосрочное хранение и резервное копирование.

Записала Елена Рохацевич

Фото автора