На полпути к новым проектам

28 мая в архиве обсуждали ход реализации двух новых проектов в сфере бережливого управления: создание электронной системы организации мероприятий в архиве и геопортала, объединяющего базу данных на объекты недвижимости города Челябинска, информация о которых хранится в архиве, с их местоположением на карте.

Эти проекты были анонсированы в начале года и прошли успешную защиту в правительстве Челябинской области. Адресная база данных создается в первую очередь с целью оптимизации работы по исполнению имущественных запросов специалистами архива, но она будет открыта и для внешних пользователей. С точки зрения интерфейса новая база данных будет представлять собой электронную карту города, на которой будет отражена вся история переименований улиц и перенумерации домов. Основная нагрузка по сбору необходимых сведений лежит на сотрудниках сектора исполнения тематических запросов, и можно только догадываться, какое количество справочников и архивных документов им приходится для этого перелистывать. Поскольку раньше никто и никогда подобных баз не создавал, поначалу работа шла наощупь. Сейчас путь к желаемому результату стал более четким и понятным.

Второй проект был вызван к жизни набирающей обороты деятельностью архива в области проведения мероприятий — архивных занятий и экскурсий. Развитием этого направления занимается отдел публикации и научного использования документов. Подготовка экскурсий по архиву требует согласования со всеми ключевыми подразделениями архива. Сейчас оно осуществляется в ручном режиме, что не оптимально. Внедрение электронной системы автоматизирует этот процесс: даты проведения экскурсий, их маршруты и тайминги будут видны всем причастным руководителям. Что не менее важно, пользователи услуг получат дополнительный (помимо телефона и электронной почты) канал подачи заявок в виде формы на сайте с возможностью выбора свободных дат и времени. В настоящее время проект находится на этапе составления карты целевого состояния.

Планируется, что оба проекта будут реализованы в течение 2026 года.

Текст и фото: Руслан Сафин