Итоги года 2021. Главное дело архивистов – сохранить документы для потомков

Совсем скоро мы оставим за порогом 2021 год, год 100-летия челябинского архива и архивной службы области. Для одного из главных направлений деятельности Объединенного государственного архива Челябинской области – обеспечение сохранности и учета архивных документов – год был благоприятный. Сотрудники отдела в соответствии с Международным этическим кодексом архивистов, провозглашающим обеспечение сохранности и целостности документов своей первейшей обязанностью, считают, что без хранения немыслимо само понятие архива. О том, как прошел для хранителей ОГАЧО 2021 год, что сделано, чем можно по-настоящему погордиться, рассказывают главный хранитель фондов Объединенного государственного архива Челябинской области Елена Владимировна Кузнецова, заведующая отделом обеспечения сохранности документов Юлия Александровна Кожемякина, заведующая лабораторией обеспечения сохранности архивных документов Елена Сергеевна Страшевская и заведующий отделом формирования страхового фонда документации Вячеслав Евстигнеевич Шубарин.

 

Е.В. Кузнецова: Основные мероприятия были направлены на поддержание высокого уровня безопасности архивных документов за счет соблюдения нормативных требований к режимам хранения документов и оборудованию архивохранилищ, к организации хранения документов и их выдачи пользователям. Проводились периодические проверки наличия и физического состояния документов, организовывалось физико-химическое восстановление документов – реставрация, осуществлялось страховое копирование и создание электронного фонда пользования на особо ценные и наиболее востребованные дела.

Мы делаем все, чтобы пользователям архивной информации было удобно и комфортно работать с документами. К примеру, большинство обращений в читальный зал ОГАЧО связано с предоставлением документов, содержащих генеалогическую и биографическую информацию. Именно на эти документы приходится основная нагрузка. Возможный путь преодоления проблемы – это создание страхового фонда и фонда пользования, то есть перевод документов в электронный вид. В этом случае одновременно решаются две задачи: обеспечение сохранности архивных документов и расширение доступа пользователей к архивной информации. В челябинском архиве хранится больше пяти тысяч метрических книг, а также некоторое количество исповедных ведомостей и ревизских сказок. Многие из этих документов находятся в плохом физическом состоянии. Мы начали работу по сканированию документов фонда И-226 несколько лет назад. В 2021 году полностью завершен перевод в электронный вид метрических книг. Метрические книги выложены на нашем сайте в АИС-архиве, так что пользователи могут обратиться к ним онлайн. Это очень востребованный фонд.

Другая большая работа – сканирование карт. Это фонд И-87. Мы давно к нему так близко не подходили. Ежегодно сканировали всего две-три карты. Хотя к этому фонду пытаются обращаться многие пользователи архивной информации. Но архивисты просто не в состоянии предоставить карты всем желающим. Во-первых, многие карты находятся не в лучшем физическом состоянии, во-вторых, они очень большие, их невозможно развернуть – не поместятся  даже на несколько сдвинутых столов. Есть карты типографские, есть рисованные вручную. В 2021 году часть карт отреставрированы, а 3300 карт отсканированы. Созданы их электронные образы, значит, можно выдавать документы пользователям. Для нас это большая радость и большое достижение. В подготовительной работе (просмотр карт, оформление заказов для сканирования, упаковка и т.д.) участвовали сотрудники отдела обеспечения сохранности Земфира Александровна Деркач, Наталья Валерьевна Пинаева, Наталья Леонидовна Маслыкова и заведующая отделом Юлия Александровна Кожемякина.

                И еще об одном немаловажном направлении работы стоит сказать: в этом году мы создали специальную комиссию по определению физического состояния архивных дел. Все дела, отказанные к выдаче в читальный зал пользователям, должны попасть на комиссию, та определяет причину отказа, оформляет ее документально, делает заключение: реставрировать, сканировать. Читатель получает в личном кабинете уведомление, когда с документом можно будет поработать. Этот список выложен на сайте нашего архива в открытом доступе. Можно увидеть динамику. Этот порядок рекомендован Всесоюзным институтом документоведения и архивоведения и Росархивом.

В этом году архив впервые принял документы в электронном виде. Это управленческая документация органов власти. Вышли рекомендации ВНИИДАДа, как учитывать эти документы. Если раньше мы считали за единицу хранения диск, то теперь единицей хранения считается информация, которая хранится на диске. А сам диск – это только носитель информации. И это правильно. Но приходится вносить коррективы в учет документов. А это большая работа.

 

Ю.А. Кожемякина: Кому, как не архивистам, очевидно, что без прошлого нет будущего. Поэтому сохранение документов — свидетелей знаковых событий – главная наша задача. В 2021 году в архиве разработана программа АИС «Читальный зал». Сотрудники нашего отдела и заведующая читальным залом Марина Николаевна Степанова участвовали в разработке этой программы. А всю цифровую обработку сделал сектор информационных технологий: Евгений Александрович Финадеев и Артур Вильевич Шарипов. Программа АИС «Читальный зал» облегчила работу хранителей. В ней производится регистрация пользователей, заказ выдачи дел, запись на посещение читальных залов. Просматривается история посещений и заказов дел.

Мы теперь не ведем журналы выдачи документов – все заполняется в электронном виде. И дела, на которые у нас есть электронные образы документов, автоматически выдаются в читальный зал. Очень удобно. Пользователь сразу видит, в каком состоянии его заказ, на каком этапе выполнения: разрешить или отклонить выдачу дел в читальный зал, дела ожидают в читальном зале или уже выданы пользователям. А если документ в электронном виде, то об этом тоже сообщается читателям. Причем если дело в плохом физическом состоянии, оно сразу же будет отсортировано, а в личном кабинете посетителя будет стоять отметка, по какой причине дело не выдается.

Архивисты своим кропотливым трудом делает все возможное, чтобы сохранить документальное наследие для будущих поколений.

 

Е.С. Страшевская: Реставрация документов – дело очень сложное, трудоемкое, и оборудование у нас сложное. Но наши художники-реставраторы имеют большой опыт. А кроме того, постоянно пополняют свои знания, в нынешнем году два сотрудника лаборатории приняли участие в Международной школе реставраторов, которая проходила в Томске, участвовали в различных семинарах, перенимали опыт, сами делились опытом с другими архивными учреждениями, музеями, библиотеками.  Получили сертификаты на различные виды деятельности. Сотрудники лаборатории могут сделать книжный блок разными способами, промыть бумагу, вывести пятна, удалить скотч со страниц, восстановить рукописные документы, освоили переплет миниатюрных книг. Все эти навыки и знания успешно применяются в реставрационной работе. В этом году в лаборатории появился новый сотрудник – Екатерина Сергеевна Федорова, документовед по профессии и к тому же художник-оформитель.

Лаборатория занимается реставрацией не только документов ОГАЧО, но и выполняет коммерческие заказы. Выполнили договор по реставрации документов муниципального архива города Трехгорного, областной избирательной комиссии. Художник-реставратор Галина Сергеевна Тропина работает по договорам с почтой России, с ЗАГСом. Очень сложные, с большой долей ветхости дела приходится реставрировать. Мы обучили сотрудников ЗАГСа реставрации, они даже создали у себя уголок, где можно заниматься восстановлением документов. В основном удаляют со страниц скотч.

Несмотря на пандемию, лаборатория выполнила коммерческих работ примерно на 1,5 млн рублей.

 

В.Е. Шубарин: В 2021 году отдел формирования страхового фонда документации освоил новый сканер, который способен переводить метрические книги в электронный вид с очень хорошим качеством. Он так и называется – метрика. Благодаря новому оборудованию нам удалось полностью закончить сканирование всех метрических книг фонда И-226.

Наш отдел начал работать по коммерческим договорам, приносящим архиву прибыль. Платные работы по микрофильмированию особо ценных документов произведены для Магнитогорского городского архива. Мы сделали страховой фонд ММК. Госкомитет охраны объектов культурного наследия Челябинской области тоже заключил договор на сканирование документов.

Перспектив в работе много. Отдел развивается и делает все, чтобы пользователям архивной информации было удобно работать.

Записала Елена Рохацевич

Фото Инессы Ким