Архивисты защитили план по созданию нового проекта

В Объединенном государственном архиве Челябинской области реализовано уже более десяти проектов по бережливому управлению. И вот – очередной: «Оптимизация процесса учета работ по созданию страхового фонда и фонда пользования на особо ценные документы». На днях состоялась защита плана мероприятий по созданию проекта.

Это очередной каскадный проект, который архивисты разрабатывают для системы «АИС Читальный зал», в нем будет собрана вся информация по микрофильмированию, а главное – разработан алгоритм, который освободит сотрудников от рутинной работы, сложные процессы будут выполняться автоматически.

Первый заместитель директора архива Светлана Ардашова, куратор всех проектов по бережливому управлению, пояснила суть работы по созданию страхового фонда документации, который существует сегодня:

— Берем бумажный документ, потом его фотографируем специальным дорогостоящим оборудованием, получаем микрофильм, проявляем пленку. Т.е. из бумажного формата переносим документ на пленку, а она  уже измеряется в рулонах, потом сканируем. Вот такой большой комплекс работ, и на каждый вид работ есть серьезные ГОСТы, которые невозможно обойти. И еще необходимо заполнить огромное количество обязательной документации – тоже на каждый вид работ. Сложность в том, что в этом процессе участвует много исполнителей: один расшивает дело, другой его фотографирует, третий проявляет пленку  и т.д. Пленка хранится в рулонах, а это уже другая единица измерения, другая шифровка документа. Мы не можем изменить сложную технологию процесса, но от рутинной работы по заполнению документации мы можем архивистов освободить.

В реализации проекта участвуют 12 специалистов архива, все из разных сфер: из отдела сохранности документов, отдела информационных технологий и т.д. Ведь только синергия позволяет осуществлять такие масштабные замыслы.

Основную задачу по подготовке проекта выполняют программисты.

— Необходимо совместить в модуле все виды работ, обеспечить учет, переход из одного вида работ в другой, т.е. совместить аналитику и отчетность всех видов работ, сочетать все, — говорит разработчик проекта заведующая отделом формирования страхового фонда документации Анастасия Курилова. — Специалист, который будет работать с этим модулем, сможет увидеть всю информацию о документе, понимать, на каком этапе находится микрофильм, что необходимо сделать далее и приступить к следующему этапу выполнения работ. Это технически сложно. Но мы очень стремились разработать проект. Практически он уже готов, осталось только внести базу данных.

В проектах по бережливому управлению в архиве два больших направления: оптимизация работы самих сотрудников и создание различных сервисов для оптимизации работы пользователей. Каждый проект чаще всего затрагивает оба направления. И в новой разработке тоже есть частичка, нацеленная на социальное ориентирование, т.е. на создание условий для пользователей. К примеру, в архиве созданы модули «Музейные предметы» и «Видеодокументы». Информация о них доступна в программе «АИС Читальный зал». 

После реализации нового проекта «Оптимизация процесса учета работ по созданию страхового фонда и фонда пользования на особо ценные документы» посетители читального зала при заказе дел будут видеть весь процесс создания страхового фонда: дело на микрофильмировании, сканирование, создание электронной копии, работы завершены, исследователь может пользоваться документом в электронном виде в читальном зале.

Напомним, что в рамках Всероссийского проекта «Эффективный регион», направленного на постоянное улучшение и оптимизацию различных сфер административно-управленческой деятельности органов исполнительной власти Челябинской области и органов местного самоуправления муниципальных образований за счёт внедрения технологий бережливого производства в Объединенном государственном архиве Челябинской области реализованы следующие разработки:

— «Оптимизация процесса поиска информации по электронным ресурсам Объединенного государственного архива Челябинской области в ходе исполнения социально-правовых и биографических запросов», в результате удалось сократить временные затраты специалиста на поиск информации по персоналиям социально-правового и биографического запроса с 1 часа 15,5 минут до 14,5 минут, а также повысить удовлетворенность граждан качеством поиска информации в электронных ресурсах, размещенных на сайте учреждения.

— Благодаря системе контроля этапов проведения работ по реставрации архивных документов, разработанной в рамках проекта «Оптимизация процесса учета работ по реставрации архивных документов в Объединенном государственном архиве Челябинской области» удалось сократить временные затраты специалиста на учет работ по реставрации архивных документов с 5 часов до 11,5 минут.

— По итогам реализации проекта «Оптимизация процесса учета архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии» автоматизирован процесс получения заявителем отказа в выдаче дел, ранее признанных в неудовлетворительном физическом состоянии, благодаря чему удалось значительно сократить длительность процесса с момента оформления пользователем заказа на выдачу архивного документа в читальном зале до получения уведомления о признании дела находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии с 16 до 10 рабочих дней.

— В рамках проекта «Оптимизация процесса выявления генеалогических источников в фондах Объединенного государственного архива Челябинской области в ходе выполнения запросов» сокращены временные затраты граждан на отбор метрических книг по теме запроса (исследования) и формирование требования на выдачу дел для исполнения запроса с 56 минут до 20 минут.

Елена Рохацевич

Фото автора