За опытом – в московские архивы

С. Е. Рябкина, заместитель директора ГУ ОГАЧО

Управлением архивами Свердловской области была организованна стажировка молодых специалистов в Федеральных архивах г. Москвы. В стажировке приняли участие 10 архивистов Уральского Федерального округа в их числе специалисты из Екатеринбурга, Кургана, Ямало-Ненецкого автономного округа и Челябинска. Хочется отметить, что в 2012 году Управление архивами Свердловской области направляло своих специалистов на стажировку, опыт оказался полезным, и в 2013 году этой возможностью смогли воспользоваться и  Челябинские архивисты. Стажировка проходила с 9 по14 февраля в трех архивах – Государственный архив социально-политической истории (ГАСПИ), Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) и Государственный архив экономики.

Первый день мы провели в Государственном архиве социально-политической истории. ГАСПИ до 1991 года имел особый самостоятельный статус, комплектовался архив исключительно документами социально-политической элиты советского времени, по всему миру имел членов-респондентов, осуществляющих комплектование. Архив хранит фонды К. Маркса, В. Ленина, И. Сталина, Л. Берия, Б.  Ельцина, документы Советской эпохи и Европейской истории. Огромный массив документов Коминтерна сегодня привлекает исследователей со всего мира. Чтобы стать сотрудником архива, в советское время претенденты проходили жесточайший отбор  и проверку в соответствующих органах. Вот и сегодня в архиве работают  специалисты, владеющие английским, немецким, китайским и даже арабским языками (практически все протоколы Коминтерна написаны на немецком языке).

В 1991 году ГАСПИ вошел в состав Росархива,  и как говорят сотрудники, десятилетний период реформирования дался архиву и архивистам очень тяжело. Источников комплектования не стало, архивисты самостоятельно договариваются с политическими партиями и деятелями о сдаче документов в архив, ежегодно принимается 2-3 фонда.  За время существования архив существенно расширил свои территории, теперь фонды располагаются в трех зданиях, большое количество документов носят гриф «Секретно» и «Совершенно секретно». В основном здании на ул. Б. Пироговская около 2 миллионов единиц хранения (из них 232 630 особо ценные) документы хранятся в специальных контейнерах из  особого сплава, контейнеры надежно защищают документы от пыли и обеспечивают противопожарную безопасность. И хотя в хранилищах не поддерживается температурно-влажностный режим, микроклимат в контейнерах позволяет сохранить историю на долгие годы. В архивохранилищах с контейнерной системой хранения нет грибка, данная система хранения самая дорогостояща. В ГАСПИ она была внедрена в советские времена, когда архиву социально-политической истории уделялось огромное внимание и значение. Документы К. Маркса, а это 15 000 единиц хранения, содержатся в отдельном хранилище под землей, практически в бункере. Две огромные металлические двери и контейнеры  надежно закрывают доступ к секретным документам. В таких же условиях хранится и архив Коминтерна.

  Штатная численность архивистов 254 человека, из них 18 - доктора наук, 23 - кандидаты наук. По словам заместителя директора  С. А. Котова, около 90 штатных единиц являются вакантными, что позволяет повысить заработную плату работающим архивистам. В последние годы в архив увеличился поток молодых специалистов в возрасте до 30 лет, сегодня их около 40% от общей численности. Руководство ГАСПИ радует приток молодежи, однако беспокойство вызывает уход старшего поколения архивистов – специалистов, на которых держится архивная отрасль. «Прочитать» некоторые уникальные документы могут единицы профессионалов, и реставрацию таких документов молодому специалисту доверить нельзя. Однако молодая кровь незаменима при работе с информационными технологиями. В ГАСПИ развито микрофильмирование, сканирование и оцифровка документов,  все описи, а их 490, переведены в электронный формат и доступны в базе данных. Росархив совместно с международными организациями воплотили в жизнь уникальный проект по сканированию документов Коминтерна и созданию единой базы данных. Международные коллеги затратили 1 миллион долларов на покупку и установку оборудования и программного комплекса, посредством которого была создана подробнейшая база данных архивных документов Коминтерна и  других уникальных фондов до уровня заголовка дела. Поиск происходит по нескольким параметрам, по ключевым словам выдается весь комплекс документов, содержащий ключевое слово. По отдельному контракту сотрудники архива отсканировали и внесли в базу данных 1 200 000 дел. Сегодня эта работа почти закончена, исследователи и архивисты активно пользуются созданной базой.

Активно проводятся в архиве выставки, в том числе виртуальные, семинары, конференции. Несколько лет подряд в апреле проходит международная конференция КЛИО, насчитывающая порядка 150 участников из разных стран. Существует и успешно работает дискуссионный клуб, в клуб для обсуждения заранее оговоренной тематики, приглашаются ученые, политические деятели, различные специалисты и архивисты. На одно из заседаний клуба удалось попасть и нам. Подобные мероприятия демонстрируют информационную открытость архива и привлекают к своей деятельности ученых и общественность. Публикационная деятельность осуществляется в основном за счет спонсоров под определенный заказ.   

Очень необычный в архиве читальный зал - он имеет три уровня, на первом уровне работают с документами Советского периода, на втором уровне предоставляют документы по Европейской истории, а третий уровень позволяет работать с микрофильмами. Самое большое количество иностранцев посещает читальный зал именно этого архива, ежегодно около 300 тысяч дел выдаются исследователям. Тысячи исследователей из 30 стран мира ежегодно работают в читальном зале ГАСПИ.     

Следующие два дня мы провели в Государственном архиве Российской Федерации. Данный гигант состоит из 5 центров, возглавляемых заместителями директора. Центр комплектования, центр обеспечения сохранности, центр НСА и информационной работы,  выставочной работы и центр публикации. Основной массив документов - это документы органов законодательной и исполнительной власти, документы по истории белого движения, документы по истории РСФСР, истории СССР, а также хранятся уникальные документы - Императорский архив (дневники, переписка последних Российских Императоров, Великих князей и княжон, документы отделения полиции Императора). Всего на хранении чуть более 7 миллионов единиц, документы хранятся на огромных площадях, восьмиэтажный комплекс зданий имеет 14 подъездов.  

Практически все документы закартонированы.  Росархив централизованно закупил специальные коробки, в которых поддерживается необходимый документам микроклимат. В данный момент изучается вопрос нанесения на коробки специальных штрих-кодов, которые обеспечат мобильность архивных документов и предоставят возможность быстрого поиска.  Для архива это очень актуально в связи с тем, что очень часто документы экспонируются для внутренних и внешних выставок, вывозятся архивные  материалы.

В архивохранилищах газовая система пожаротушения, по нашим наблюдениям температурно-влажностный режим не соблюдается,  однако проблема грибка в хранилищах отсутствует во многом благодаря специализированым архивным коробкам. Огромным положительным моментом является то, что здания не принадлежат архиву, а сдаются  в аренду Росархивом, ежегодно государство выделяет денежные средства, необходимые для оплаты аренды, ГАРФ, в свою очередь, лишен забот о содержании и обслуживании зданий, нет вопросов и с охраной. На территории архивного городка есть свой пожарный пост, поэтому проблемы с пожарными инспекторами руководство ГАРФ обходят стороной.

Штатная численность архива - 242 сотрудника, штат практически весь укомплектован. Большая часть документов микрофильмирована, практически все документы отсканированы, что открывает исследователям возможность быстрого поиска и обеспечивает сохранность документов. Микрофильмирование документов происходит силами лаборатории микрофильмирования, в день один сотрудник микрофильмирует от 800 до 1000 листов. Необходимо отметить, что сканирование документов проходило в рамках программы «Культура России», также архив выигрывает различные гранты, с помощью которых удается развивать информационные технологии и внедрять передовые технологии работы. Гранты же позволяют существенно повысить и материальную обеспеченность архивистов, выделяемые денежные средства распределяются между сотрудниками.     

Существует специальный отдел хранения документов по истории Российской Империи. Документы членов Императорской семьи, Великих князей и княжон хранятся в отдельном хранилище. Посещение данного хранилища строго ограничено, однако для нас сделали исключение. Нам удалось увидеть и частично прочесть дневник Николая II, Императорскую переписку.

Так же впечатляет научно справочный аппарат архива, каталоги содержат более 28 миллионов карточек,14 миллионов из них - это наградная картотека. К примеру, всего в архивах РФ около 50 миллионов карточек. Хранятся карточки в специализированных электрических шкафах, нажимая на кнопку, картотека прокручивается сверху вниз, такая система позволяет существенно экономить место и снимает необходимость сотруднику наклоняться или подыматься. Стоимость одного такого ящика около миллиона рублей, в ГАРФ таких ящиков 20. Не стоит забывать о том, что требуется постоянное их техническое обслуживание, в архиве заключен такой договор со специализированной организацией. В связи с ежегодным комплектованием ежегодно пополняется и научно-справочный аппарат. В архиве создано 18 баз данных, они разделены тематически. Сканированием документов и созданием баз данных занимался и продолжает заниматься, известная, наверное, всем архивам, фирма Элар. Ведется большая работа по сканированию описей и вводу заголовков в базу данных.

Хочется отметить, что читальный зал довольно небольшой с учетом объема хранящихся документов, 80 мест обеспечивают ежегодно 13 000 посещений,  2 300 исследователей  в год работают в этом зале. В зале расположены компьютеры и машины для просмотра микрофильмов. Приходя в читальный зал, исследователь регистрируется в специальной программе, каждому исследователю присваивается идентификационный номер, дается логин и пароль для дальнейшего доступа к электронным базам данных. Исследователь заказывает необходимые документы,  имеет доступ к электронным фондам. В случае, если исследователю необходимы «бумажные» документы, он производит заказ и через 2 дня приходит с ними работать. Неудобство составляет тот факт, что документы и читальный зал находятся в разных концах архивного городка и привозить их в читальный зал приходится на маленькой машине, а грузить  соответственно приходится сотрудникам отдела сохранности и сотрудникам читального зала. К счастью, практически все документы можно  найти в электронном формате. К документам по истории Российской Империи доступ открыт только в электронном формате.

Все Федеральные архивы имеют статус казенных, хотя зарабатывают большие деньги. Так, ежегодно ГАРФ зарабатывает около 40 миллионов рублей, из них 5 миллионов - на исполнении запросов, 5-7 миллионов - на выставках и 28 миллионов - на обработке документов. Упорядочение одного дела состоит из множества операций, и каждая такая операция имеет свою расценку, заместитель директора затруднилась назвать точную цифру за обработку одного дела, объясняя это тем, что стоимость обработки зависит от каждого конкретного дела. Росархив возвращает денежные средства архиву в объеме от 50-70% от заработанных средств, при этом понять механизм и суммы возврата не представляется возможным.

Последний день стажировки мы провели в Государственном архиве экономики. Данный архив является хранителем экономических документов (гос. планы развития, годовые бюджеты, проекты и окончательные варианты), документов ведущих экономических и промышленных министерств и ведомств. В хранилищах действует отраслевой принцип размещения: документы разделены на 6 больших блоков, содержащих чуть меньше 1 миллиона дел. Каждый такой  блок  хранится в отдельном хранилище – машиностроение, тяжелая промышленность, легкая промышленность, оборонная промышленность, сельское хозяйство. По сути, созданы небольшие отраслевые архивы внутри одного большого архива. Также на хранении находится государственная часть крупнейших банков и российских гигантов, таких, как РЖД, Роснефть, Газпром. В целом  на хранении 5,5 миллионов дел за период с 1917 года.  

Как  в ГАСПИ и ГАРФ, в архиве экономики практически нет проблемы грибка. В случаях выявления дел, пораженных грибком, такие дела отвозят в лабораторию. В Москве есть лаборатория, в которой функционирует огромная дезинфекционная камера, позволяющая высушивать и дезинфицировать документы. Как нам рассказали, сюда везут документы, пораженные грибком,  из всех архивов.

 Архив содержит 420 тысяч особо ценных документов, огромный массив секретных и особо секретных документов хранится в спец. фонде. Рассекречивание экономических документов связано с большими трудностями; в межведомственную комиссию приходится приглашать не только экспертов  в области экономики, финансов, но и экспертов из министерства культуры, оборонных ведомств, тяжелой и легкой промышленности. Поэтому процесс рассекречивания  существенно затягивается, в год удается рассекретить 1500 -2000 дел.

Штатная численность архива экономики – 206 сотрудников, постоянно работают около 176 человек. Комплектование архива происходит как на постоянной основе – есть список номер 1 источников комплектования, в нем 80 организаций; также свои документы хранят крупнейшие коммерческие организации. Большое внимание уделяется держателям личных фондов. Поразило, что в архиве существует отдельное хранилище для личных фондов, данным направлением работы в архиве занимаются более 50 лет. Отдел личных фондов сегодня состоит из 6 сотрудников, за 50 лет приняты, обработаны и поставлены на учет 386 личных фондов, что составляет 82 000 дел. Все дела хранятся в коробках, над каждым фондом висит портрет фондообразователя. Ежегодно принимаются 4-5 фондов, еще до стадии приема документы проходят жесткую экспертизу  и отбор. В состав документов включают: творческий блок, патенты и изобретения, служебные документы, рабочую переписку и воспоминания.  Так же принимают фотографии, которые сразу описывают, трудовые книжки, наградные документы. Список фондообразователей насчитывает 50 человек, с кем-то ведутся переговоры о приеме документов,  кто-то готовит документы для передачи в архив. Главный принцип архивистов - не принимать фондов больше, чем они могут обработать и поставить на учет. В целом архивохранилище с личными документами оставило самое приятное впечатление, а сотрудник, непосредственно работающий по этому направлению, с большой любовью и энтузиазмом рассказывал об исторических личностях и их уникальных документах.

Существует в архиве еще один необычный отдел – научно-исследовательской работы и маркетинга. Отдел занимается разработкой концепций развития архива, проводятся анкетирования с целью изучения интенсивности использования архивных документов. Одной из задач отдела является публикаторская деятельность и связи с общественностью. Проводятся круглые столы, конференции и выставки.

Примечательно, что наряду с документами постоянного срока хранения, архив принимает и документы по личному составу, их около 1 миллиона дел. Таким образом, к 1995 году все хранилища были заполнены документами, и их прием временно был приостановлен. Решалась эта проблема  на правительственном уровне, и вот через несколько лет в Подмосковье появилось новое современное архивохранилище. Три подземные этажа, 11 000 м2 были оснащены по последнему слову техники:  мобильные стеллажи, современные системы пожаротушения, видеонаблюдения, система штрих-кодирования. Рассчитано хранилище на прием 7 миллионов единиц хранения, в данный момент свободные площади используются для временного хранения документов по договору.  

В рамках программы «Культура России» в период с 2005 -2013 гг. в базу данных были введены 2  140000 заголовков дел, эта работа ежегодно продолжается. Наряду с интернетом в архиве экономики существует интранет – отдельная внутренняя сеть, позволяющая хранить и использовать большие объемы информации. На базе интранета функционирует единая база данных, в которую и вводятся заголовки дел, описи и электронные образы документов. Поступающие запросы так же регистрируются в этой базе, это позволяет формировать отчет и анализировать такие параметры, как количество обращений, тематика, отслеживаются повторные запросы  и сроки исполнения. База данных постоянно пополняется и дорабатывается, с учетом необходимости появляются новые модули. Всего за год архивисты исполняют примерно 8500 запросов и практически на половину из них срок исполнения продлевается. На уровне Росархива планируется создание единого Федерального колцентра, где будет реализован принцип «одного окна». Запросы со всех регионов будут поступать в колцентр, и по отдельным каналам связи напрямую распределятся в архивы. Считается, что такая система облегчит доступ к информации гражданам и освободит архивистов от отсылочных запросов.      

Хочется отметить, что обмен опытом оказался более чем плодотворным. Мы увидели, как строится работа таких гигантов изнутри. Важно знать, что работа архивистов сегодня востребована, и может быть, хотелось бы большего внимания со стороны государства, но уже сегодня можно сказать, что архивистам удалось встроиться в реалии современного информационного времени. Проблемы у архивистов одинаковые. В основном везде это и низкая заработная плата, и текучесть кадров, и старение коллектива. Однако неизменным остается энтузиазм и преданность архивному делу.