Создание информационно-справочных систем на документы Архивного фонда РФ в ГУ ОГАЧО

С. Р. Ардашова, заместитель директора ГУ ОГАЧО 

Доклад на заседании коллегии Государственного комитета по делам архивов Челябинской области

26.06.2015г.

Информационно-справочные системы к документам архивного фонда – это комплекс справочных систем, содержащих массивы информации о составе и содержании архивных документов (описи дел, каталоги, путеводители, указатели, обзоры фондов и др.), а также снабженных удобными средствами поиска.

Информационно-справочные средства, существующие в ГУ ОГАЧО, можно разделить на 2 группы. Это электронные информационно-поисковые системы и информационные системы на традиционных (бумажных) носителях.

К электронным относятся: Полнотекстовые БД; Автоматизированные информационно-поисковые системы; Электронные реестры фондов и описей, описи в электронном виде; Электронные указатели, тематические перечни документов, путеводители и т.п.

На бумажных носителях: базы данных, каталоги, картотеки, традиционный НСА.

Конечно, в настоящее время приоритетным направлением в развитии системы справочников архива являются автоматизированные технологии. Важнейшим направлением в информатизации архивного дела на всех ее этапах было и остается создание электронного научно-справочного аппарата. Автоматизированный (электронный) информационно-справочный аппарат (НСА) архивов - совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, имеющих автоматизированные средства поиска информации и представления результатов поиска.

Информационно-поисковые системы играют существенную роль в решении важнейших задач архивных учреждений:

- повышения скорости и результативности решения поисковых задач по всем темам и комплексам документов, на всех уровнях поиска;

- расширения доступа пользователей к документной информации (так как ограничение доступа зачастую не связано с наличием грифа конфиденциальности, а вызвано недостаточным качеством научно-справочного аппарата, существенно затрудняющим работу исследователей);

- повышения интенсивности и эффективности использования архивных документов по всем формам использования, разнообразия информационных услуг, оказываемых архивами, в том числе на договорной основе;

- развития межархивного сотрудничества на основе информационного обмена, реализации совместных проектов по введению в научный оборот значимых комплексов исторических источников.

Дадим краткую характеристику информационно-поисковым системам, существующим в ГУОГАЧО.

1. Программный комплекс «Архивный фонд».

Используется как информационно-справочная и, главным образом, как автоматизированная система учета. В «Архивный фонд» включена информация о 4549 фондах госархива, 9703 описях, находящихся на открытом хранении (9931 описи). Кроме того ежегодно пополняется информация о единицах хранения:

На 01.01.2013 было внесено 109031 заголовков дел,

На 01.01.2014 – 131413 заголовков,

На 01.01.2015 – 153452 заголовка.

По программе «Культура России» запланированы к передаче исполнителю описи для перевода в формат электронных баз данных 98000 заголовков и дальнейшей их конвертации в ПК «Архивный фонд».

Также в ПК вносится дополнительный НСА: исторические справки к фондам, сведения о переименованиях. Заполняются листы по результатам проведения проверок наличия о физическом состоянии дел.

Однако база данных является, конечно, больше учетным, нежели информационно-поисковым средством: она дает сведения о количестве дел в архиве, об их движении, классификации по видам документации, сведения о физическом состоянии дел и т.п. Однако информационно-поисковый ресурс невысок: доля заголовков составляет 6,9%, это, конечно, очень мало для полноценного поиска.

1. Автоматизированная информационная система АИС «Архив».

АИС «Архив» - это автоматизированный информационный ресурс, позволяющий обеспечить оперативный и свободный доступ к архивным документам всем категориям пользователей в режиме он-лайн.

Разработчиком является корпорация «Элар». Данный программный комплекс используется достаточно большим количеством архивных учреждений в качестве как региональной информационно-поисковой системы (Электронный архив Югры, Ямало-Ненецкого АО, Электронный архив Мурманской области, Саратовской области), так и отдельных архивов (городского архива г. Нижний Тагил и т.д.)

АИС Архив доступен как сотрудникам ГУ ОГАЧО, так и пользователям на сайте госархива.

Модуль «Виртуальный читальный зал» был введен в действие в конце 2011 года. Его смысл в том, что пользователь может самостоятельно, из любой географической точки, получить доступ к АИС. Таким образом, обеспечивается оказание услуги «Обеспечение доступа к документам Архивного фонда РФ» удаленно, в электронном виде.

Процедура следующая: пользователь открывает на сайте ГУ ОГАЧО вкладку АИС-Архив, проходит процедуру регистрации и получает доступ в информационно-поисковую систему. В системе имеет возможность ознакомиться с составом фондов госархива, описей. Поиск возможен до уровня заголовка как непосредственно из фонда и описи, так и по ключевым словам. Кроме того, пользователь может оформить требование на выдачу электронной копии дела и в течение определенного Административным регламентом 3-хдневного срока получить к нему доступ.

Чтобы информационная система была интересна пользователям, она должна быть информативной, то есть наполненной информацией.

Наполняемость АИС-Архив электронными образами дел:

01.01.2012 – 10060 дел

01.01.2015 – 11992 дела

15.06.2015 – 12964 дела

Наполняемость АИС-Архив заголовками дел: 

01.01.2012 – 202571 шт.

01.01.2013 – 225657 шт.

01.01.2014 – 248750 шт.

01.01.2015 – 306003 шт.

15.06.2015 – 306891 шт.

На 15.06.2015 в информационно-поисковую систему АИС-Архив загружены электронные образы 12964 дел в количестве 1539181 кадра, 306891 заголовок. Наполняемость базы заголовками – 13,8%.

Наполнение АИС-Архив информацией привело к росту интереса пользователей и росту посещаемости виртуального читального зала.

Динамика:

2012 год – всего 6979/ виртуальный читальный зал 1844 посещения (146 пользователей), 188 дел;читальный зал –5135, доля посещений виртуального читального зала 26,4%

2013 год – всего 7713 / виртуальный читальный зал 3681 посещение (259 пользователей), 544 дел, читальный зал – 4032, доля 47,7%

2014 год – всего 9803/ виртуальный читальный зал 5880 посещений (453 посетителя), 1588 дел, читальный зал – 3923, доля 59,9%

2015 год (на 20.06) – всего 4868 / виртуальный читальный зал 3868 посещений (365 посетителей), 1039 дел, читальный зал – 1000, доля 79%

Преимущества АИС-Архив:

• Обеспечение предоставления гражданам и организациям услуг в электронном виде.
• Доступна широкому кругу пользователей.
• Обеспечение работы пользователей с электронным фондом пользования.
• Сокращение сроков оказания услуги за счет автоматизации процессов предоставления доступа к фонду пользования.
• Обеспечение сохранности за счет использования электронных документов.

Проблемы эксплуатации:

1. несовершенство программного продукта

Для пользователя: отсутствие возможности открытия гиперссылки в новом окне или в новой вкладке, что является сейчас обычной функцией любого браузера.

Для администратора: не реализована функция «Удаление», которая позволила бы легко корректировать учетную информацию.

2. Ошибки, допущенные корпорацией «Элар» при загрузке графических образов. 7 типов ошибок: связаны с недостатками прикрепления графических образов, а также с недостатками ввода учетной информации.

Разработан график. 2 вида ошибок, которые доставляли неудобство пользователям и были связаны с ошибками прикрепления графических образов, устранены полностью. Один вид ошибок устранен частично.

Задачи на 2015 год:

- устранение ошибок;

- загрузка после приобретения сервера отсканированных собственными силами дел;

- актуализация АИС.

3. База данных «Фотокаталог».

 

Еще одна популярная тематика информационных ресурсов –представление архивных фотоматериалов. Фотодокументы являются наиболее используемыми документами в публикаторских целях, их часто запрашивают для копирования и сканирования.

В ГУ ОГАЧО приобретена база данных «Фотокаталог». Разработчиком является компания «Архивные информационные технологии» (г.Пермь). Программа предназначена для создания электронного каталога отсканированных фотодокументов — электронного архива.  

БД позволяет не только создать, сохранить и упорядочить отсканированные документы, но и эффективно использовать их в работе архивистов и посетителей читальных залов.

В программе реализованы следующие функции:

• описание и хранение образов фотодокументов;
• сканирование непосредственно в базу данных;
• использование «прогрессивного» формата JPEG-2000 для сжатия и хранения отсканированных оригиналов;
• поиск фотодокументов по наименованию, аннотации, а также дате съёмки;
• формирование из отобранных документов подборки для вывода на печать или публикации на сайте;
• экспорт отобранных фотографий во все популярные форматы (JPEG, TIFF, PNG и другие).

Динамика наполнения базы данных: 

2013 – 5359 записей

2014 – 7403 записи

2015 – 9437 записей.

В настоящее время БД включает в себя 10204 черно-белых и цветных фото, из них 5462 – единицы хранения (23,1% от общего количества фотодокументов, находящихся на хранении – 23593).

На 2015 год запланировано продолжить работу по заполнению электронного фотокаталога. Ввести в БД «Фотокаталог» 2.000 фотодокументов, в том числе поступивших на хранение в 2015 году.

Установлена в читальных залах, доступна для пользователей. Задача – проанализировать, каким образом можно предоставить доступ в режиме он-лайн широкому кругу пользователей.

Пример: Сайт РГАКФД предоставляет бесплатный доступ к 280 тысячам фотодокументов. Доступ к ресурсу свободный, просмотр бесплатный, есть возможность скопировать изображение в «облегченном» формате. За возможность получения качественных изображений для публикаций нужно заплатить.

 

4. Электронные тематические базы данных и указатели.

Одно из популярных направлений разработки информационно-справочных ресурсов в архивах – создание тематических баз данных.

Это объясняется тем, что архивисты идут здесь «за исследователем», создавая тематические БД по наиболее востребованным у пользователей темам, связанным с исполнением запросов, реализацией научных и публикаторских проектов и т.п. Особенно часто создаются тематические каталоги и указатели (59% всех АИПС).

Ба́за да́нных — представленная в объективной форме совокупность информации (статей,нормативных актов, судебных решений, фамилий, документов и иных), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ).

Электронные тематические базы данных дробятся по видам - именные, географические, предметно-тематические, систематические.

В ГУ ОГАЧО, к сожалению, тематических баз данных не так много, как хотелось бы:

- База данных «Газетный фонд ГУ ОГАЧО». Внесено 878 наименований печатных изданий, находящихся на хранении в ГУ ОГАЧО. Внесены наименование газеты, издававший орган, место издания, периоды, за которые издания находятся на хранении.

- БД «Решения органов власти Челябинской области». Заголовки решений Челябинского горисполкома за 1934 – 1951 гг. (8526 шт.)Это очень мало, так как решения органов власти содержат многоаспектную информацию, часто запрашиваемую исследователями.

- База данных «Документы Администрации, Правительства Челябинской области, Губернатора Челябинской области» за 1996 – 2008 годы (в АИС-Архиве).Неудобна для использования, поиск затруднен.

- База данных «Метрические книги православных, католических приходов, старообрядческих общин, мусульманских мечетей, еврейского молитвенного дома». В Объединенном государственном архиве Челябинской области находятся на государственном хранении 4 фонда, содержащие метрические книги, 41 опись, и 7 фондов, содержащих выписки из метрических книг. Большая часть метрических книг, хранимых в ОГАЧО, сосредоточена в фонде И-226 («Коллекция документов учреждений религиозных культов»). Указатель документов по данному фонду содержит сведения о наличии метрических книг православных, католических приходов, старообрядческих общин, мусульманскихмечетей,  еврейского молитвенного дома в разное время действовавших на территории современной Челябинской области. Для удобства поиска данные о документах систематизированы по месту положения церкви (названия населённых пунктов, в которых находились религиозные организации, упорядочены по алфавиту), по названиям религиозных учреждений и годам, за которые имеются записи родившихся, сочетавшихся браком и умерших.

- Электронный каталог научно-справочной библиотеки. Собственная база данных, включающая 8971 запись. Вносятся наименование книги, место и время издания.

 

5. Одно из ключевых направлений создания информационных архивных ресурсов – перевод в электронную форму и представление в электронной среде (в том числе Интернет) системы научно-справочного аппарата (НСА) архивов.

На сайте ГУ ОГАЧО представлены реестр фондов архива, описей документов, находящихся на хранении. Списки ежегодно актуализируются.

Для сотрудников ГУ ОГАЧО доступны все отсканированные описи. На 01.01.2015 отсканировано 65,2% описей, в том числе 100% описей дел истарха (292).

Для внимания пользователей на сайте госархива выложены тематические перечни, составленные археографами отдела публикации и научного использования документов. Это, например,

- Тематический перечень документов «Дети войны 1941-1945 гг.» (По документам обкома КПСС Челябинской области).  Составитель Е. Б. Рохацевич 

- Тематический перечень документов «Из истории Особого Уральского добровольческого корпуса им. Сталина». Составитель И. С. Янгирова,  

- Тематический перечень документов «Дошкольное воспитание в Челябинской области в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.»  Составитель Е. П. Турова 

- Тематический перечень документов «Отечественная война 1812 года» (Е.Р. Расцветаева).

Путеводители – это архивные справочники, предоставляющие исследователям информацию о составе и содержании фондов архива. Выложены в электронном формате на сайте госархива, доступны широкому кругу пользователей.

 

6. Справочные системы на традиционном (бумажном) носителе

• Систематический каталог (досоветский и советский периоды)
• Тематический каталог по истории государственных учреждений Челябинской области
• Фотокаталог (именной)
• Картотека «Решения органов власти по землеотводу»
• Каталог «Решения органов власти о награждении»
• Картотека «Эвакуированные в г. Челябинск в годы Великой Отечественной войны»
• Каталог НТД

В рамках рассмотрения проблемы перевода в электронный вид НСА особого внимания заслуживает перевод в электронный вид и предоставление доступа пользователей к такой форме как каталоги и картотеки.

Направления работы в сфере развития информационно-справочных систем:

- Наполнение АИС-Архив, тематических баз данных и каталогов;

- Актуализация имеющейся в ИПС информации;

- Обеспечение аутентичности информации;

- Перевод баз данных, созданных на бумажных носителях, в электронный вид;

- Создание баз данных по наиболее востребованным темам.

Проблемы:

- недостаток финансовых ресурсов;

- недостаток людских ресурсов;

- недостаточный уровень компьютерной грамотности специалистов.