Цифровой реестр музейных предметов

В областном архиве автоматизация добралась и до музейных предметов: в АИС «Читальный зал» в демо-режиме заработал специальный модуль, который позволяет находить и заказывать экспонаты для выставок. Причем сервис доступен не только работникам архива, но и сторонним пользователям.

Музейный фонд архива относительно небольшой — около 6 000 единиц. Он сформировался стихийно из семейных реликвий, которые вместе с документами сдавали на госхранение наши фондообразователи. Коллекция долгое время оставалась неупорядоченной, следствием чего были большие (по несколько часов) затраты времени на поиск каждого предмета. А это, в свою очередь, грозило срывом сроков проведения выставок.

Кардинальное изменение процесса было проведено в рамках проектной деятельности. В реализации проекта участвовали специалисты разных сфер архивной деятельности: как непосредственно сектора выставочной работы, так и отдела публикации и научного использования, обеспечения сохранности архивных документов, инициативного документирования. Программная оболочка была разработана специалистами отдела информационных технологий и защиты информации. Координировал работу проектной команды заместитель директора Николай Антипин.

Для оптимизации процесса учета и использования музейных предметов специалисты сектора выставочной работы и отдел информационных технологий создали электронный реестр с удобным интерфейсом, где у каждого предмета есть карточка с его подробным описанием, историей, а главное — с точным указанием его места в хранилище. 

Новый интерфейс значительно упростил работу специалистов архива при приеме предметов в рамках акции «Пополни историю»: вместо заполнения бумажных журналов информация сразу вносится в модуль «Музейные предметы», автоматически формируется договор приема на хранение, акт передачи. Подобные новшества оценили и дарители, так как оформление документов стало занимать минимум времени.

Также автоматически можно сформировать договор на передачу предмета во временное пользование. Модуль позволяет искать предметы по его названию, а также с использованием фильтров: по имени дарителя/владельца, по фондовой коллекции, по местонахождению, материалу изготовления и дате поступления.

Модуль прошел испытания при подборе экспонатов для выставки «Уральский фарфор» в Каслинском историко-художественном музее и показал себя с наилучшей стороны: время на поиск нужного предмета сократилось в 150 раз и в среднем составило всего около трех минут!

В настоящее время в систему заведено более 2 500 предметов, работа по наполнению модуля продолжается.

Фото: Руслан Сафин