Опыт Объединенного государственного архива Челябинской области (ОГАЧО) по разработке собственной информационной системы «Читальный зал»: предпосылки создания, особенности внедрения, перспективы развития

В рамках разговора о цифровой трансформации в архивной деятельности мне хочется рассказать о реализации практического проекта Объединенного государственного архива Челябинской области по созданию собственной автоматизированной информационной системы «Читальный зал».

Когда мы говорим о цифровой трансформации, мы прежде всего имеем в виду внедрение информационных технологий, ведущих к оптимизации процессов. Так и первичной целью нашего проекта были оптимизация и автоматизация процессов по регистрации пользователей в читальных залах архива и повышение доступности государственной услуги по предоставлению доступа к архивным делам в читальных залах. В ходе реализации проекта цели расширились и стали более глобальными.

Обеспечение доступа к архивным документам – очень востребованная услуга, которая в ОГАЧО оказывается двумя способами: очно в читальных залах, и удаленно посредством АИС-Архив, разработчиком которой являлась корпорация «Элар».

В ОГАЧО функционирует три читальных зала в трех зданиях, находящихся в разных районах города Челябинска. По существующему порядку услуга оказывается только зарегистрированным пользователям, получившим разрешение на работу по определённой теме. До начала реализации проекта все процессы в читальных залах реализовывались исключительно в традиционном формате: при визите в читальный зал посетитель заполнял бумажную анкету, причем в каждом читальном зале регистрация повторялась, информация между читальными залами не передавалась, для выдачи дел заполнялись требования. Регистрация пользователей сопровождалась ожиданием в очереди, выдача дел, в том числе и электронных, занимала до двух рабочих дней.

При этом наши попытки использовать для автоматизации процессов в читальных залах АИС-Архив показали нерациональность данного пути, неудобство и сложность системы для ее использования в работе очных читальных залов.

К сожалению, любая модернизация существующей информационной системы, а тем более разработка новой, требуют огромных финансовых вложений, которыми архивные учреждения не обладают. Поэтому было принято амбициозное решение попытаться разработать собственную автоматизированную систему, предназначенную для повышения качества работы читальных залов, дающую новые возможности как специалистам архива, так и в первую очередь, нашим пользователям.

Наши специалисты сферы информационных технологий к тому моменту уже имели опыт разработки сайта архива, создания современных виртуальных проектов и создания информационной системы «Электронный фонд пользования», в которой мы вели учет оцифрованных дел. Создание автоматизированной информационной системы «Читальный зал» началось в январе 2021 года.

Разработку мы осуществили в рамках проектной деятельности, которая оказалась очень интересной и результативной. В состав рабочей группы, созданной приказом директора, вошло семь специалистов из сфер использования документов, обеспечения сохранности и информационных технологий.

В ходе подготовительной работы выявлены текущие проблемы, возникающие при регистрации пользователей в читальных залах архива, сборе статистических данных о ходе оказания государственной услуги. Это дублирование процедуры регистрации в читальных залах архива, заполнение документов вручную, отсутствие возможности заполнить анкету удаленно, долгая передача документов на согласование, привлечение к процедуре лишних специалистов, недостаточно четкая регламентация процесса, отсутствие возможности использовать полученные ранее от заявителей данные.

При сборе статистической информации проблемы были связаны с ручной выборкой и обработкой большого объема разрозненных данных, которые фиксировались в бумажных журналах как в читальных залах, так и в отделах, которые осуществляют выдачу дел.

Спустя всего полтора года после начала реализации проекта, мы можем сказать, что сейчас у нас абсолютно прозрачный процесс работы читальных залов, удобства которого оценили и посетители, и сотрудники.

Создание системы в существующем виде можно разделить на несколько этапов, на каждом из которых внедрялся определенный модуль.

На первом этапе был разработан модуль «Личный кабинет», который позволяет каждому пользователю читальными залами архива заполнить анкету и отправить ее на согласование. Анкету видит специалист читального зала, проверяет ее и либо отправляет на утверждение заместителю директора, либо возвращает заявителю с предложением внести исправления. После одобрения заместителя директора посетитель получает разрешение на работу в любом читальном зале архива до конца текущего календарного года и может осуществлять заказ дел. Вся информация о пользователе сохраняется и может быть изменена им в любое время. В частности, при перерегистрации, которая автоматически начинается с нового года.

Данный модуль практически сразу был размещен на сайте архива, все функциональные возможности личного кабинета стали доступны он-лайн. Сейчас любой посетитель может дома пройти регистрацию в читальном зале, заказать дела и выбрать удобное время для посещения читального зала. В ходе личного посещения ему не нужно будет тратить время на административные процедуры, заказанные дела будут «терпеливо» ожидать его в читального зале.

Одновременно был внедрен модуль «Посещения читального зала» для  специалистов архива, который позволяет просматривать анкеты пользователей, осуществлять их проверку, давать согласование/разрешение, вести учет посещений, выдачи дел. Вся информация сохраняется и позволяет получать статистическую информацию о работе читальных залов, включая количество зарегистрированных посетителей за определенный период, количество посещений.

Тестирование  информационной системы заняло всего месяц, и уже в мае 2021 года мы внедрили АИС сразу во всех читальных залах. С этого момента мы отказались от ведения любой документации в читальном зале на бумажном носителе: журнал посещений, анкеты, личные дела переведены в электронный формат, они ведутся и хранятся в системе.

Следующим этапом стало внедрение модуля «Заказ дел», который является сейчас частью личного кабинета пользователя. Для пользователей читального зала разработана очень простая форма заказа, которую можно заполнить как непосредственно в читальном зале, так и удаленно. 

Специалист читального зала сейчас не участвует в процессе заказа дел, так как научно-справочный аппарат к архивным документам, в том числе электронные описи, фотокаталог, базы данных посетитель самостоятельно изучает на любом автоматизированном месте, а заказ дел система маршрутизирует напрямую специалистам отдела обеспечения сохранности. В личном кабинете пользователя сохраняется вся история заказов, он может при необходимости повторить любой из них.

Параллельно разработанный для специалистов модуль «Выдача дел» позволяет отслеживать заказ дел заявителей, принимать решение о выдаче/невыдаче дел, осуществлять маршрутизацию дел (указывать тот читальный зал, в который может прийти заявитель). Если заказанное архивное дело не может быть выдано по причине неудовлетворительного физического состояния, нахождения на реставрации, сканировании или у другого посетителя, специалист, отвечающий за выдачу дел, имеет возможность указать причину отказа.

При выдаче дел в читальном зале появляются статусы «Дело выдано в читальный зал», «Выдано пользователю», «Сдано пользователем». Таким образом, осуществляется контроль за местонахождением дел, специалисты могут проследить путь любого выданного дела, сроки выдачи.

Было принято техническое решение объединить две информационные системы «Читальный зал» и «Электронный фонд пользования» для ускорения выдачи дел, имеющих электронную копию. Сейчас при оформлении посетителем заказа АИС автоматически осуществляет проверку на наличие электронных копий и, если дело отсканировано, доступ к нему открывается мгновенно. В результате не тратится время специалистов архива на работу с электронными делами. Также необходимо отметить, что произошло значительное уменьшение выдачи подлинников архивных дел и рост электронных, так как контроль за выдачей осуществляет АИС и никогда не ошибается.

В ходе реализации данного этапа проекта был автоматизирован процесс выдачи архивных дел исследователям в читальный зал, обеспечено взаимодействие трех архивохранилищ. Бумажные журналы выдачи, заказы на выдачу дел были заменены электронными.

В модуле «Выдача дел» реализован сбор статистических данных по всем параметрам. Мы можем сформировать реестр наиболее популярных дел, чтобы составить, например, план сканирования. Анализируем использование электронных дел, также видим наиболее популярные направления интересов исследователей.

Третий этап реализации проекта был связан с его расширением. Когда мы оценили все плюсы автоматизации процесса выдачи дел исследователям, было принято решение распространить этот процесс на всю выдачу, в том числе специалистам архива для исполнения запросов, публикаций, выставочной деятельности. Конечно, на этом этапе речь шла о значительном увеличении нагрузки на систему, поэтому модуль «Заказ дел для сотрудников» вводился в эксплуатацию поэтапно: сначала были созданы личные кабинеты специалистов одного, самого крупного здания архива, и внедрены электронные заказы, затем, с июля 2022 года, в АИС начали работать все специалисты. Весь учет выдачи архивных дел сейчас ведется автоматически.

Сейчас можно говорить о завершении четвертого этапа проекта, в ходе которого нам удалось разработать и внедрить модуль «Заказы на сканирование» для специалистов архива. Данный модуль позволяет сформировать электронный заказ и отправить его согласование заместителю директора. Далее специалист видит исполнителя, назначенного для выполнения работы, может отслеживать срок и статус готовности. Модуль совмещен с АИС «Электронный фонд пользования» и позволяет автоматически после сканирования добавлять электронное дело в систему. Учет сканирования также автоматизирован.

Несомненно, внедрение такой сложной системы, принципиально меняющей привычный механизм взаимодействия специалиста и исследователей в читальном зале, не могло обойтись без сложностей. При этом технические проблемы оказались наиболее простыми в решении, так как наши программисты очень оперативно осуществляли настройку системы, доработку модулей, устраняли ошибки.

Гораздо более сложной явилась психологическая проблема готовности людей (как специалистов, так и исследователей) к изменениям, ломке традиций. Но, необходимо признаться, что наши опасения оказались преувеличенными. Процесс перехода и обучения занял не более месяца, сейчас все посетители совершенно спокойно заполняют документы на компьютерах, научились работать с электронными делами. Среди несомненных плюсов посетители называют возможность зарегистрироваться и заказать дела из дома, мгновенную выдачу электронных дел, возможность просмотреть их в любом читальном зале, простоту работы с системой. Специалисты наших читальных залов также оценили плюсы системы в части экономии своего рабочего времени, которое они сейчас могут использовать именно на консультирование посетителей, обеспечение комфортных условий.

Таким образом, разработанная информационная система позволила осуществить автоматизацию процесса регистрации пользователя (в том числе предоставление возможности удаленной регистрации в режиме он-лайн), привела к экономии рабочего времени сотрудников в результате оптимизации функций (переход к электронной форме журналов в режиме автозаполнения, отказ от передачи документов в традиционной форме, отказ от подготовки отчетов большим количеством сотрудников, автоматический учет выдачи дел и их сортировка) и повышению удовлетворенности пользователей качеством государственной услуги (уменьшение количества визитов в архив, сокращение времени на предоставление услуги, сокращение времени ожидания). Произошел отказ от большого количества бумажных документов, полностью автоматизирован учет выдачи дел из хранилищ и электронного фонда пользования.

Планы ОГАЧО по перспективам развития АИС «Читальный зал» также амбициозны. Мы хотим разработать модули «Электронный НСА» с удаленным доступом, «Заказы на реставрацию» с последующим объединением с АИС «Электронный фонд пользования», «Учет дел в НФС». Реализация планов приведет к еще большему повышению комфортности и качества процессов в государственном архиве.

Светлана Ардашова,

первый заместитель

директора ГУ ОГАЧО