Об организации работы по передаче на государственное хранение книг государственной регистрации актов гражданского состояния в ГУ ОГАЧО

В настоящее время исследователи в архивах имеют возможность работать со значительно более широким кругом исторических источников, нежели еще 20-30 лет назад. Одно из направлений пополнения исторических источников – поступление в архивы документов организаций после истечения длительных сроков их ведомственного хранения и последующее широкое их использование. В этой связи интересным может быть опыт государственного учреждения «Объединенный государственный архив Челябинской области» (далее – ОГАЧО) по комплектованию документами органов ЗАГС, которые значительно расширили возможности генеалогических исследований.

Архивы органов ЗАГС хранят сведения обо всех государственных регистрациях актов гражданского состояния, начиная с 1918 года по настоящее время (Декрет ВЦИК и СНК РСФСР от 18.12.1917 «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния»). 16 сентября 1918 года был принят Кодекс законов об актах гражданского состояния, брачном, семейном и опекунском праве, упразднивший ведение актов гражданского состояния в метрических книгах и возложивший такое ведение на отделы записей актов гражданского состояния, образуемые органами гражданской власти. Актовые записи являются одним из наиболее интересных и самых достоверных источников генеалогической и биографической информации.

Согласно действующему законодательству (Федеральный закон от 15.11.1997 №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных») доступ к информации, хранящейся в архивах ЗАГС, ограничен для общего пользования. Архивные справки, касающиеся вопросов актов гражданского состояния и дубликаты свидетельств установленной формы (о рождении, бракосочетании, смерти и  т. д.), выдаются архивами ЗАГС по письменным заявлениям граждан только после документального подтверждения родства с лицом или группой лиц, в отношении которых такие справки запрашиваются. Во многих случаях  документа, удостоверяющего личность, и  свидетельства о рождении для доказательства родства  недостаточно. В дополнение к этим двум документам заявителю необходимо собрать  несколько различных архивных справок генеалогического характера (т.е. о происхождении и именах предков).

Актовые книги хранятся в архиве органа ЗАГС 100 лет (Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 22; Федеральный закон от 15.11.1997 №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», ст.77.). По истечении указанного срока книги передаются на постоянное хранение в государственный архив, где записи актов гражданского состояния становятся доступными для всех желающих. В связи с истечением в 2018 году срока ведомственного хранения актовых книг в архивах ЗАГС во многих регионах началась передача этих документов на государственное хранение.

В соответствии с приказом Минюста России и Федерального архивного агентства от 29.11.2018 № 233/181 «Об утверждении Порядка передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях» (далее – Порядок) в Челябинской области в 2019 году была создана межведомственная комиссия под председательством заместителя Губернатора области, органами ЗАГС и архивными учреждениями была начата работа по подготовке актовых книг, а также справочно-поисковых средств за 1918-1925 годы к передаче в ГУ «Объединенный государственный архив Челябинской области» на постоянное хранение.

Промежуточные ее итоги – в 2022 году приняты на хранение документов органов ЗАГС за 1918 – 1920 годы (по некоторым районам – до 1925 года в связи с передачей переходящих через период дел).

Можно отметить следующие основные проблемы, которые возникли при передаче документов ЗАГС на постоянное хранение в архив.

Во-первых, очень сложным было решение организационных вопросов по подготовке книг к передаче на хранение. Актовые книги по правилам ведутся в двух экземплярах: первый экземпляр хранится в органе, его составившем, второй передается в региональный орган управления системой ЗАГС. В Челябинской области первые экземпляры актовых книг необходимо было собрать из 53 отделов ЗАГС городских округов и муниципальных районов. Много усилий было направлено на разъяснительную работу, связанную с отбором книг, справочно-поисковых средств к ним, правильной подготовкой книг. Выяснилось, что большое количество записей неправильно систематизировано, книги сшиты неудачно для дальнейшего использования.

Были проведены совещания с участием руководства Госкомитета по делам ЗАГС и Госкомитета по делам архивов, действовала рабочая группа, в которую входили начальник отдела формирования АФ Госкомитета по делам архивов Челябинской области, заместитель директора и главный хранитель государственного архива, начальник отдела комплектования Госкомитета по делам ЗАГС. Дважды я принимала участие в коллегиях Госкомитета по делам ЗАГС с участием всех муниципальных отделов, рассказывала о порядке подготовки дел на хранение. Велись очные и телефонные консультации. В целом, нужно отметить очень большую заинтересованность всех специалистов и слаженную совместную работу архива и ЗАГСа.

В результате все актовые книги до 1925 год включительно были переданы в отдел комплектования Госкомитета по делам ЗАГС, началась работа по их упорядочению.

Выяснилось, что сохранность актовых книг в основном очень плохая, дела разрушены, имеют плохо читаемый текст, поражены грибком. Некоторые были в настолько ветхом состоянии, что рассыпались в руках и с ними невозможно было работать. Хочется поблагодарить Государственный комитет по делам ЗАГС Челябинской области, который с большой ответственностью отнесся к данному вопросу и начал искать пути решения. ГУ ОГАЧО при посредничестве Госкомитета по делам архивов удалось достичь договоренности о реставрации дел, находящихся в наиболее плохом состоянии, перед сдачей на хранение. Госкомитетом по делам ЗАГС были изысканы финансовые ресурсы и проведена реставрация в течение 2020-2021 годов около 150 актовых книг. Конкурентные процедуры были выиграны государственным архивом, квалифицированные специалисты выполнили работы на том уровне, который необходим архиву, с учетом того, что данные дела будут массово востребованы. Надеюсь, что сотрудничество будет продолжено.

Во-вторых, актовые книги, естественно находились в ЗАГСах в неупорядоченном состоянии, необходимо было определиться со структурой фонда, порядком систематизации дел в описях. Был создан фонд Р-2083 «Коллекция книг регистрации записей актов гражданского состояния Челябинской губернии», принято решение систематизировать документы по видам актовых записей. Из книг записей о  рождении была сформирована опись №1, о  смерти - №2, браке - №3, расторжении брака - №4. В настоящее время упорядочены книги регистрации актов гражданского состояния за 1918 – 1920 годы, книги по четырем описям переданы на государственное хранение.

Сложным оказалось решение вопроса о составлении заголовков дел. Они были связаны прежде всего со сложным административно-территориальным делением Челябинской губернии 20-х годов прошлого века. Дилемма состояла между формой «Книги регистрации актов …, составленные (наименование органа ЗАГС)» или «Книги регистрации актов… по (название территории)». В результате остановились на второй форме в связи с невозможностью зачастую установить точное наименование органа ЗАГС и их очень частое переименование, что лишь усложнило бы работу с описями. Также было принято решение в заголовках дел сохранять названия административно-территориальных единиц на момент создания документа, при этом структурные части описей озаглавлены по современным названиям административных единиц Челябинской области и соответствуют территориальному расположению органов ЗАГС, передавших документы на хранение. Например, в раздел «Аргаяшский район» помещены книги, переданные из отдела ЗАГС Аргаяшского муниципального района, при этом заголовок конкретного дел звучит «Книга записей актов о рождении по Рождественской волости за ноябрь 1919 – 1920 годы». Некоторые книги не имели оформленных обложек, что затрудняло идентификацию территориальных и хронологических рамок дела. В таких случаях в заголовках дел и в крайних датах дел используются квадратные скобки. Нужно отметить, что составлением описей занимались специалисты Государственного комитета по делам ЗАГС, но огромную практическую пошаговую поддержку оказывали им специалисты отдела НСА госархива. Эти же специалисты корректировали систематизацию и дополнение описи, о чем я скажу чуть позже.

В-третьих, очень актуальным явился вопрос о передаче на государственное хранение вторых экземпляров актовых записей. Порядок определяет передачу актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и возможное уничтожение вторых экземпляров (п.8 Порядка). При этом обязательным этапом является сверка первых экземпляров записей со вторыми, внесение необходимых исправлений, дополнение книг, составленных из первых экземпляров, недостающими записями вторых экземпляров, замена поврежденных первых записей на вторые экземпляры лучшей сохранности.

 На практике же стало понятно, что провести полноценную сверку первого и второго экземпляров записей за ранний советский период невозможно, зачастую оба экземпляра сформированы в одну книгу, четко определить оригинальность экземпляров невозможно. Поэтому в целях обеспечения наибольшей полноты содержания документов в Челябинской области было принято решение о передаче на хранение обоих экземпляров записей актов гражданского состояния.  Ведь с точки зрения истории рода, семьи – бесценна каждая запись.

Информация о наличии второго экземпляра книги регистрации указана в разделе Примечание описи. Вторые экземпляры составляют как отдельное дело, также могут быть размещены в одной книге с первыми экземплярами. Для эффективного результата поиска информации в книгах записей актов рекомендуется просматривать оба экземпляра.

Нужно также отметить, что рекомендованные Порядком к передаче справочно-поисковые средства к книгам записей актов гражданского состояния в основном отсутствуют, лишь в некоторых районах сохранились алфавитные книги. Электронные же базы данных, составленные в ЗАГСах в начале 2000-х годов, за период ранее 1926 года в Челябинской области были утрачены в связи с отсутствием программного обеспечения и не конвертировались в ЕИС ЗАГС.

В-четвертых, в ходе упорядочения книг записей актов гражданского состояния в органах ЗАГС были выявлены метрические книги, составленные в аналогичный период (с 1918 по 1925 годы), своевременно не переданные на хранение в архив. Книги были приняты и включены в фонд И-226 «Коллекция документов религиозных организаций». Подобная работа по выявлению ошибочно включенных книг государственной регистрации в фонд метрических книг была проведена и в архиве. Выявленные дела, а их оказалось достаточно много, порядка двух десятков, были перенесены из одного фонда в другой. Причем выявились, как полностью актовые книги, составленные в органах власти, так и сшитые вместе метрические и актовые записи или актовые записи, составленные на листах метрических книг и ошибочно озаглавленные и включенные в фонд.

Нужно отметить, что переданные на хранение документы имеют очень высокую ценность как для исследователей, так и для исполнения запросов, подтверждения различных юридически значимых фактов. Книги интересны не только содержащейся в них информацией, но и  отражением особенностей составления записей актов гражданского состояния в ранний советский период.

Так, в записях о рождении в основном указывались только фамилия и имя новорожденного. Имя отца в отчество ребёнку не преобразовывалось. В записях о смерти, о браке и расторжении брака также в основном указывались только фамилия и имя, но в ряде записей имеются отчества. Сведения часто записывались в сокращенной форме. Местоположение населенного пункта в основном не указывалось. Записывались только или город, или поселок, или волость. Печатями записи актов не заверялись.

Встречаются разные типографские формы для составления записей: на отдельных листах в книжной ориентации, по несколько записей на двух листах (в развёрнутом виде) в альбомной ориентации, на отдельном листе формата А5 с информацией на лицевой и обратной стороне. Имеются записи, составленные на листах метрических книг либо на чистых листах по форме, характерной для метрических записей. Имеются книги с записями о рождении, но вписанные в бланки регистрации смерти.

В книгах записей актов о рождении по Копейску за 1920 год записи актов представлены в виде статистических карточек. Карточки были довольно информативны. Из нее можно узнать дату и место рождения ребенка, имена его родителей, род их деятельности, каким по счету ребенок был в семье, рожденный в этом браке.

Записи актов о рождении и смерти по г. Верхнеуральску разделить невозможно, так как они велись в одной книге в валовом порядке. В книге записей актов о смерти граждан города Миасса за 1918-1920 годы 602 записи составлены на типографских бланках, отпечатанных на кириллице с использованием буквы «Ять», Ъ и Ь.

После передачи первых книг записей актов о рождении на хранение в ОГАЧО в количестве 120 дел началась работа по наиболее качественному предоставлению доступа к ним. Все дела были переданы на сканирование, часть дел при этом была расшита и в дальнейшем будет направлена на реставрацию. Все электронные копии доступны исследователям в читальных залах. Интерес очень высок: в течение месяца после поступления документов на хранение оформлено 16 заказов на выдачу дел через читальный зал. Также активно ведется исполнение тематических запросов.

Таким образом, прием на хранение в архивы новых комплексов документов, в частности документов ЗАГС, а в ближайшем времени и военных комиссариатов, дает возможность вывести данные исторические источники в сферу широкого научного использования и предоставляет исследователям новые темы изучения.

Светлана Ардашова, первый заместитель директора ОГАЧО