Требования дел

Содержание

1. Общие сведения

При помощи инструментов, представленных на странице Требования дел пользователь может выполнять следующие действия:

  1. формировать требования;
  2. просматривать информацию о результатах исполнения требования.

 

Внешний вид страницы Требования дел можеть изменяться в зависимости от того, какие действия выполняет пользователь:

1. формирует требования на получение делам на традиционных (бумажных) носителях и/или на предоставление доступа к электронным копиям дел

ВНИМАНИЕ! Отбор дел в состав требований описано в разделе Путеводитель по фондам.
Страница Требования дел открывается в режиме управления комплектованием требований по умолчанию, в случае, если пользователем отобраны дела, но из них еще не сформировано ни одного требования.

2. осуществляет просмотр результатов исполнения требований

Страница Требования дел открывается в режиме просмотра результатов исполнения требований по умолчанию, в случае, если в АИС Архив хранятся сформированные пользователем требования.

Для переключения между режимами следует навести указатель на пункт текстового меню Требования дел и в открывшемся контекстном меню выбрать нужный режим отображения страницы.

2. Формирование требования

Чтобы сформировать требование, необходимо:

  1. переключиться в режим комплектования требований, выбрав пункт Список дел для требования в контекстном меню;
  2. отметить «флажками» дела, которые нужно включить в состав требования;

    При необходимости пользователь может исключить дело из состава дел, отобранных для формирования требований. Для этого следует:

1. нажать кнопку , расположенную справа от наименования дела;

2. нажать кнопку «ОК» в открывшемся диалоговом окне, чтобы подтвердить удаление.

Дело будет удалено из списка дел, отобранных для формирования требований.

  1.  

    3. нажать кнопку «Сформировать требование»;

           На экране появится форма создания требования.

    4. выбрать в раскрывающемся списке поля Тип носителя нужный тип носителя;

    Если выбранные дела хранятся в архиве на разных типах носителей: электронном и традиционном (бумажном), то для каждого тип носителей необходимо сформировать отдельное требование. При попытке объединить в составе одного требования дел, представленных на различных типах носителей, на экране появится сообщение.

    Также отдельное требование необходимо формировать для особо ценных дел.

    5. добавить, при необходимости, описание в поле Комментарий;

    6. нажать кнопку «Сформировать»;

    Запись о выбранном деле исчезнет из списка дел, отобранных для формирования требования.

    Чтобы проследить исполнение требования, следует переключиться в режим просмотра результатов исполнения требований.

    3. Просмотр результатов исполнения требования

    Чтобы посмотреть результаты исполнения требования, следует:

    1. переключиться в режим просмотра результатов исполнения требований, выбрав пункт Требования дел в контекстном меню;

    На экране появится список требований, сформированных пользователем.

    • Э – электронный;
    • Т – традиционный;
    • С – требование сформировано сотрудником архива.

    Каждому требованию в системе присваивается уникальный номер, например 46-2015/Э от 28.01.2015 .

    Первые две цифры это порядковый номер требования в системе. Следующие четыре цифры – год составления требования.

    Через знак «/» указывается буквенная кодировка типа носителя, на котором требуется предоставить документы:
    Если с требованием еще не проводилось никаких операций, то в столбце Состояние будет установлено значение Новое требование.
    Нажав соответствующую кнопку пользователь может совершить с требованием следующие действия:

      - удалить требование;

      - отправить требование на исполнение;

      - посмотреть историю исполнения требования;

      - закрыть требование.

    2. нажать кнопку , чтобы отправить новое требование на исполнение;

    На экране появится диалоговое окно.

    3. нажать кнопку «ОК», чтобы подтвердить отправку требования на исполнение;

    На экране появится уведомление об отправке требования на исполнение.

    4. нажать кнопку «ОК»;

    Для отправленного на исполнение требования в столбце Состояние будет установлено значение В читальном зале.

    5. нажать кнопку , чтобы просомтреть историю исполнения требования;

    На экране появится форма с описанием действий, произведенных с требованием. В истории фиксируются все действия, производимые с каждым делом, включенным в состав требования. Поэтому в истории будет отображаться столько строк с описанием состояния требования, сколько дел включено в состав требования. Отклонение доступа к каждому делу, включенному в состав требования, также фиксируется. Все изменения в статусах требования становятся доступны пользователю.

    Требование, отправленное на исполнение, поступает к сотруднику архива. Если сотрудник архива одобряет предоставление пользователю доступа к делам, включенным в состав требования, то состояние требования изменяется на На исполнении.

    После одобрения сотрудником архива требование поступает к администратору системы. Если администратор системы одобряет предоставление пользователю доступа к делам, включенным в состав требования, то состояние требования изменяется на Работа с документами.

    Завершив просмотр истории следует нажать кнопку «Закрыть»

    6. нажать кнопку для просмотра электронной копии дела;

    7. нажать кнопку , если работа с делом завершена;

    Доступ к делам, включенным в состав требования, может быть также закрыт автоматически, по истечении 30 дней с даты предоставления доступа к делам.

    На экране появится диалоговое окно.

    8. нажать кнопку «ОК», чтобы подтвердить закрытие требования;

    На экране появится уведомление о закрытии требования.

    9. нажать кнопку «ОК».

    Состояние требования изменится на Требование выполнено.


    Состояние дел, включенных в состав требования, будет Закрыто.