Требования дел

Содержание

1. Общие сведения
2. Формирование требования
3. Просмотр результатов исполнения требования

1. Общие сведения

При помощи инструментов, представленных на странице Требования дел пользователь может выполнять следующие действия:

формировать требования;
просматривать информацию о результатах исполнения требования.

Внешний вид страницы Требования дел можеть изменяться в зависимости от того, какие действия выполняет пользователь:

1. формирует требования на получение делам на традиционных (бумажных) носителях и/или на предоставление доступа к электронным копиям дел

ВНИМАНИЕ! Отбор дел в состав требований описано в разделе Путеводитель по фондам.
Страница Требования дел открывается в режиме управления комплектованием требований по умолчанию, в случае, если пользователем отобраны дела, но из них еще не сформировано ни одного требования.

2. осуществляет просмотр результатов исполнения требований

Страница Требования дел открывается в режиме просмотра результатов исполнения требований по умолчанию, в случае, если в АИС Архив хранятся сформированные пользователем требования.

Для переключения между режимами следует навести указатель на пункт текстового меню Требования дел и в открывшемся контекстном меню выбрать нужный режим отображения страницы.

2. Формирование требования

Чтобы сформировать требование, необходимо:

переключиться в режим комплектования требований, выбрав пункт Список дел для требования в контекстном меню;
отметить «флажками» дела, которые нужно включить в состав требования;
При необходимости пользователь может исключить дело из состава дел, отобранных для формирования требований. Для этого следует:

1. нажать кнопку , расположенную справа от наименования дела;

2. нажать кнопку «ОК» в открывшемся диалоговом окне, чтобы подтвердить удаление.

Дело будет удалено из списка дел, отобранных для формирования требований.

3. нажать кнопку «Сформировать требование»;

На экране появится форма создания требования.

4. выбрать в раскрывающемся списке поля Тип носителя нужный тип носителя;

Если выбранные дела хранятся в архиве на разных типах носителей: электронном и традиционном (бумажном), то для каждого тип носителей необходимо сформировать отдельное требование. При попытке объединить в составе одного требования дел, представленных на различных типах носителей, на экране появится сообщение.

Также отдельное требование необходимо формировать для особо ценных дел.

5. добавить, при необходимости, описание в поле Комментарий;

6. нажать кнопку «Сформировать»;

Запись о выбранном деле исчезнет из списка дел, отобранных для формирования требования.

Чтобы проследить исполнение требования, следует переключиться в режим просмотра результатов исполнения требований.

3. Просмотр результатов исполнения требования

Чтобы посмотреть результаты исполнения требования, следует:

1. переключиться в режим просмотра результатов исполнения требований, выбрав пункт Требования дел в контекстном меню;

На экране появится список требований, сформированных пользователем.

Э – электронный;
Т – традиционный;
С – требование сформировано сотрудником архива.

Каждому требованию в системе присваивается уникальный номер, например 46-2015/Э от 28.01.2015 .

Первые две цифры это порядковый номер требования в системе. Следующие четыре цифры – год составления требования.

Через знак «/» указывается буквенная кодировка типа носителя, на котором требуется предоставить документы:
Если с требованием еще не проводилось никаких операций, то в столбце Состояние будет установлено значение Новое требование.
Нажав соответствующую кнопку пользователь может совершить с требованием следующие действия:

- удалить требование;

- отправить требование на исполнение;

- посмотреть историю исполнения требования;

- закрыть требование.

2. нажать кнопку , чтобы отправить новое требование на исполнение;

На экране появится диалоговое окно.

3. нажать кнопку «ОК», чтобы подтвердить отправку требования на исполнение;

На экране появится уведомление об отправке требования на исполнение.

4. нажать кнопку «ОК»;

Для отправленного на исполнение требования в столбце Состояние будет установлено значение В читальном зале.

5. нажать кнопку , чтобы просомтреть историю исполнения требования;

На экране появится форма с описанием действий, произведенных с требованием. В истории фиксируются все действия, производимые с каждым делом, включенным в состав требования. Поэтому в истории будет отображаться столько строк с описанием состояния требования, сколько дел включено в состав требования. Отклонение доступа к каждому делу, включенному в состав требования, также фиксируется. Все изменения в статусах требования становятся доступны пользователю.

Требование, отправленное на исполнение, поступает к сотруднику архива. Если сотрудник архива одобряет предоставление пользователю доступа к делам, включенным в состав требования, то состояние требования изменяется на На исполнении.

После одобрения сотрудником архива требование поступает к администратору системы. Если администратор системы одобряет предоставление пользователю доступа к делам, включенным в состав требования, то состояние требования изменяется на Работа с документами.

Завершив просмотр истории следует нажать кнопку «Закрыть»

6. нажать кнопку для просмотра электронной копии дела;