Объединенный государственный архив Челябинской области претендует на всероссийскую премию «Народное признание» с проектом оптимизации процесса оказания государственной услуги «Предоставление доступа к архивным документам»

Третий год подряд жители России могут принять участие в выборе лучшего проекта в рамках Всероссийского конкурса проектов региональной и муниципальной информатизации «Проф‑IT.2021». Впервые конкурс прошёл в 2013 году, тогда в нём были представлены 112 проектов из 24 регионов страны. В нынешнем году в 14 основных номинаций IX Всероссийского конкурса проектов региональной информатизации «ПРОФ-IT.2021» участвует 251 проект из 45 регионов России.

В 2021 году претендентом на премию «Народное признание» стал Объединенный государственный архив Челябинской области. И по праву!

В государственном учреждении «Объединенный государственный архив Челябинской области» функционирует три читальных зала, в которых предоставляется доступ к архивным документам. До начала реализации проекта все процессы осуществлялись в традиционном формате: посетителями заполнялись анкеты, личные дела посетителей, журналы посещений, требования на заказ дел, журналы учета выданных дел велись в бумажной форме. Запись в читальный зал велась по телефону. Возникало большое количество проблем: дублирование процедуры при регистрации в разных читальных залах, заполнение документов вручную, отсутствие возможности заполнить анкету удаленно, долгая передача документов на согласование, долгая процедура выдачи электронных дел.

Разработанная автоматизированная информационная система (АИС) «Читальный зал» объединила все стадии процесса, начиная от регистрации пользователя и заканчивая выдачей дел. АИС «Читальный зал» позволила осуществить автоматизацию регистрации пользователя, в том числе возможность удаленной регистрации в режиме он-лайн, заказа дел, выбора времени для записи. В результате произошло уменьшение количества визитов в архив, сокращение времени на предоставление услуги, сокращение времени ожидания в читальном зале. Это говорит о повышении качества государственной услуги и удовлетворенности пользователей.

В результате реализации проекта произошло изменение качества предоставления государственной услуги, в том числе времени на ее оказание:

- время на регистрацию сократилось до 24 минут (ранее – один рабочий день) без необходимости посещения архива;

- количество посещений архива для получения дел сократилось до одного раза (ранее два – регистрация-заказ дел и получение дел);

- устранено время ожидания в очереди при предоставлении госуслуги, так как сотрудник читального зала не участвует в процессе регистрации; 

- время на регистрацию посетителя и выдачу электронных дел сократилось до 45 минут (ранее – один рабочий день).

Кроме того, читальный зал архива для удобства исследователей в 2019 году начал работать в один из будних дней недели по увеличенному временному графику, а также вел примем посетителей в субботу. 

Чтобы поддержать проект, достаточно зайти на сайт http://2021.prof-it.d-russia.ru/narodnoe-priznanie?  выбрать регион, нажать на кнопку «Голосовать». Авторизация пользователей проводится бесплатно через смс-сообщение (отправку сообщения оплачивает организатор). Проголосовать можно до 18:00 22 сентября (время московское).

Поделиться