Защита персональных данных

ПОЛОЖЕНИЕ
О ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
Государственного учреждения «Объединенный государственный архив Челябинской области» (ГУ ОГАЧО)
г. Челябинск
2015 год
I. Общие положения
1. Настоящее Положение о защите персональных данных работников ГУ ОГАЧО (далее-Положение) определяет права и обязанности руководителей и работников, порядок использования указанных данных в служебных целях, а также порядок взаимодействия по поводу сбора, документирования, хранения и уничтожения персональных данных работников ГУ ОГАЧО ( далее- работники).
2. Настоящее Положение разработано в соответствии с частью 1 статьи 23, статьей 24 Конституции Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» положениями главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации «Защита персональных данных работников».
3. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
- персональные данные работника - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями;
- обработка персональных данных - сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных работников ГУ ОГАЧО;
- конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным работников, требование не допускать их распространения без согласия работника или иного законного основания;
- распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных работников определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных работников в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным работников каким-либо иным способом;
- использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом ГУ ОГАЧО в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;
- блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи;
- уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;
- обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику;
- общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.
- информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
- документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.
4. Цель разработки Положения - определение порядка обработки персональных данных работников ГУ ОГАЧО и иных субъектов персональных данных, персональные данные которых подлежат обработке, на основании полномочий оператора; обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина, в т.ч. работника при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
5. Порядок ввода в действие и внесение изменений в Положение.
5.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения директором ГУ ОГАЧО и действует бессрочно, до замены его новым Положением.
5.2. Все изменения в Положение вносятся приказом директора.
5.3. Все работники ГУ ОГАЧО должны быть ознакомлены с настоящим Положением.
5.4. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения, или продлевается на основании заключения экспертной комиссии, если иное не определено законом.
II. Основные понятия и состав персональных данных работников
6. Понятие персональных данных работников
Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающиеся конкретного работника.
6.1. Персональные данные работника составляют:
а) сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни работника, позволяющие идентифицировать его, за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
б) служебные сведения, а также иные сведения, связанные с профессиональной деятельностью работника, в том числе сведения о поощрениях и о дисциплинарных взысканиях.
7. В состав персональных данных работников входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, состоянии здоровья, а также о предыдущих местах их работы.
8. Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника при его приеме, переводе и увольнении.
8.1. Информация, представляемая работником при поступлении на работу, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника).
8.2. При оформлении работника на работу заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:
- общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);
- сведения о воинском учете;
- данные о приеме на работу;
В дальнейшем в личную карточку вносятся:
- сведения о переводах на другую работу;
- сведения об аттестации;
- сведения о повышении квалификации;
- сведения о профессиональной переподготовке;
- сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
- сведения об отпусках;
- сведения о социальных гарантиях;
- сведения о месте жительства и контактных телефонах.
8.3. В секторе кадровой и юридической работы создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:
а) документы, содержащие персональные данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с кандидатом на должность; подлинники и копии приказов по личному составу; карточку формы Т-2 и трудовые книжки работников; дела,
содержащие основания к приказу по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации работников; служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству ГУ ОГАЧО, руководителям структурных подразделений; копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения).
б) документация по ГУ ОГАЧО работы структурных подразделений (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом).
III. Сбор, обработка и защита персональных данных
9. Создание персональных данных работника.
Документы, содержащие персональные данные работника, создаются путём:
а) копирования оригиналов (документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство);
б) внесения сведений в учётные формы (на бумажных и электронных носителях);
в) получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, личный листок по учёту кадров, автобиография, медицинское заключение).
10. Обработка персональных данных работника - получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
10.1. При обработке персональных данных работника в целях их защиты и обеспечения прав и свобод человека и гражданина, а также при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных
должны строго учитываться положения Конституции Российской Федерации, Трудового Кодекса Российской Федерации и иных федеральных законов.
10.2. Обработка персональных данных работника осуществляется исключительно в целях:
а) обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
б) содействия работникам в трудоустройстве;
в) обеспечения личной безопасности работников;
г) контроля количества и качества выполняемой работы;
д) обеспечения сохранности имущества работника и работодателя.
10.3. Обработка персональных данных работников работодателем возможна только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:
- персональные данные являются общедоступными;
- персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;
- по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.
10.4. Все персональные данные работника следует получать у него самого, за исключением случаев, если их получение возможно только у третьей стороны.
10.5. Получение персональных данных работника у третьих лиц, возможно только при уведомлении работника об этом заранее и с его письменного согласия.
10.6. В уведомлении работника о получении его персональных данных у третьих лиц должна содержаться следующая информация:
а) о целях получения персональных данных;
б) о предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
в) о характере подлежащих получению персональных данных;
г) о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
10.7. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а равно как персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
10.8. Согласие работника не требуется в следующих случаях:
а) обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя;
б) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового договора;
в) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
г) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.
В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
11. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных
работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
12. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
13. Сведения, содержащие персональные данные работника, включаются карточку формы Т-2, а также содержатся на электронных носителях информации, доступ к которым разрешён лицам, непосредственно использующих персональные данные работника в служебных целях. Перечень должностных лиц определён в настоящем Положении.
IV. Передача и хранение персональных данных
14. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
14.1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.
14.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия.
14.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.
14.4. Осуществлять передачу персональных данных работников в пределах ГУ ОГАЧО в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и настоящим Положением.
14.5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретной функции.
14.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
14.7. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.
15. Хранение и использование персональных данных работников:
15.1. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в секторе кадровой и юридической работы, отделе учета и контроля.
15.2. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение, как на бумажных носителях, так и в электронном виде - локальной компьютерной сети и специализированных програмных комплексах.
15.3. При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными) работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:
- наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;
- цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
- предполагаемые пользователи персональных данных;
- установленные законодательством Российской Федерации прав субъекта персональных данных.
V. Доступ к персональным данным работников
16. Право доступа к персональным данным работников имеют:
- директор ГУ ОГАЧО;
- заместитель директора - в пределах, необходимых для выполнения служебных обязанностей (в т.ч. информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);
- главный хранитель фондов;
- главный бухгалтер;
- заместитель главного бухгалтера;
- бухгалтер;
- заведующий сектором по кадровой и юридической работе;
- заведующий сектором информационных технологий;
- инженер-программист;
- сотрудники исполняющие функции секретариата (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);
- руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения).
17. Работник ГУ ОГАЧО имеет право:
17.1. Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника.
17.2. Требовать от работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно
полученных или не являющих необходимыми для работодателя персональных данных.
17.3. Получать от работодателя:
- сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
- перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;
- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
- сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.
17.4. Требовать извещения работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
17.5. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
17.6. Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения заведующего сектором по кадровой и юридической работе.
VI. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных
19. Работники ГУ ОГАЧО, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством.
20. Директор ГУ ОГАЧО несет персональную ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту
персональных данных работника, несет ответственность, согласно действующего законодательства Российской Федерации