Правила работы в читальных залах

ПРАВИЛА РАБОТЫ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ОБЪЕДИНЕННЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ»
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Правила работы читального зала Государственного учреждения «Объединенный государственный архив Челябинской области (далее – Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН», приказом Минкультуры России от 03.06.2013 № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах», инструкцией Государственного комитета по делам архивов Челябинской области по упорядочению доступа к документам, содержащим конфиденциальные персональные данные, Административным регламентом предоставления государственной услуги «Обеспечение доступа к архивным фондам».
2. Правила устанавливают порядок работы пользователей архивной информацией в читальных залах Государственного учреждения «Объединенный государственный архив Челябинской области».
3. Читальный зал архивохранилища №1 (Свердловский пр., 30а) работает ежедневно с 1000 до 1700, кроме пятницы, субботы и воскресенья, архивохранилища № 2 (Васенко, 45)– пн., вт., ср. с 9. 30 до 16. 30; птн.- с 9. 30 до 15.30.
4. Все пользователи имеют равные права на доступ к архивной информации. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и копий архивных документов, в том числе в форме электронного документа.
5. Плата за посещение читального зала и пользование архивными документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.
6. Посетителям могут быть предоставлены платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.
II. ОБЯЗАННОСТИ И ПРАВА ГУ ОГАЧО ПРИ ОБСЛУЖИВАНИИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ
7. Сотрудники читального зала обязаны предупредить пользователей об ответственности за неправомерное использование, публикацию, распространение и передачу третьим лицам архивной информации, имеющей ограничение на использование или содержащей сведения конфиденциального характера.
8. Архив не вправе ограничивать или определять пользователям условия использования архивной информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска или предоставленной им в порядке оказания платных услуг. В определенных случаях, когда предоставленная архивная информация может нанести вред государственным, общественным или частным интересам, архив может просить пользователей подписать обязательство о нераспространении полученной архивной информации.
9. Архив не несет ответственности за использование пользователями полученной архивной информации.
10. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.
11. В соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях руководство архива может лишить права занятий в читальном зале пользователей, допустивших повреждение архивных документов, архивных справочников и материалов, технического оборудования, а также нарушающих правила пользования читальным залом.
III. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ
12. Для посещения читального зала посетителю необходимо оформить пропуск при входе в архив (приложение 1). Оформление пропуска в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователем документов, удостоверяющих личность.
13. Пользователи, занимающиеся исследованиями по личной инициативе, допускаются к работе с архивными документами после заполнения заявления (приложение №2) и получения разрешения на работу от директора архива или уполномоченного им лица.
14. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, оформляются в читальный зал на основании официального письма направившего их учреждения (приложение №3).
15. Студенты высших учебных заведений Российской Федерации представляют официальное письмо с обоснованием необходимости работы
с архивными документами за подписью ректора (проректора, декана факультета).
16. Иностранные пользователи оформляются на основании официального письма зарубежного научного учреждения, принимающей российской организации, дипломатического представительства или личного заявления на имя директора архива.
17. Переводчики, сопровождающие иностранных пользователей, оформляются для работы в читальном зале на общих основаниях.
18. В личных заявлениях указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки и цель исследования (приложения 2, 3).
19. Допуск к работе с архивными документами осуществляется только с письменного разрешения директора архива или его заместителя на необходимый пользователю срок, но не более чем на 1 год. При необходимости продления срока исследования вопрос согласовывается пользователем с директором архива или его заместителем.
20. При изменении темы и хронологических рамок исследования пользователи представляют новое официальное письмо или личное заявление.
21. Пользователи, допущенные к работе с архивными документами, знакомятся с настоящими Правилами, порядком работы с научно-справочным аппаратом архива, исследователи заполняют анкету (приложение 4).
22. Оформление пользователей для работы в читальном зале архива осуществляет работник читального зала при представлении документа, удостоверяющего личность пользователя.
23. На каждого исследователя в читальном зале заводится личное дело, в которое включаются следующие документы: официальное письмо или личное заявление о допуске в читальный зал с резолюцией директора архива, анкета, расписка о соблюдении правил работы с документами, содержащими персональные данные, заказы на выдачу дел, заказы на копирование документов.
IV. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
24. В читальном зале ГУ ОГАЧО пользователям могут быть предоставлены каталоги, картотеки, путеводители по фондам госархива, описи фондов.
25. Единовременно в течение рабочего дня для пользования может быть выдано от 5 до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения; от 2 до 5 дел дореволюционного периода; до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов; не
более 5 описей. С учетом специфики состава документов руководством архива эти нормы могут быть изменены (по распоряжению директора архива).
Количество дел копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
26. Прием заказов на выдачу описей и дел (приложение 5) осуществляется до 16 часов. Описи выдаются в день оформления заказа. Дела выдаются в течение 2 рабочих дней с момента оформления заказа.
Иногородним пользователям дела могут выдаваться в день оформления заказа (при имеющейся возможности).
27. Дела выдаются из архивохранилищ на срок не более 1 месяца. Особо ценные документы выдаются по разрешению руководства архива на 1 день. Продление установленных сроков выдачи дел допускается в особых случаях с письменного разрешения директора архива, но не может превышать 2-х недель. В этом случае оформляется новый заказ.
28. Невостребованные пользователем в течение 5 рабочих дней дела возвращаются в архивохранилище и повторно выдаются не ранее, чем через 30 календарных дней.
29. Отказ или отсрочка в выдаче дел допускается в следующих случаях:
- их плохого физического состояния;
- имеющихся ограничений на использование архивных документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение;
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов; подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти; подготовка сборников документов; изготовление страхового фонда или фонда пользования; проведение проверки наличия, реставрации, дезинфекции или копирования документов и других видов работ);
- выдачи дел во временное пользование другим учреждениям, экспонирования заказанных материалов на выставке;
- выдачи их другому пользователю;
- если заявление не содержит наименования юридического лица (для гражданина – Ф.И.О.);
- если в заявлении отсутствуют тема, хронологические рамки и цель исследования; если заявитель не заполнил анкету исследователя, работающего в читальном зале;
- отсутствия у потребителя государственной услуги документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
- отсутствия у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц (доверенность).
В читальный зал не выдаются дела, с которых не снят ограничительный гриф, а также не прошедшие научного описания и технического оформления.
Порядок доступа к документам, содержащим конфиденциальные персональные данные, определен «Инструкцией по упорядочению доступа к документам, содержащим конфиденциальные персональные данные», разработанной в Государственном комитете по делам архивов Челябинской области в 2004 г.
При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются.
Для получения заказанных дел пользователь предъявляет пропуск, который остается у работника читального зала до окончания работы пользователя и возвращается после приема от него дел.
30. Дела выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждое дело. Подпись пользователя удостоверяет, что он принимает на себя ответственность за сохранность дел на время пользования. Заказ хранится у работника читального зала до окончательной сдачи дел в архивохранилище.
31. При получении описей, дел и других материалов пользователи проверяют их состояние в присутствии сотрудника читального зала. При обнаружении повреждения или дефектов дел, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.
32. По завершении пользователем работы с делами сотрудник читального зала проверяет наличие записи пользователя в листе использования дела, физическое состояние дела, нумерацию листов, наличие всех особенностей, отмеченных в заверительном листе, и расписывается в требовании на выдачу дел за их возврат.
При обнаружении в сдаваемых пользователем делах недостачи листов или повреждений документов заведующий читальным залом составляет акт, в котором обязательно подписывается пользователь.
33. За 30 минут до окончания работы читального зала пользователи сдают дела и научно-справочный аппарат сотруднику читального зала.
V. КОПИРОВАНИЕ И ВЫДАЧА КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
34. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов могут изготавливаться ксерокопии.
35. Заказы на ксерокопирование оформляются на специальном бланке (приложение 6) и подписываются руководством архива.
36. Копирование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в
соответствии с порядком, установленным фондообразователем или правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или временное хранение.
При отсутствии ограничений на копирование, устанавливаемых при передаче документов, копирование осуществляется на общих основаниях.
37. Объем и сроки копирования устанавливаются руководством архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов.
38. Копирование дел в полном объеме может производиться с разрешения руководства архива.
Не принимаются заказы на копирование, при исполнении которых может быть нанесен вред физическому состоянию документов, а также на копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии.
Вопрос о копировании особо ценных документов (далее - ОЦД), а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.
39. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, баз данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.
40. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей, за исключением особо ценных документов.
Копирование документов техническими средствами пользователей производится только с письменного разрешения директора архива, в помещении архива и под контролем работника читального зала с соблюдением правил обеспечения сохранности документов (на платной основе).
41. Для заверения копии ставятся штамп с указанием выходных данных документа, подпись директора архива или его заместителя и печать ГУ ОГАЧО.
42. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также могут пересылаться по указанным адресам.
43. Копии частично рассекреченных документов, изготовленные с изъятием при копировании нерассекреченных частей текста, выдаются на общих основаниях.
44. Вынос копий за пределы архива контролируется работником читального зала.
VI. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
45. Пользователи, работающие в читальном зале архива, имеют право:
1) пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей;
2) получать имеющиеся в архиве каталоги, картотеки, путеводители по фондам госархива, описи фондов, дела по теме исследования;
3) получать информацию о порядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления;
4) получать консультации специалистов архива о составе и содержании дел, научно-справочном аппарате (далее – НСА) в соответствии с темой исследования;
5) получать информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел, существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления или специальной обработки дел, документов;
6) обжаловать отказ в выдаче дел или НСА по теме исследования в соответствии с существующим законодательством;
7) заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных дел, архивных справочников.
По письменному разрешению директора архива и за дополнительную плату использовать собственные технические средства (персональный компьютер, фотоаппарат). Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей.
Приносить в читальный зал личные вещи и выносить письма, выписки, сделанные пользователем из дел, копии документов на всех видах носителей, машинописный и рукописный текст, гранки научной работы с разрешения работника читального зала.
8) привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале переводчиков или помощников, оформление которых осуществляется на общих основаниях;
9) обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к работникам читального зала, руководству архива;
10) пользователи могут заказать выполнение определенных услуг сотрудниками в соответствии с законодательством Российской Федерации:
- выявление дел по описям;
- выявление документов по делам;
- изготовление ксерокопий документов по предварительным заказам;
- срочное исполнение ксерокопий.
Расчет пользователей с архивом осуществляется в установленном порядке.
11) представлять архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов.
46. Пользователи обязаны:
1) соблюдать настоящие Правила и Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации;
2) регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала;
3) заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), тему, характер проведенной работы (просмотр, выписки);
4) при каждом посещении после завершения работы сдавать предоставленные ему описи, дела и печатные материалы работнику читального зала;
5) соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.
6) в соответствии с законом Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, то есть указывать название архива, поисковые данные документов (номер описи, фонда, дела, листа);
7) при невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы сообщать об этом работнику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале;
8) сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду (в гардероб); спортивные и хозяйственные сумки, портфели размером более 200 х 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы оставлять в ячейке камеры хранения при читальном зале;
9) вносить в читальный зал предметы, письма и личные вещи в прозрачном пакете или сумке размером не более 200 х 300 мм;
10) соблюдать технические требования при обращении с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами;
11) соблюдать права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей;
12) выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза теракта).
13) при наличии видеозаписи, подтверждающей факт нарушения Правил, предъявлять сотруднику охранной службы имеющиеся материалы и предметы;
14) в целях обеспечения сохранности архивных документов пользователям запрещается:
- курить в здании архива;
при работе с делами запрещается:
- выносить дела из читального зала;
- передавать дела третьим лицам;
- оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время;
- писать на листах бумаги, положенных поверх документов;
- загибать углы листов;
- калькировать документы;
- вкладывать в дела посторонние предметы;
- смачивать пальцы при перелистывании документов.
- пользоваться при работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами, макалками и прочими приспособлениями для перелистывания документов;
- вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках пометы, исправления, подчеркивания;
- употреблять продукты питания, напитки в читальном зале.
15) пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб имуществу архива, а также допустившие хищение или порчу документов, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.