Заседание коллегии

 

28 сентября состоялось заседание коллегии Государственного комитета по делам архивов Челябинской области, в которой приняли участие директор и специалисты Объединенного государственного архива Челябинской области.

На коллегии обсуждались особенности работы архивных учреждений с особо ценными документами, в том числе проблемы их выявления, учета и обеспечения сохранности.

С докладом об опыте работы Объединенного государственного архива Челябинской области с особо ценными документами выступила первый заместитель директора ГУ ОГАЧО С.Р. Ардашова. Она рассказала, что на настоящее время в государственном архиве числится 17619 особо ценных документов, в том числе 15095 единиц хранения – на бумажных носителях  и 2524 особо ценных фотодокумента. К особо ценным относятся документы архивного фонда РФ, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства. Ежегодно происходит выявление 450 – 500 особо ценных дел из фондов «Челябинская городская дума» и «Троицкая пограничная таможня Оренбургской губернии».

Выявление завершается составлением описи или перечня номеров особо ценных дел (номерника), которые утверждаются на экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Челябинской области.

В государственном архиве соблюдаются особые правила хранения и использования особо ценных документов. В частности, на особо ценные документы в обязательном порядке создается страховой фонд в целях сохранения информации в случае утраты или повреждения оригиналов документов. ОГАЧО одним из первых среди государственных архивов России создал страховой фонд копий на все особо ценные документы и продолжает удерживать этот 100-процентный показатель.

Кроме того, создается электронный фонд пользования на особо ценные документы для уменьшения объема выдачи дел из хранилищ. Полностью отсканированы все особо ценные фотодокументы и введены в базу данных «Фотокаталог». Показатель «Доля особо ценных документов, имеющих электронный фонд пользования», составляет почти 25%.

Также об особенностях работы с особо ценными документами рассказали заместитель начальника муниципального учреждения «Архив Златоустовского городского округа» С. Ю. Черепанова и главный специалист МКУ «Городской архив г. Магнитогорска» О.В. Рыжкина.

На коллегии обсуждались вопросы использования особо ценных документов, в том числе ограничение выдачи данных документов в читальные залы, предоставление пользователям доступа к страховым копиям, перевод особо ценных дел в электронный вид.

Государственному и муниципальным архивам были даны рекомендации по выявлению особо ценных документов, составлению научно-справочного аппарата к ним, ведению учетных документов.

Светлана Ардашова,

первый заместитель директора ОГАЧО